Построение организационной диаграммы вручную – О Visio по-русски

Недавно семейство продуктов Microsoft Office 2000 пополнилось еще одним новым представителем - Visio 2000.

• Microsoft Visio Standard 2000 - средство для создания различных бизнес-диаграмм, включая диаграммы общего назначения, схемы и планы помещений. Требования к компьютеру: процессор Pentium 166 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 80 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM;
• Microsoft Visio Professional 2000 - средство для IT-менеджеров и руководителей проектов, позволяющее документировать информационные системы и бизнес-процессы. Включает в себя все типы диаграмм, поддерживаемые в Microsoft Visio Standard. Требования к компьютеру: процессор Pentium 200 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 110 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM, доступ к Internet (14,4 Kбит/с или выше) для создания Internet-диаграмм;
• Microsoft Visio Enterprise 2000 - средство для IT-специалистов и разработчиков, позволяющее документировать сетевые конфигурации, моделировать и разрабатывать базы данных, моделировать программы и компоненты. Включает в себя все типы диаграмм, поддерживаемые в Microsoft Visio Standard. Требования к компьютеру: процессор Pentium 200 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 130 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM, доступ к Internet (14,4 Kбит/c или выше) для создания Internet-диаграмм;
• Microsoft Visio Technical 2000 - средство для инженеров, позволяющее создавать двухмерные технические диаграммы и схемы. Включает в себя все типы диаграмм, поддерживаемые в Microsoft Visio Standard. Требования к компьютеру: процессор Pentium 166 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 125 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM.

Поскольку все продукты семейства Microsoft Visio 2000 включают в себя Visual Basic for Applications (VBA), с их помощью можно создавать какие-либо программные решения, использующие все возможности продукта.

Создание простой диаграммы

После выбора типа диаграммы открывается пустое окно (blank drawing) - и Visio готов для создания диаграммы. Среди интерфейсных элементов пакета отметим панель инструментов, схожую с панелью других продуктов семейства Microsoft Office. Слева (на зеленом поле) располагается набор символов, специфичный для выбранного типа диаграммы. Для Basic Flowchart мы получаем: Basic Flowchart Shapes, Backgrounds and Borders и Titles. Символы могут располагаться на диаграмме простой операцией перетаскивания. Для каждого символа предоставляется краткое описание, для доступа к которому достаточно установить курсор мыши на соответствующем символе.

Прежде чем приступить к созданию диаграммы, выберем режим, в котором все ее элементы будут соединяться автоматически. Для этого используется кнопка Connector Tool, расположенная на панели инструментов. Затем с помощью команды Tools | Number Shapes выберем автоматическую нумерацию элементов.

В завершение нашего экскурса по созданию диаграммы следует упомянуть об использовании цветовых схем. Идея цветовых схем знакома нам по Microsoft PowerPoint - в Microsoft Visio 2000 можно использовать совместимые с PowerPoint схемы. Для этого необходимо нажать правую кнопку мыши на странице с диаграммой и выбрать команду Choose Color Schemes. В диалоговой панели Color Schemes выбираем подходящую схему (например, Sky), нажимаем кнопку Apply для предварительного просмотра или Ok для выбора цветовой схемы.

Автоматическое создание схемы организации

Наша следующая задача - автоматическое создание схемы организации (блок-схемы), на которой будет показана иерархия штата сотрудников. Создание схемы начнем с того, что в диалоговой панели Choose Drawing Type выберем элемент меню Organization Chart, затем - Organization Chart Wizard.

После выбора Organization Chart Wizard на экране появится соответствующий мастер. Наши последующие действия таковы:

• выбираем Information that’s already stored in a file or database и нажимаем кнопку Next;
• выбираем A text, Org Plus (*.txt), or Microsoft Excel file, опять нажимаем кнопку Next и на следующем экране указываем файл Excel, в котором хранятся данные;

после того как данные загружены, мы должны связать поля схемы с полями данных. В нашем примере это:

Name - Сотрудник

Reports to - Отвечает;

• на следующем экране указываем, какая информация должна быть отображена:

First Line - Сотрудник

Second Line - Должность;

• далее выбираем дополнительные поля, которые должны быть занесены в схему, устанавливаем опцию I want the wizard to automatically break my organization chart across pages и нажатием кнопки Finish получаем схему организации .

После того как базовое расположение схемы организации выбрано, можно заняться свойствами каждого элемента. Эти свойства могут содержать дополнительные данные для каждого сотрудника - ИНН, имя в сети, день рождения и т.п. Таким образом, Visio позволяет создавать своего рода базу данных, в которой данные хранятся в виде графических элементов, а не обычных записей.

Для того чтобы открыть окно Custom Properties, в котором будут отображаться дополнительные данные для каждого сотрудника, выполним команду View | Windows | Custom Properties.

Для внесения дополнительной информации необходимо щелкнуть по окну Custom Properties правой кнопкой мыши и выбрать команду Define Properties. Нажатие кнопки New позволяет ввести новое свойство, в котором будут хранится данные. Допустим, это будет дата поступления на работу. Укажем следующую информацию в полях свойства:

Затем нажмем кнопку Ok. Обратите внимание, что в списке свойств появилось свойство Start Date.

Поскольку поле имеет тип Date, для ввода информации в него можно использовать встроенный в Windows компонент Calendar - эта функциональность обеспечивается Microsoft Visio автоматически.

Работу над схемой организации завершим еще одним примером. Сохраним нашу схему в файле, затем удалим данные о нескольких сотрудниках. Для этого надо выбрать соответствующие элементы и нажать кнопку Del. Теперь выполним команду Compare Organization Data. В результате мы получим следующий отчет о несовпадениях между текущей и ранее сохраненной схемой .

Теперь буквально несколько слов еще об одной полезной функции. Если схема организации достаточно велика, для поиска того или иного сотрудника можно использовать функцию Find Person .

Итак, мы рассмотрели возможности, предоставляемые Microsoft Visio Standard 2000. Последующие задачи мы будем решать средствами Microsoft Visio 2000 Professional и Microsoft Visio 2000 Enterprise.

Документирование структуры локальной сети

Для документирования структуры сети используем возможности Microsoft Visio 2000 Professional. Начнем с того, что на диалоговой панели Choose Drawing Type выберем элемент меню Network Diagram, затем - Logical Network Diagram .

