Интеграция информационных систем предприятия. Структура информационной системы Модуля информационной системы организации

Элементы, обеспечивающие работу ИС любого назначения, перечисляются в определении. Одни из них – средства, методы и персонал – обеспечивают работу ИС, а другие – хранение, обработка и выдача информации – указывают функциональные признаки, т.е. определяют, из каких информационных процессов складывается функционирование ИС. Поэтому структуру ИС рассматривают в двух разных планах: функциональная структура и структура ИС как совокупность обеспечивающих подсистем.

В соответствии с определением функциональными элементами ИС являются следующие группы (блоки) процессов:

ввод информации из внешних или внутренних источников;

обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

вывод информации для представления потребителям или передачи в другую ИС;

обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Функциональную структуру информационной системы представляют в виде блок-схемы (рис.1), на которой каждый элемент системы представляется в виде блока (на рис. – прямоугольник), а связи и их направления указывают стрелками.

Отдельные части (блоки системы) называют подсистемами.

В каждом конкретном случае набор и взаимосвязи функциональных подсистем зависят предметной области и специфики деятельности предприятия, деятельность которого обеспечивается информационной системой.

Структура ИС может быть представлена и как комплекс обеспечивающих подсистем (рис.2).

Рис.1. Обобщенная функциональная блок-схема ИС.

Однако для АИС, различающихся характером и видами обработки информации, функциональная схема отличается набором подсистем обработки. Например, АИПС (библиотечные, музейные, справочные правовые и т.п.) производят ввод, систематизацию, хранение, поиск и выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Информационно-решающие системы: АСОД, АСУ, СППР – осуществляют переработку информации БД по определенному алгоритму, однако и они отличаются по составу подсистем обработки информации. Специализированная на автоматизации проектирования САПР имеет в структуре специальные подсистемы: технической документации, формирования заданий, имитационного моделирования, расчетный, а в некоторых может быть и экспертная система (см. блок-схему на рис. 2).

Рис.2. Блок-схема САПР

Рассмотрим другой тип структуры ИС: как комплекса обеспечивающих подсистем (рис.3).

Структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими.

Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.

Рис.3. Структура ИС по типу обеспечивающих подсистем.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение – совокупность информационных массивов данных, единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

к унифицированным системам документации;

к унифицированным формам документов различных уровней управления;

к составу и структуре реквизитов и показателей;

к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций выявляется целый комплекс типичных недостатков:

чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации, ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение и детальный анализ схем информационных потоков, позволяющих выявить маршруты и объемы информации, дублирование показателей и процессов их обработки, обеспечивает:

исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

классификацию и рациональное представление информации.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования.

Основные концепции методологии:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

совершенствование системы документооборота;

наличие и использование системы классификации и кодирования;

владение методологией создания концептуальных информационно–логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Эта концепция практически реализуется в два этапа.

1–й этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

понять специфику и структуру ее деятельности;

построить схему информационных потоков;

проанализировать существующую систему документооборота;

определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2–й этап – построение концептуальной информационно–логической модели данных на основе результатов обследования 1–го этапа. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

Комплекс технических средств составляют:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

нормативно–справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров. Такая форма организации облегчает управление и внедрение стандартизации, но понижает ответственность и инициативу персонала.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. В этом случае от персонала требуется больше персональной ответственности, руководству труднее внедрять стандартизацию.

В настоящее время более распространен частично децентрализованный подход – организация технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

средства моделирования процессов управления;

типовые задачи управления;

методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико–математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико–экономическое обоснование ее эффективности;

разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1–м этапе построения БД.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:

статус информационной системы;

права, обязанности и ответственность персонала;

порядок создания и использования информации и др.

Этот набор подсистем носит общий характер практически для всех типов АИС. Однако структура и сложность обеспечивающих подсистем зависит от типа АИС, области применения и других факторов. Так, подсистема математического обеспечения имеет место в АИС оригинальной разработки ПО – в АИС с типовым ПО, она отсутствует. Подсистема правового обеспечения может отсутствовать в АИС внутрифирменного назначения – в этом случае можно ограничиться подсистемой организационного обеспечения, в которой в том числе решаются вопросы правового обеспечения; АИС самостоятельного назначения, например, системы информационного обслуживания, могут иметь подсистему правового обеспечения. АИС, имеющие БД фактографического характера, имеют только подсистему информационного обеспечения, в которой может возникать необходимость решения отдельных лингвистических вопросов. Документальные АИПС имеют развитую подсистему лингвистического обеспечения, так как в этих системах решаются сложные задачи обеспечения смысловой релевантности запросов пользователей содержанию выданных документов. А это, как правило, не только программные модули морфологического анализа, но и совокупность словарей и правил их ведения.