После того как тип диаграммы выбран, открывается пустое окно (blank drawing) - и Visio готов для создания диаграммы. Обратите внимание на то, какие элементы доступны для данного типа диаграммы.

Для нашего примера выберем следующие элементы:

• Token Ring - со страницы Logical Symbols;
• Generic Terminal, Generic Tower и Generic Laptop - со страницы PC & Peripherals;
• Generic Departmental Laser Printer - со страницы Printers and Scanners.

Также следует подчеркнуть, что с помощью Network Diagram Wizard можно анализировать схему сети, хранящуюся в ODBC-совместимой СУБД.

Диаграмма базы данных

Используя средства для создания диаграммы базы данных, можно визуально разрабатывать схемы для многих клиент-серверных и настольных СУБД. Графическое отображение «взаимоотношений» таблиц, выполненное в виде диаграммы, позволяет эффективно создавать базы данных.

В нашем примере мы разработаем простую базу данных, состоящую из таблиц Customer, Order, Invoice и Product.

После выбора типа диаграммы открывается пустое окно (blank drawing) - и Visio готов для создания диаграммы. Обратите внимание на то, какие элементы доступны для данного типа диаграммы.

Теперь выполним команду Database | View | Output для отображения окна Output, а также команду Database | View | Tables для отображения окна Tables. В окне Output будет отображаться различная статусная информация, в окне Tables - таблицы и представления, имеющиеся в нашей диаграмме базы данных. Можно перетаскивать элементы из окна Table на диаграмму - в этом случае можно просматривать колонки, типы данных и ассоциированные связи.

Чтобы приступить к моделированию базы данных, необходимо установить драйвер СУБД. В нашем примере это будет драйвер для Microsoft Access. Выполним команду Database | Options | Drivers и установим соответствующий драйвер. Затем выполним команду Database | Options | Document и установим следующие опции:

• на вкладке General в разделе Symbol Set выберем Relational, а в разделе Names Visible on Diagram - Physical Names;
• на вкладке Table в разделе Display отметим все опции, в разделе Data Types - опцию Show Physical, а в разделе Other - опцию Primary Key At Top;
• на вкладке Relationship отметим опцию Show Relationships.

Теперь мы готовы заняться нашей базой данных. Перетащим на экран элемент Entity, дважды щелкнем по нему и получим окно Database Properties. На вкладке Definition в поле Physical Name введем Customer. Для определения колонок перейдем на вкладку Columns. Выберем опцию Physical Data Type, которая позволит нам использовать типы данных, специфические для выбранной СУБД (в нашем примере это Microsoft Access).

Введем новую колонку - custID, укажем тип данных SHORT (этот тип выбирается из списка типов, доступных для Microsoft Access). Далее выполним те же действия для колонок name (тип CHAR (50)) и address (CHAR (100)). Установим первичный ключ на колонку custID.

Добавим еще три таблицы - Invoice, Order и Product со следующими колонками:

Теперь мы можем связать таблицы по полям. Для этого следует использовать элемент Relationship и связать таблицы Invoice и Customer, Order и Customer, а также Order и Product так, как это показано ниже:

Помимо генерации DDL-скрипта можно создать и саму базу (если указать ODBC-источник). Microsoft Visio 2000 Enterprise позволяет также выполнять реверс-инжиниринг существующей базы, но обсуждение этой темы выходит за рамки вводной статьи.

Моделирование программы

Microsoft Visio 2000 Professional поддерживает моделирование программ с использованием основных объектно-ориентированных языков, включая Unified Modeling Language (UML). Для того чтобы начать моделирование, в диалоговой панели Choose Drawing Type выберем элемент меню Software. Далее мы можем выбрать один из большого числа поддерживаемых типов программного моделирования, включая Booch OOD, ROOM, Rumbaugh OMT, Rumbaugh OMT, Shlaer-Mellor, Yourdon and Coad и ряд других. Для нашего примера мы выберем моделирование на базе UML. В Microsoft Visio 2000 поддерживается моделирование и реверс-инжиниринг для UML 1.2.

Воспользуемся готовой UML-диаграммой, которую загрузим из файла \Samples\Software\NeuCom UML.vsd. После того как файл загрузится, обратите внимание на левую панель - UML Navigator , в которой отображается дерево иерархии системной программной модели.

Отметим, что каждый тип диаграммы отображается на отдельной странице. Для того чтобы увидеть ту или иную диаграмму, необходимо выбрать соответствующую вкладку, расположенную в нижней части главного окна. Поддерживаются следующие типы диаграмм.

Для того чтобы добавить новый класс, перетащим на диаграмму Static Structure элемент Class со вкладки UML Static Structure. Затем создадим ассоциацию между новым классом и классом Employee. Для этого с помощью элемента Generalization соединим классы Class1 и Employee.

Теперь зададим следующие свойства нового класса. Изменим название класса на Teacher, на вкладке Attributes добавим новый атрибут Accreditation типа CString. На вкладке Operations добавим:

• операцию AddAccreditation типа CString;
• операцию UpdateAccreditation типа CString;
• операцию Teacher типа CString;
• операцию ~Teacher типа None.

При использовании Microsoft Visio 2000 Enterprise по созданной диаграмме можно генерировать исходный код. Поддерживаются языки программирования C++, Java и Visual Basic.

Структура Web-узла

В Microsoft Visio 2000 можно использовать режим Internet Diagram для сбора информации о ссылках на текущем Web-узле. При создании карты узла каждая ссылка отображается отдельным элементом, содержащим информацию об адресе ссылки, ее типе и статусе.

После этого автоматически появится диалоговая панель Generate Site Map. Для нашего примера выберем Web-узел фирмы Microsoft (http://www.microsoft.com/). Установим опцию Entire Web Site и зададим пять уровней вложенности ссылок и максимальное число ссылок, равное 300. В разделе Options отключим опцию All Links, а также отключим опции Image Files, Image Maps, Audio Files и Movie Files. Далее в разделе Show отключим опцию Duplicate Links и нажмем кнопку Ok. В результате этих действий мы получим карту Web-узла, в процессе генерации которой будет сообщаться о числе и уровне найденных ссылок.

Помимо рассмотренной выше возможности генерации карт существующих Web-узлов, Visio 2000 позволяет создавать концептуальные карты Web-узлов, которые могут использоваться при дизайне нового Web-узла или расширении существующего.