Цели создания и внедрения ИС.

Чего можно ожидать от внедрения информационных систем?

Внедрение информационных систем может способствовать:

1. освобождению работников от рутинной работы и её ускорению за счет автоматизации;

2. замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к снижению объемов документов на бумаге, а следовательно возможности более рациональной организации переработки информации на компьютере;

3. совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме за счёт эффекта системности: однократный ввод данных – многократное и многоцелевое их использование»;

4. получению более рациональных вариантов решения управленческих задач (за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.):

отысканию новых рыночных ниш;

оптимизация затрат на производство продуктов и/или услуг;

оптимизация взаимоотношений с покупателями и поставщиками.

Этапы развития информационных систем

История развития ИС разбивается на этапы (таблица 2), соответствующие примерно принятой нумерации целей – изменяется подход к использованию ИС.

Таблица 2. Этапы развития ИС.

Первые информационные системы появились в середине прошлого века. В 50–е годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60–е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Дня этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70–х – начале 80–х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80–х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Организационная структура компании

2 Анализ программного и технического обеспечения отдела по работе с клиентами и отдела работ

Проектная часть

2.1 Описание предметной области

2 Технико-экономическое обоснование методов разработки и реализации

3 Проектирование базы данных

4 Концептуальная модель данных в стандарте Чена

5 ER-диаграмма в среде ERwin

6 Анализ модели

7 Этап физического проектирования

8 Реализация основных запросов

Заключение

Список информационных источников

Введение

Многочисленные фирмы и предприятия нуждаются в услугах клининговых компаний.

Клининговая компания - это компания, предоставляющая услуги по комплексной уборке помещений. Комплекс мероприятий, предназначенных для уборки и поддержания чистоты в помещениях жилого, коммерческого и производственного назначения, включая мероприятия по очистке фасадов, мытье витрин и других наружных поверхностей зданий - очень сложный процесс, состоящий из множества различных этапов, где задействовано большое количество участников. Эффективность организации уборки нуждается в четкой координации действий в отношении всех ее сотрудников.

Преимущество специализированных компаний определяется следующими факторами:

· высокое качество услуг;

· стоимость услуг не выше расходов на содержание собственной службы уборки;

· расходы на услуги клининговых компаний вычитаются из налогооблагаемой прибыли;

· специалисты клининговых компаний выполняют эксклюзивные и сложные специализированные работы (например - кристаллизация мраморных покрытий);

· оперативность - уборка делается в то время, когда удобно Заказчику.

На сегодняшний день клининг является одной из самых динамично развивающихся и стабильных отраслей бизнеса в России. Все больше компаний заинтересовано в приобретении качественных и надежных клининговых услуг, что предъявляет большие требования к грамотной и сбалансированной работы с клиентами.

Все перечисленные выше преимущества требуют использования в работе клиннинговых компаний современных информационных технологий, таких как специализированные информационные системы, например, CRM-системы.

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRM-система, сокращение от англ. Customer Relationship Management) -прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов. CRM система применима в любом бизнесе, где клиент персонифицирован, где высока конкуренция и успех зависит от предоставления наиболее выгодных для клиента условий.- модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

"Сердцем" любой CRM-системы является база данных как физических, так и юридических лиц, которые взаимодействуют с Вашей компанией в рамках деятельности предприятия. Это не только клиенты, но и филиалы компании, партнеры, поставщики, конкуренты. База данных клиентов сама по себе ценный актив, а грамотное управление данными в CRM-системе позволяет использовать информацию в работе с максимальной эффективностью. Клиентская база консолидирована, организация получает полную информацию о своих клиентах и их предпочтениях и, основываясь на этих сведениях, строит стратегию взаимодействия.

Единая база данных клиентов и полная история взаимоотношения с ними в совокупности с мощными аналитическими инструментами CRM позволяет удерживать и развивать существующих клиентов, выявляя наиболее ценных, а также привлекать новых клиентов.

Главная функция CRM-системы - помогать менеджерам планировать продажи, организовывать прозрачное управление сделками и оптимизировать каналы продаж. Система хранит полную историю общения с клиентами, что помогает департаментам продаж анализировать поведение клиентов, формировать подходящие им предложения, завоевывать лояльность. Остальные возможности CRM-систем представлены ниже:

· планирование и координирование контактов с клиентами;

· сбор и типизирование всех возможных сведений о клиентах;

· контроль ведения длительных или сложных сделок;

· анализ каждого этапа выполнения проектов или заключения сделок;

· формализация всех процессов, ориентированных на взаимодействие с покупателями.

Эта разновидность программных продуктов более всего подходит тем организациям, которые ведут долгосрочные и многоэтапные проекты, в которых задействовано большое число работников или несколько отделов. Поскольку число заключенных договоров в единицу времени мало, каждая сделка занимает много дней и даже месяцев. А это значит, что каждый проект требует исключительно индивидуального подхода. В таких условиях необходимо заботиться о лояльности клиентов. Для этого нужно не только обеспечивать индивидуальный подход, но и точное следование обозначенным срокам, условиям договора, а также согласованная работа и пунктуальность всех задействованных сотрудников.

1. Аналитическая часть

Группа компаний "МАКС" была основана в 2000 году. Основным видом деятельности является многопрофильная комплексная сфера услуг. С момента образования ГК "МАКС", ряд видов предлагаемых услуг постоянно расширяется. На сегодняшний день ГК "МАКС" предлагает следующие виды услуг (рис. 1):

· охрана объектов, группы быстрого реагирования, пультовая охрана, частные детективные услуги;

· обеспечение максимально эффективной и бесперебойной работы обслуживаемых объектов недвижимости;

· предварительный анализ уже имеющихся систем безопасности;

· комплексная уборка помещений.

Рис. 1. Сферы услуг ГК "МАКС"

"МАКС ОХРАНА" развивалась вместе со сферой негосударственной безопасности. Охрана объектов, группы быстрого реагирования, пультовая охрана, частные детективные услуги, все это входит в стандартный пакет услуг. В подразделении работают специалисты по IT-инфраструктуре, которые занимаются экстренной помощью иностранным гражданам и знают все нюансы сопровождения грузов и ценностей.

Практика показывает, что безопасность - не просто охранники в форме, а целый комплекс мероприятий, направленных на профилактику и предотвращение потенциальных угроз. Эти мероприятия входят в систему комплексной безопасности "МАКС ОХРАНА", разработанную экспертами с многолетним опытом.

Для заказчиков комплексный подход к безопасности означает, что коммуникация со всеми охранными службами идет через единого исполнителя. Компания снимает с заказчиков необходимость координировать работу нескольких несвязанных между собой организаций. Наличие единого операционного центра позволяет моментально и эффективно реагировать на любые внештатные ситуации.

"МАКС ОХРАНА" постоянно совершенствует и разрабатывает новые концепции по обеспечению безопасности. В нашу работу внедряются передовые зарубежные технологии и разрабатываем собственные решения под конкретные задачи. Однако даже самые продвинутые автоматизированные охранные системы не могут полностью вытеснить человека. Поэтому уделяется особое внимание повышению профессионализма сотрудников "МАКС ОХРАНА". Специалисты регулярно проходят курсы повышения квалификации, а уровень их подготовки тестируется на внутренних аудитах. Строгий отбор персонала позволяет минимизировать влияние человеческого фактора в услугах "МАКС ОХРАНА".

Руководящий состав "МАКС ОХРАНА" нацелен на индивидуальный подход к клиентам. Специалисты проводят многоуровневый анализ и, основываясь на его результатах, предлагают наиболее эффективные решения для обеспечения безопасности клиента. При этом сфера деятельности "МАКС ОХРАНА" не ограничивается частными клиентами. Сотрудники знакомы с охраной государственных объектов и хорошо зарекомендовали себя в этой сфере.

Подход подразделения к услугам по обеспечению комплексной безопасности не имеет аналогов и гарантирует максимальную эффективность в любой ситуации.

Подразделение "МАКС ЭКСПЛУАТАЦИЯ" - работает на рынке уже больше десяти лет. Главная задача - обеспечение максимально эффективной и бесперебойной работы обслуживаемых объектов недвижимости. При этом срок давности введения объекта в эксплуатацию и значение уровня сложности оборудования не играет роли.

Комплексный сервис, который предлагает "МАКС ЭКСПЛУАТАЦИЯ", включает в себя техническую поддержку оборудования и инженерных систем, а также предложения по безопасности. В этот перечень входит проведение технического обслуживания и прочих плановых и внеплановых работ; проектировку и монтаж противопожарной сигнализации и систем видеонаблюдения, а также комплекс ремонтных и строительных услуг. Клиенты "МАКС ЭКСПЛУАТАЦИЯ" получают полный пакет услуг от одного подрядчика, что позволяет существенно снизить затраты и облегчить вопросы взаимодействия между службами.

Специалисты данного подразделения всегда готовы предложить несколько вариантов работы с объектом, в зависимости от его специфики и пожеланий клиента. Индивидуальный подход позволяет заказчику рассчитывать на полное взаимопонимание с исполнителем и, как следствие, получение максимально качественного результата.