Microsoft Visio и Automation

Для программного управления Microsoft Visio 2000 можно использовать VBA, Visual Basic, Visual C++ или любое другое средство программирования, поддерживающее механизмы Automation. Создаваемая программа может либо использовать возможности Visio по созданию различных диаграмм, либо просто автоматизировать часто повторяющиеся действия.

Microsoft Visio 2000 предоставляет обширную объектную модель, позволяющую:

• использовать объекты Visio (документы, страницы, элементы и формулы);
• изменять свойства объектов;
• вызывать методы объектов;
• обрабатывать события.

Иерархия объектов Microsoft Visio представляет собой четкую древовидную структуру, отражающую логическую организацию самой программы. Многие объекты (Document, Page, Shape и т.п.) доступны через соответствующие коллекции. Таким образом, если вы знакомы с Visio на пользовательском уровне, представляете себе основные возможности этой программы и шаги, необходимые для достижения той или иной цели, а также имеете опыт автоматизации других приложений семейства Microsoft Office, то вы без особых проблем сможете создавать программные решения на базе Microsoft Visio 2000.

Заключение

В завершение обзора основных возможностей пакета Microsoft Visio 2000 необходимо отметить, что не следует преуменьшать роль визуального представления той или иной информации. Рассмотренные выше примеры задач, которые легко решаются с помощью Microsoft Visio 2000, наглядно показали только основные возможности данного пакета. В действительности же обширная документация, многочисленные примеры и обучающая система, находящаяся на CD-ROM, не только способствуют быстрому освоению этого мощного средства, но и позволяют создавать самые различные типы диаграмм и решать целый ряд бизнес- и инженерных задач.

КомпьютерПресс 12"2000

Аннотация: В лекции рассматривается построение бизнес-диаграмм, предназначенных для создания финансовых отчетов, отчетов о продажах, прибылях и убытках, схем иерархии и др.

Диаграммы и графики

Назначение шаблона Диаграммы и графики

Шаблон Диаграммы и графики категории шаблонов Бизнес содержит фигуры схем и графиков, предназначенных для создания финансовых отчетов, отчетов о продажах, прибылях и убытках, бюджетов, статистических анализов, задач учета, рыночных прогнозов и годовых отчетов.

Вставка диаграммы Excel

В Visio используется приложение Microsoft Excel 2010 для обеспечения возможностей работы с диаграммами. Диаграмму или график данных можно добавить в документ двумя способами:

1. Диаграмму или график можно создать непосредственно на схеме. При создании диаграммы в Visio для редактирования ее данных используется Excel, но потом данные сохраняются в файле Visio. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните кнопку Диаграммы .

   В диаграмму будет добавлена внедренная книга Excel, содержащая два листа: с диаграммой и с таблицей данных. Чтобы добавить данные, щелкните в книге Excel ярлычок страницы с меткой Лист1 . На ленте Visio появятся вкладки Excel для работы с данными. Чтобы отформатировать диаграмму, выделите ее во внедренной книге. На ленте появятся три вкладки Работа с диаграммами ; команды и коллекции на этих вкладках можно использовать для форматирования диаграммы.

2. Диаграмму или график Excel можно вставить в свой документ и связать с данными из файла Excel. При копировании диаграммы, сохраненной в файле Excel, и вставке ее в документ данные в диаграмме связываются с этим файлом Excel. Если необходимо изменить данные в диаграмме, нужно внести изменения в связанный лист в Excel, а затем обновить данные в документе Visio. Лист Excel - это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом Visio.

Представление данных

Возможности

Заключение

Литература

Microsoft Office Visio 2007: графическое представление данных

Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Microsoft приобрела компанию в 2000 году, когда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг и продукт был включен в состав Microsoft Office.

Для того, чтобы лучше донести до собеседника мысль, мы часто, сами того не замечая, используем всевозможные подручные средства, с помощью которых пытаемся проиллюстрировать сказанное. Например, указав на предмет, можно сказать "примерно такой формы" или "точно такого же цвета". Помните, как в старом фильме великий стратег, легендарный красный командир Чапаев "изъяснялся" с помощью картошки? Он использовал подручные средства, причем делал это очень хорошо, так, что его соображения были всем понятны.

Необходимость подкреплять свои слова дополнительными материалами осталась и по сей день, с той лишь разницей, что теперь для этих целей используют в основном бумагу, маркер и экран монитора. Более того - трудно себе представить хорошего маркетолога, бухгалтера или просто руководителя, который не подкрепил бы свой отчет графиком или диаграммой. Чтобы быть убедительным в деловых переговорах, нужно позаботиться о создании наглядных материалов заранее, сделав их с помощью одной из программ для визуального представления данных. Для подобных целей как нельзя лучше подойдет Microsoft Visio 2007.

Microsoft Visio 2007 может стать помощником в решении трех основных задач: в анализе сложных данных, в графическом представлении данных и в обмене этими данными между пользователями.

Представление данных

Основное средство представления данных в Visio - это векторные фигуры, на основе которых строится диаграмма или план.

Для удобства фигуры сгруппированы по тематическим категориям, в каждой из которых можно увидеть похожие по внешнему виду или по теме элементы. Фигуры отображаются на одноименной области задач. Чтобы загрузить на нее фигуры определенной категории, нужно выбрать ее в меню "Файл>Фигуры". На области задач может присутствовать несколько категорий одновременно, та из них, которая является активной, разворачивается, чтобы можно было увидеть фигуры, а остальные сворачиваются для экономии рабочего пространства. Для каждой фигуры можно увидеть ее название и графическое отображение.

Наиболее удобный способ начать работу с Visio - создать документ на основе шаблона. При загрузке шаблона на область задач "Фигуры" подгружаются те категории графических элементов, которые могут вам понадобиться в процессе создания диаграммы, плана или карты выбранного типа. Например, если вы хотите создать маршрутный план, то на области задач появятся такие категории фигур, как "Ориентиры", "Метро" и "Дороги".

Для добавления фигуры в проект нужно просто перетащить ее на рабочую область, после чего можно откорректировать ее размеры, задать свойства и параметры отображения.

Фигуры являются основным, но не единственным средством для представления данных в Visio. Кроме них можно также использовать текст и числовые данные, графические элементы и форматирование цветом.