В современном мире оснащенность и оборудование современных зданий становится все более многообразным и сложным. Главная цель данного подразделения - оказание комплексных услуг по эксплуатации зданий. Все сотрудники разбираются в самых современных достижениях науки и техники и используют их в соответствии с рекомендациями и нормами производителей. Только так можно гарантировать поддержку работоспособности и безопасности объекта любой сложности на должном уровне.

Подразделение "МАКС КОНСАЛТИНГ" занимается консультациями и аудитом в сфере безопасности уже более 10 лет. Основной задачей подразделения является всесторонний анализ ситуации, а также просчет перспектив развития с учетом имеющихся проблем у компании, а так же индивидуальных особенностей бизнеса.

Сотрудники "МАКС КОНСАЛТИНГ" осуществляют предварительный анализ уже имеющихся систем безопасности. Естественно, подобная работа проводится в тесном взаимодействии с сотрудниками заказчика, которые введут в курс дела и помогут учесть все особенности.

Аудит деятельности компании проводится высококвалифицированными специалистами, которые не только смогут выявить критические места в уже использующейся системе, но и предложат способы по их устранению. Все консультанты в свое время осуществляли службу в силовых структурах и имеют значительный опыт работы в России и за рубежом.

Также, специалисты "МАКС КОНСАЛТИНГ" оказывают помощь при ликвидации кризисных ситуаций, повышают эффективность бизнес-процессов и осуществляют эффективное управление информационными системами и IT-рисками компании.

Консультанты подразделения ставят перед собой задачу построения взаимовыгодных отношений, чтобы на долгосрочной основе продолжать сотрудничество с клиентом. "МАКС КОНСАЛТИНГ" предлагает своим клиентам аудиторские услуги, юридические услуги в области уголовного, трудового, налогового, и иных видов права.

Сферой услуг, предоставляемых компанией "МАКС КЛИНИНГ", является уборка помещений. В России первые клининговые компании возникли в 1992-1994 гг. вместе с появлением первых совместных предприятий, являвшихся на тот момент единственными потребителями их услуг. В течение 2012 года прирост объёма рынка клининговых услуг в России в денежном выражении составил около 9 миллиардов рублей - в 2011 году его объём составлял 45 миллиардов рублей, а по итогам 2012 года рынок клининга был оценён ими уже в 54 миллиарда рублей. В течение прошлого, 2014 года, объёмы российского рынка клининговых услуг выросли, по мнению аналитиков, примерно на 10-11 миллиардов рублей, и составляют порядка 65 миллиардов рублей по итогам прошлого года.

В число крупнейших регионов по оказанию клининговых услуг входят Москва, Красноярский край, Тюменская область, республика Башкортостан, Санкт-Петербург, Ханты-Мансийский автономный округ. На долю Москвы приходится 100-150 миллионов долларов отечественного рынка клининга.

Согласно оценкам экспертов, на столичном рынке работает более 300 уборочных фирм. По размеру бизнеса их можно условно поделить на 4 большие категории.

· крупнейшие операторы (численность персонала более 500 человек) ~ 67%;

· крупные операторы (численность персонала до 500 человек) ~ 15%;

· средние операторы (численность персонала до 200 человек) ~ 7%;

· мелкие операторы (численность персонала до 50 человек) ~ 11%.

В спектр стандартных услуг, оказываемых практически всеми игроками рынка, в обязательном порядке входит ежедневная комплексная уборка, а также мойка вертикальных поверхностей. Далее, порядка 93% всех клининговых компаний предлагают услуги по шлифовке и полировке гранита, мрамора, керамогранитной и керамической плитки, а также уборку прилегающих территорий и услуги по специализированной уборке помещений после строительных работ и пожаров. Около 87% компаний, принимавших участие в исследовании, предоставляют дополнительные услуги и персонал, например, фасовщиков, грузчиков и прочих, а 80% игроков рынка клининговых услуг оказывают своим клиентам также услуги по озеленению прилегающих и внутренних территорий, вывозу мусора и снега. Основные клиенты клининговых компаний - это супермаркеты и торговые центры, производственные предприятия, транспортные и складские компании, медицинские и спортивные учреждения, офисные и бизнес-центры, крупные международные и российские компании, банки, государственные учреждения, гостиничные комплексы, развлекательные объекты (кинотеатры, клубы, казино), вокзалы и аэропорты.