Текстовые пояснения могут понадобиться, например, для того, чтобы указать названия объектов или их свойства. Например, если вы при помощи Visio воссоздаете структуру локальной сети, то, используя текстовые надписи, можете указать возле каждой фигуры, показывающей компьютер в сети, его конфигурацию.

Форматирование цветом используется в Visio по такому же принципу, как и условное форматирование в Excel. Вы можете задать критерии, по которым программа будет автоматически изменять цвет или форму элементов диаграммы.

Что касается графических элементов, то они могут помочь привлечь внимание к тем или иным элементам плана или диаграммы. Такие элементы привязываются к фигурам и могут изменяться, в зависимости от указанных пользователем условий. Вы можете использовать стрелки, флажки, разноцветные светофоры и многие другие значки из набора предложенных программой. Найти применение таким средствам несложно.

Приведем простой пример: вы построили схему, показывающую все этапы производства какой-либо продукции, от разработки концепции продукта и до ее попадания на полки магазина. Такая схема может включать информацию о том, сколько сотрудников задействуется на каждом этапе производства и сколько времени выполняется каждый этап. Если по предварительным подсчетам каждый этап должен продолжаться не более трех дней, то для каждого элемента такого плана можно выбрать отображение значка в виде красного светофора, если реальная цифра будет превышать три дня. Таким образом, бросив один взгляд на план, вы сразу увидите, какой этап является "слабым звеном", где производство продукции задерживается, и сможете принять правильное решение по улучшению процесса. Данные в планах и диаграммах Visio могут обновляться автоматически, и вместе с этим будут изменяться значки, для появления которых заданы определенные условия.

Связь проектов Visio с данными

Возможно, может показаться, что наиболее простой способ ввода данных в диаграммы Visio - вручную. На самом же деле это не так. Для большинства пользователей Visio является лишь вспомогательной программой, которая используется наряду с Excel, Access, Microsoft SQL Server и другими решениями. Иными словами, несмотря на то, что в Visio есть возможность ввода данных вручную, в большинстве случаев это неоправданно. Гораздо проще связать диаграмму Visio с данными, которые вводятся и обрабатываются в специальных приложениях, предназначенных именно для этого. Основная функция Visio - в более наглядном представлении уже имеющихся данных. Использование внешних источников имеет свои преимущества. Во-первых, гораздо проще связать уже имеющиеся данные с элементами диаграммы Visio, чем вводить их вручную. Во-вторых, при использовании внешних источников обновление может происходить автоматически - при изменении файла Excel или другого источника данные на диаграмме Visio тоже изменяются.

Для добавления источника данных нужно выбрать команду "Связать данные с фигурами" в меню "Данные". После этого на экране появится мастер, который поможет быстро добавить нужный источник в Visio. Например, если это таблица Excel, вы сможете указать диапазон таблицы, который будет использован в Visio.

После добавления источника импортированные данные будут отображены в области "Внешние данные". Вам останется только перетащить их на тот или иной элемент диаграммы, чтобы связать внешнюю информацию с проектом Visio.

Обмен проектами между пользователями

В Microsoft Visio 2007 предусмотрено множество различных средств для обмена данными между пользователями. Диаграммы можно отсылать по почте прямо из программы, сохранять в виде веб-страниц, а также в виде файлов PDF или XPS (последний является аналогом формата PDF, разрабатываемым Microsoft). Для сохранения в форматы PDF и XPS необходимо установить дополнение. Для этого достаточно выбрать в меню "Файл" команду "Найти надстройки для других форматов файлов", после чего перейти на страницу загрузки, подтвердить, что вы пользуетесь лицензионной версией MS Visio и загрузить дополнение.

После этого в меню "Файл" появится дополнительный пункт "Опубликовать как PDF или XPS". Сохраняя диаграмму в один из этих форматов, можно выбрать качество выходного файла, указать, будут ли включены в файл свойства документа, тэги его структуры, какие страницы нужно сохранить.

Еще один способ обмена диаграммами Visio - при помощи бесплатной программы Visio 2007 Viewer, которую можно загрузить с сайта Microsoft. Эта программа дает возможность просматривать в браузере Internet Explorer диаграммы, созданные в разных версиях Visio (Visio 5.0, 2000, 2002, 2003, 2007). При этом наличие на компьютере самой Visio не нужно. Visio Viewer поддерживает файлы с расширениями.VSD, .VSS, .VST, .VDX, .VSX и.VTX, открывая их в окне браузера. Пользователи могут не только просматривать диаграммы и планы, но и распечатывать их. Кроме этого, пользователям Visio Viewer доступны такие возможности, как просмотр свойств фигур, изменение настроек визуализации и отображения диаграмм, управление слоями проекта.

Возможности

Приступая к работе

В Office Visio 2007 при помощи нового окна «Приступая к работе» можно точно подобрать подходящий шаблон.

Увеличенные эскизы шаблонов
Предварительный просмотр шаблонов в виде увеличенных эскизов, а также описания каждого шаблона помогают быстро найти наиболее подходящие для создаваемых схем шаблоны.

Выделенные шаблоны
При просмотре каждой категории наиболее часто используемые шаблоны в данной категории теперь размещаются вверху, что облегчает их поиск.

Недавно использовавшиеся шаблоны
Visio теперь предоставляет быстрый доступ к тем шаблонам, которые использовались недавно, что упрощает работу с этими шаблонами.

Шаблоны позволяют быстро приступить к работе. В Office Visio 2007 можно легко создавать диаграммы, используя стандартные фигуры Microsoft SmartShapes и мощные возможности поиска нужной фигуры на компьютере или в Интернете. Office Visio 2007 содержит множество средств, которые позволяют специалистам из сферы информационных технологий и бизнеса создавать различные диаграммы в соответствии со своими потребностями.

Быстрый доступ к часто используемым шаблонам. Доступ к часто используемым шаблонам обеспечивается в новом режиме «Последние шаблоны» в новом окне «Приступая к работе», которое появляется при запуске Office Visio 2007.

Без усилий создавать схемы, имеющие профессиональный вид

С новой возможностью Office Visio 2007 по использованию тем не нужно гадать, какой выбрать цвет или эффект. Теперь схемам можно придать профессиональный вид одним щелчком мыши.

Цветовые темы
Выберите из набора профессионально разработанных, встроенных цветовых тем, или же создайте собственные - соответствующие эмблеме компании и ее торговой марке. Входящие в поставку Visio цветовые темы соответствуют темам в других программах Выпуск 2007 системы Microsoft Office, таких как PowerPoint и Word.

Эффекты темы
Внешний вид документов можно сделать единообразным и привлекательным, применяя единый набор дизайнерских решений для шрифтов, заливок, затенений, контуров и соединительных линий. Для получения дополнительных сведений о темах см. статью Применение тем для профессионального оформления документов.

Новые шаблоны и фигуры
Новые шаблоны, такие как «Сводная схема», «Схема потока создания стоимости» и «ITIL» (библиотека инфраструктуры информационных технологий) расширяют диапазон быстро создаваемых схем (все эти шаблоны доступны только в Office Visio Профессиональный 2007). Можно также создать более динамичные схемы рабочих процессов при помощи новых фигур в шаблоне схемы рабочего процесса. Фигуры рабочего процесса теперь выполнены в новом изометрическом трехмерном стиле.

«Автосоединение»

Новая возможность Office Visio 2007 «Автосоединение» берет на себя все хлопоты по соединению фигур. Это новая функция автоматически соединяет фигуры, распределяет их равномерно и точно выравнивает, и все это делается парой щелчков мыши.в шаблоне схемы рабочего процесса. Фигуры рабочего процесса теперь выполнены в новом изометрическом трехмерном стиле.

Соединение фигур сразу же при перетаскивании их на страницу документа
При наведении указателя мыши на фигуру на странице документа, вокруг фигуры появляются синие стрелочки. Если перетащить другую фигуру на одну из этих соединительных стрелочек, Visio автоматически соединит две эти фигуры, выберет интервал между ними и выровняет их.

Соединение фигур щелчком в наборе элементов
Существует еще более быстрый способ соединить фигуры. Для этого надо выделить фигуру в окне «Фигуры», навести курсор на фигуру на странице документа, а затем щелкнуть синюю соединительную стрелку на той стороне фигуры, где нужно создать соединение. Visio автоматически создаст фигуру, соединит ее, выберет интервал и выровняет. Таким образом можно быстро соединить целый ряд фигур, например в случае с блок-схемой.

Соединение фигур, уже расположенных на листе документа
Автоматически можно соединить даже те две фигуры, которые уже находятся на странице документа. Нужно просто щелкнуть синюю соединительную стрелку одной из соединяемых фигур, которая ближе всего находится ко второй фигуре.

Включить в схемы данные (только для Office Visio Профессиональный 2007)

Office Visio 2007 делает связь с данными еще теснее за счет более легкого и более быстрого подключения источника данных к любой схеме - блок-схеме, организационной схеме, схеме сети, плану расстановки и т. д. - все это доступно в любой версии Visio. Схемы можно автоматически соединить с широким спектром внешних источников данных. Благодаря новым меню Данные и панели инструментов Данные все необходимое всегда под рукой.

Легкое подключение схем к наиболее часто используемым источникам данных
Интегрируйте данные в схемы при помощи нового мастера отбора данных, который предоставляет пошаговую инструкцию для процедуры подключения к Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server™ и другим часто используемым внешним источникам данных. Можно задать диапазоны данных, отфильтровать данные для импорта и даже связать схемы с несколькими источниками данных. Просмотр данных без выхода из Visio
После того, как данные были подключены к схеме, их можно просматривать в новом окне «Внешние данные».

Создание схемы путем перетаскивания строк данных на чистый лист
Выделите фигуру в окне «Фигуры», а затем просто перетащите строку данных из нового окна «Внешние данные» на страницу документа. Visio добавит к странице выделенную фигуру и свяжет ее с этими данными.

Связывание данных с отдельными фигурами в имеющихся схемах
Перетащите строку данных из нового окна «Внешние данные» в ту фигуру в схеме, которую нужно вручную связать с данными. После того, как данные и фигура стали связанными, данные отобразятся в окне, которое теперь называется «Данные фигуры» (раньше оно называлось «Настраиваемые свойства»).

Автоматическое связывание данных и фигур
Использование нового мастера автоматических связей для связывания фигур на схеме Visio со строками данных внешнего источника позволит сэкономить время.

Все данные в схеме легко обновляются
Используйте новую функцию «Обновление данных» для автоматического обновления данных в схеме - повторно вводить данные вручную теперь не требуется. Все конфликты легко разрешаются в новой области задач Конфликты обновления. Можно даже создать расписание, чтобы автоматическое обновление происходило с нужной периодичностью.

Иллюстрацие к графикам (только для Office Visio Профессиональный 2007)

Интегрирование данных и схем - только первый этап превращения схем в мощный инструмент работы с данными. С помощью Office Visio 2007 стало проще представить данные визуально и придать им такой вид, чтобы они помогли донести вашу мысль.

Достаточно щелкнуть в новой области задач Рисунки, связанные с данными тот формат, который представляет данные в схеме наилучшим образом. Для изменяющихся данных можно использовать индикаторы выполнения, для увеличивающихся или уменьшающихся показателей - стрелки, а для оценочных данных - звезды. При этом не требуется ничего делать вручную - Visio выполнит все оформление за вас.

Кроме того, теперь данные могут управлять цветом и внешним представлением фигур. И это также не требует ручного оформления. Все, что нужно - это задать условия, при которых применяется то или иное оформление.

Наглядное представление сложных сведений при помощи сводных схем (только для Office Visio Профессиональный 2007)

Office Visio 2007 представляет новый тип схемы - сводную схему. Сводные схемы представляют данные в виде набора фигур, образующих иерархию, что позволяет анализировать и обрабатывать данные в наглядном, простом для восприятия формате.
При помощи сводных схем можно изучать деловую информацию в наглядном представлении, анализировать ее, а также создавать различные представления, позволяющие глубже понять имеющиеся данные. При помощи библиотеки фигур, разработанных специально для работы с данными, легче обнаружить ключевые моменты, следить за тенденциями и отмечать аномалии. Можно даже вставить сводную схему в любую другую схему Visio, что составит дополнительное представление анализируемых данных.
Чтобы создать сводную схему, откройте шаблон «Сводная схема» - будет запущен мастер выбора данных. Этот мастер предоставит пошаговые инструкции по подключению источника данных к схеме, а затем создаст так называемый узел сводной схемы, связанный со всеми данными из источника данных. Узел сводной схемы можно развернуть для отображения различных уровней, соответствующих анализируемым данным.

Создание и просмотр схем Visio в других программах Выпуск 2007 системы Microsoft Office

Выполняйте совместную работу с коллегами по-новому, создавая визуальные отчеты - в форме сводной схемы - прямо с веб-узла Службы Microsoft Windows SharePoint Services site and Microsoft Office Project 2007. Предоставляйте общий доступ к своим схемам пользователям, у которых нет Visio, обеспечивая им возможность просматривать ваши схемы в Microsoft Office Outlook 2007.

Создание сводных схем Visio в Microsoft Office Project
В программе Project можно создавать отчеты о ресурсах и задачах. (Только для Microsoft Office Project 2007)

Создание сводных схем Visio из списков SharePoint
Для списков SharePoint теперь можно создавать отчеты о вопросах и задачах, а также отслеживать рабочие процессы. (Требуется узел SharePoint)

Просмотр схем Visio во вложениях в сообщения электронной почты
В программе Outlook теперь можно просматривать схемы Visio, вложенные в сообщения электронной почты, даже если приложение Visio не установлено. (Только для Microsoft Office Outlook 2007)

Минимизация размеров файлов документов Visio

Удалите сведения, которые больше не нужны, такие как эскизы документа, неиспользуемые образцы фигур и темы. Дополнительные сведения см. в разделе:Уменьшение размера файла. Диаграммы Office Visio 2007 помогают доводить до аудитории значение данных более эффективно, чем с помощью только слов и чисел.

С помощью Office Visio 2007 можно повысить эффективность обмена данными, разнообразить способы их передачи и расширить доступную аудиторию:

Эффективное взаимодействие с помощью новых типов фигур и диаграмм. В Office Visio 2007 можно легко найти нужный шаблон с помощью упрощенных категорий диаграмм. Новые шаблоны Office Visio Professional 2007, такие как ITIL (Information Technology Infrastructure Library) и потоковое сопоставление значений, расширяют диапазон доступных диаграмм. Можно создавать более динамичные рабочие потоки с новыми объемными фигурами рабочего потока.

Разработка профессиональных диаграмм. Функция «Тема» позволяет одним щелчком кнопки мыши задать цвета и эффекты для всей диаграммы. В Office Visio 2007 используются те же цветовые темы, что и в Microsoft Office PowerPoint 2007, поэтому можно создавать профессионально оформленные диаграммы Visio, а затем использовать их в презентациях PowerPoint.

Расширение потенциальной аудитории. Сохранение диаграмм Visio в формате PDF или XPS делает их более мобильными и позволяет адресовать их более широкой аудитории. Диаграммы Visio можно просматривать как вложения сообщений в Microsoft Office Outlook 2007.

Диаграммы можно сохранить как веб-страницы с элементами управления перемещением, средством просмотра данных фигур, отчетами, разными форматами изображения, а также параметрами таблицы стилей. Если разместить диаграммы в локальной или глобальной сети, они будут доступны всем пользователям, которые используют средство просмотра Visio с Windows Internet Explorer.

Совместная работа с диаграммами Visio. Общая рабочая область поддерживает взаимодействие со службами Microsoft Windows SharePoint Services. Диаграммы Visio, сохраненные на веб-узлах Windows SharePoint Services, могут быть открыты с веб-узла непосредственно в Office Visio 2007, а также извлечены и возвращены из Office Visio 2007. Если диаграмма открыта с веб-узла Windows SharePoint Services, в Office Visio 2007 открывается область задач «Общая рабочая область», которая содержит все данные рабочей области, включая другие файлы, участников, задачи и связи.

Диаграммы с рукописными примечаниями. Интегрированная поддержка рукописного ввода в Office Visio 2007 позволяет естественным образом создавать и вносить примечания в существующие изображения и добавлять эскизы с помощью пера на планшетном компьютере.

Рецензирование диаграмм Visio. Функция отслеживания разметки позволяет нескольким разработчикам работать с одной диаграммой Visio. Эта функция используется при рецензировании диаграммы для обеспечения лучшего взаимодействия ее рецензентов. При этом каждый из рецензентов, вносящих изменения в исходный файл, видит изменения, внесенные другими рецензентами.

Анализ сложной информации

Office Visio Professional 2007 позволяет визуально исследовать сложную информацию для выявления основных тенденций и исключений, а также оценки смысла данных. Анализ, детализация и разные представления деловых данных позволяют лучше понять бизнес-процессы.

В Office Visio Professional 2007 можно выполнять анализ комплексных деловых данных с использованием новых и усовершенствованных возможностей:

Наглядное представление деловых данных. Используя сводные диаграммы, можно анализировать деловые данные, представленные в графическом виде вместо привычного статического текста и таблиц. Для более качественной оценки проблем можно создать разные представления одних и тех же данных.

Выявление проблем, отслеживание тенденций и пометка исключений. Пользователь может быстро выделить ключевые проблемы, тенденции и исключения, а также отобразить ход развития проекта. Новая функция «Графические символы данных» упрощает условное форматирование с помощью привлекательных интуитивно понятных фигур, таких как флаги и элементы данных, вывод которых будет зависеть от заданных пользователем условий.

Наглядное отображение данных проекта. Office Visio 2007 - необходимое средство для наглядного представления сложных данных проектов. Программа позволяет непосредственно из Microsoft Office Project и Microsoft Office SharePoint Server создавать отчеты, в которых отслеживаются задачи, владельцы, роли и должности по проектам, а также создавать графическое отображение комплексных структур принадлежности проекта. Отчеты автоматически обновляются при изменении данных проекта. Настройка и расширение Office Visio 2007 путем программирования Office Visio 2007 содержит средства расширения с помощью программирования и интеграции с другими приложениями в соответствии с отраслевыми или уникальными корпоративными требованиями.
Используя возможности Office Visio 2007, можно настраивать и расширять это приложение путем программирования:

Планирование, анализ и наглядное представление прикладных решений. С помощью диаграмм Office Visio Professional 2007, в частности шаблонов из категории «Программы и базы данных», можно наглядно представить пользовательские решения, например универсальный язык моделирования (UML), поток данных или диаграммы интерфейса пользователя Microsoft Windows.

Разработка пользовательских приложений. Пакет для разработки программного обеспечения Office Visio 2007 (SDK) поможет новичкам и опытным разработчикам Visio в создании программ на основе Office Visio 2007. Этот пакет включает широкий набор примеров, инструментов и документации, а также содержит набор универсальных функций, классов и процедур для разработки настраиваемых приложений. Office Visio 2007 обеспечивает поддержку большого числа языков программирования, включая Microsoft Visual Basic, Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET и Microsoft Visual C++.

Интеграция возможностей диаграмм Visio в любое решение или программу. С помощью Office Visio 2007 и элемента управления «Рисунок Visio» можно создавать пользовательские решения с подключением к данным, облегчающие подключение к данным и отображение их в любом контексте. Элемент управления «Рисунок Visio» позволяет разработчикам внедрять и программировать среду рисования Visio в пользовательских приложениях.

Преимущества поддержки управляемых данными решений. Можно создавать пользовательские решения, в которых используются новые возможности Office Visio Professional 2007 в области создания графического представления данных, с помощью схемы лицензирования.

Заключение

Одной из обязательных черт хорошего руководителя должно быть умение точно спланировать и рассчитать любую поставленную задачу. Руководитель должен уметь при необходимости, что называется, "на ходу" составлять план работ, производить предварительную оценку затрат на их выполнение и так далее. У подобного человека под рукой всегда должен быть такой инструмент как Microsoft Visio, с помощью которого он сможет быстро составлять оценочные диаграммы и таблицы.

На самом деле, область применения Microsoft Visio гораздо шире, чем это может показаться на первый взгляд. Использование графической интерпретации статистических данных может быть востребовано практически в любой области, будь то график работы пиццерии или план обустройства интерьера нового элитного коттеджа.

Скачать русскую пробную версию Microsoft Visio 2007, работающую в течение 60 дней, можно с сайта Microsoft по этой ссылке. Заметим, что Visio распространяется в двух версиях: стандартной и профессиональной. Вторая отличается наличием большего числа специализированных схем и шаблонов. Получить подробную информацию об отличиях между Visio Standard и Professional можно на странице программы. Коробочная версия Microsoft Visio 2007 Professional стоит около 17 тысяч рублей. Для владельцев более ранних версий обновление программы обойдется примерно в 11 тысяч рублей. Приобрести версию Standard можно примерно за 8 тысяч руб., а обновиться с предыдущей версии Visio - за 4 тыс.

Список литературы

1. Калянов Г.Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов // М.: СИНТЕГ,
2. Юдицкий С.А., Вукович И.Ю. Динамическое экспресс-моделирование организационных систем (информационная технология ДЭМОС). М.: ИПУ
3. Маклаков С.В. Моделирование бизнес процессов с AllFusion Process Modeler (BPWin 4.1.). – М.: Диалог-Мифи, 2003.
4. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник - М.: Финансы и статистика, 2002.
5. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. – М.: МГУ

Организационная диаграмма обычно используется для отражения структуры организации путем отображения информации о том, кто кому подчиняется. Рассмотрим, как вручную построить организационную диаграмму в Visio 2010.

1. Щелкнем на вкладке Файл (File) и выберем вкладку Создать (New). В разделе Категории шаблонов (Tempate Categories) щелкнем на категории Бизнес (Business) , а затем дважды на миниатюре Организационная диаграмм (Organization Chart).

2. Перетащите фигуру Директор (Executive) из набора фигур Фигуры организационной диаграммы (Organization Chart Shapes) в центр вверху страницы документа.

3. Надстройка организационных диаграмм отображает анимированное диалоговое окно, показывающее, как нужно добавлять в схему дополнительные фигуры.

4. Не снимая выделения с фигуры, введите Магнус Гедлант. Затем нажмите клавишу ENTER и во второй строке введите Президент.

5. Перетащите фигуру Руководитель (Manager) на фигуру Магнус Гедлант. Затем введите Магдалена Карват, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

Надстройка автоматически размещает новую фигуру под фигурой Гедлантда.

6. Повторите предыдущий шаг и обратите внимание, что надстройка разместила вторую фигуру руководителя сбоку от первой. Не снимая выделения с новой фигуры, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

7. Перетащите еще одну фигуру Руководитель (Manager) на фигуру Гедланда. Введите Джорджио Веронеси, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

8. Перетащите две фигуры Должность (Position) на фигуру Джорджио Веронеси и введите Джанет Скорр в первую и Рейна Кабатана во вторую.

9. Перетащите одну фигуру Должность (Position) на фигуру Магдалена Карват и введите Филипп Регорик.

Механизм размещения фигур организационной диаграммы скрыл часть фигур Рейна Катабана за фигурой Филипп Регорик.

10. На вкладке в группе Макет (Layout) щелкните на кнопке Изменить макет (Re-Layout) , чтобы решить проблему.

11. Перетащите фигуру Консультант (Consultant) на фигуру Магдалена Карват и введите Сандип Калият. Обратите внимание, что фигура консультанта имеет штрихпунктирную границу.

12. Перетащите фигуру Вакансия (Vacancy) на фигуру Эллисон Браун и введите Открыта. Обратите внимание, что фигуры вакансий имеют пунктирные границы.

13. Перетащите фигуру Помощник (Assistant) на фигуру Эллисон Браун и введите Гэйб Фрост.

14. Перетащите фигуру Помощник (Assistant) на фигуру Джорджио Веронеси и введите Ян Ли.

15. Перетащите фигуру Помощник (Assistant) на фигуру Магнус Гедланд и введите Кейси Хикс.

16. На вкладке Организационная диаграмма (Org Chart) в группе Макет (Layout) щелкните на кнопке Изменить макет (Re-Layout).

Надстройка организационной диаграммы компонует диаграмму заново.

Сейчас вы создали довольно сложную организационную диаграмму, практически только перетаскивая фигуры и вводя текст.

Теперь мы можем придать нашей организационной диаграмме более привлекательный вид благодаря встроенным в Visio темам.

17. На вкладке Конструктор (Design) в группе Темы (Themes) выберите наиболее подходящую вам по корпоративному стилю тему и посмотрите, как изменится ваша диаграмма.

Организационная диаграмма - это схема иерархии отчетов, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, заголовками и группами.

Организационные диаграммы могут находиться в диапазоне от простых схем, как показано на приведенном ниже рисунке, к большим и сложным схемам на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры в организационной диаграмме могут отображать основные сведения, такие как имя и название, а также такие сведения, как отдел и центр затрат. Вы даже можете добавлять рисунки к фигурам организационной диаграммы.

Если вы хотите создать маленькую организационную диаграмму с полями сведений по умолчанию, выполните указанные ниже действия.

Этот способ можно использовать, если вы хотите изменить или добавить дополнительные сведения, а также поля сведений по умолчанию, и у вас нет данных в другом файле программы.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать , выберите , выберите или единицы измерения США , а затем нажмите кнопку создать .

На первой странице мастера организационных диаграмм выберите данные, введенные с помощью мастера , и нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями Далее .

Примечание: Если выбрать Excel текст

Важно: Не удаляйте столбцы Name и репортс_то , но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы для организационной диаграммы.

После добавления данных закройте файл Excel или Notepad и нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

не отображать изображения Далее , чтобы продолжить.

Готово .

Примечание: Справка .

Этот способ лучше всего подходит, если данные, которые нужно добавить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например в Microsoft Office Excel, каталоге Microsoft Exchange Server, источнике данных, совместимом с ODBC, или в текстовом файле org.

Примечание:

• Имя сотрудника.

  Уникальный идентификатор

  Руководитель сотрудника.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать , выберите , выберите метрическая единица измерения или единицы измерения США , а затем нажмите кнопку создать .

А затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Выберите тип файла, в котором хранится информация Организации, нажав кнопку Обзор и перейдите к расположению этого файла. Выберите язык, который вы хотите использовать, в мастере диаграмм, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера выберите в файле данных столбец (поля), содержащий сведения об организации, такие как имя, отчеты и имя. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера можно указать, какие нужные поля должны отображаться с помощью кнопок " Добавить " и " Удалить " и порядок отображения полей с помощью кнопок " вверх " и " вниз ". Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера вы можете выбрать поля из файла данных, которые вы хотите добавить в фигуры организационной диаграммы в виде полей данных фигуры. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Чтобы включить рисунки на организационную диаграмму, установите флажок не отображать изображения на организационной диаграмме, в противном случае выберите пункт Поиск папки, в которой содержатся рисунки Организации . Следуйте дальнейшим инструкциям на этой странице, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На последней странице мастера можно указать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице. Вы можете выбрать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице , или настроить автоматическое определение каждой страницы с помощью мастера, чтобы автоматически разбить организационную диаграмму на страницы .

Выбрав все параметры, нажмите кнопку Готово .

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

кадр группы

обновления

Создание простой организационной диаграммы

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

На вкладке файл нажимайте кнопку создать и выберите пункт бизнес

И нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .

Примечание: Если выбрать Excel , откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текст с разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

При открытии Excel или блокнота используйте пример текста в качестве примера информации, которую нужно добавить, и введите данные в нужное содержимое.

Важно: Необходимо хранить имена и отчеты в

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и пользователей, которым он сообщает.

Примечание: Столбцы можно присвоить желаемым именам. При запуске мастера организационных диаграмм можно указать, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

• Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

  Уникальный идентификатор Если имя каждого из них не является уникальным, укажите столбец с уникальным идентификатором, например Табельный номер для каждого сотрудника.

  Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать и выберите пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных .

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

После создания организационной диаграммы вы можете изменить их порядок, чтобы отразить связи виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные соединительные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчетов, или используйте фигуру кадр группы , чтобы выделить виртуальную группу. Пунктирный отчет выглядит как обычная соединительная линия. Рамка группы - это, по сути, измененная прямоугольная фигура, которую можно использовать для визуального группирования и именования групп.

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, в новую диаграмму не будут включены настройки, внесенные в более раннюю диаграмму. Если в фигуры были добавлены темы или фотографии, их необходимо добавить еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, при выполнении обновления данные обновляются, но только внутри существующих фигур. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию выводятся следующие поля:

Активация по телефону

Должность

Электронная почта

В меню файл последовательно выберите пункты создать , бизнес и .

Из набора элементов в окне фигуры перетащите на страницу фигуру верхнего уровня для вашей организации, например " руководитель ".

Выделите фигуру, а затем введите имя и название фигуры. Например, у вас может быть руководитель с именем Тош Местон, который содержит название президента.

Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите фигуру первого подчиненного пользователя на фигуру руководителя. Это автоматически связывает два элемента в иерархии.

Чтобы завершить организационную диаграмму, продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

Этот способ лучше всего подходит в том случае, если поля сведений по умолчанию не подходят для вас, и у вас еще нет данных в другой программе.

В меню файл выберите пункт создать , а затем - пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .

Примечание: Если выбрать Excel , откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текст с разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

При открытии Excel или блокнота используйте пример текста в качестве примера информации, которую нужно добавить, и введите данные в нужное содержимое.

Важно: Необходимо хранить имена и отчеты в столбцах, но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы.

Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот способ лучше всего подходит только в том случае, если данные, которые нужно добавить в организационную диаграмму, уже есть в документе, например на листе Microsoft Office Excel или в каталоге Microsoft Exchange Server.

Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и пользователей, которым он сообщает.

Примечание: Столбцы можно присвоить желаемым именам. При запуске мастера организационных диаграмм можно указать, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

• Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

  Уникальный идентификатор Если имя каждого из них не является уникальным, укажите столбец с уникальным идентификатором, например Табельный номер для каждого сотрудника.

  Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

В меню файл выберите пункт создать , а затем - пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных .

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

После создания организационной диаграммы вы можете изменить их порядок, чтобы отразить связи виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные соединительные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчетов, или используйте фигуру кадр группы , чтобы выделить виртуальную группу. Пунктирный отчет выглядит как обычная соединительная линия. Рамка группы - это, по сути, измененная прямоугольная фигура, которую можно использовать для визуального группирования и именования групп.

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, в новую диаграмму не будут включены настройки, внесенные в более раннюю диаграмму. Если в фигуры были добавлены темы или фотографии, их необходимо добавить еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, при выполнении обновления данные обновляются, но только внутри существующих фигур. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.