Рис. 2. Сегментация потребителей клининговых услуг

Наиболее отстающим сегментом рынка, как показывают многие исследования, является клининг в учреждениях здравоохранения. Такое положение дел объясняется устоявшимися привычками, более жесткими стандартами, существующими в подобного рода организациях и принятыми в них специфическими требованиями, предъявляемыми к выполняемой персоналом клининговой компании, уборке.

Критериями выбора клининговой фирмы являются: авторитет на рынке, стоимость и ассортимент предоставляемых услуг, уровень используемых в работе оборудования, технологий и химикатов, квалификация персонала, система контроля выполнения уборки.

Уборка помещений - это производственная необходимость в современном мире бизнеса. Ежедневная уборка на контрактной основе является достаточно развитым направлением этой компании. Возможность заказать как разовую уборку, так и оформить договор на уборку помещений с установленной периодичностью, с удобным графиком работ для клиента - это очень распространенная на сегодняшний день деятельность, требующая большого количества данных и как нельзя лучше подходящая для примера проектирования информационной системы. Сотрудники компании уделяют большое внимание контролю и качеству выполняемых уборок. Важной частью работы компании также является открытость. Клиент вправе знать что, как и с помощью чего делает данная компания "МАКС КЛИНИНГ". Все химические средства имеют гигиенические сертификаты, партнеры и клиенты могут посетить производственную базу и ознакомиться с технологическими возможностями и организацией труда на предприятии.

Клининг - это современная и широко востребованная услуга, предоставляемая различными компаниями, специализирующимися на уборке помещений. Такая уборка производится специально обученными работниками и оценивается по высоким европейским стандартам.

В России клининг появился в начале 1990-х годов и в первую очередь стал пользоваться спросом у крупных западных компаний, привыкших на своей родине к профессиональной уборке. Услуга объединяет в себе полный комплекс мероприятий, предназначенных для уборки и поддержания чистоты в помещениях жилого, коммерческого и производственного назначения, включая мероприятия по очистке фасадов, мытье витрин и других наружных поверхностей зданий. В перечень услуг обычно входят также вывоза мусора и уборка снега с крыш и прилегающих территорий.

В настоящее время все услуги осуществляются квалифицированным персоналом с помощью современных технологий уборки, с применением новейших средств, специально подобранных для каждой поверхности отдельно с учетом ее физических, химических и технических особенностей. Клининговый рынок России значительно расширился и имеет огромные перспективы на дальнейшее развитие. Уже через пару десятков лет люди забудут, что такое самостоятельная уборка, и будут обращаться в компанию, которая занимается оказанием данных услуг. Ведь от чистоты помещения зависит не только сам вид, но и здоровье владельца.

Руководители многих крупных и мелких фирм уже успели убедиться в том, что уборка, предлагаемая специализированными компаниями, по своему качеству значительно превосходит уборку в обычном понимании. Профессиональная уборка предполагает доведение помещения до безупречного состояния, такая уборка, в конечном счёте, позволяет сэкономить время, увеличить срок службы отделочных материалов и повысить престиж компании.

Сотрудники и руководители компании работают как единый механизм, высоко ценят не только высокое качество выполнения предлагаемых услуг, но и занимаются анализом заказываемых услуг, прогнозированием ситуации на рынке услуг, и, как результат, предлагают конструктивное решение внештатных ситуаций и наиболее эффективные решения потребностей клиента.

В 2003 году для улучшения качества обслуживания клиентов, было принято решение об открытии нового подразделения, которое будет оказывать дополнительные услуги по профессиональному клинингу. Первые шаги "МАКС КЛИНИНГ" сделал в Москве. Полученный в столице опыт использовался для выхода в регионы. И хотя поначалу проблем было достаточно, но компании удалось справиться со всеми трудностями. В 2005 году компания заключила контракт с сетью супермаркетов "МЕТРО", став одной из первых компаний оказывающей клининговые услуги супермаркетам и гипермаркетам. Штат сотрудников компании к 2010 году насчитывал более 400 человек. Персонал работает на объектах по всей Москве. Уже к 2012 году "МАКС КЛИНИНГ" выходит в регионы России. Первые филиалы открыты в Красноярске и Казани. Качество профессиональной уборки офисов и торговых центров превосходит ожидания региональных клиентов. К своему 10-летию компания подошла уже со штатом сотрудников, насчитывающих 700 человек. Весь дальнейший опыт дал уникальные знания в сфере клининга.

Большое значение имеет репутация компании "МАКС КЛИНИНГ", которая была создана за последние годы. Она требует учета отношения каждого из сотрудников к своему делу.

Взаимодействие и общение с клиентами - необходимые составляющие успеха. Очень важно вести учет договоров с клиентами, всех заказов клиентов, которые отражают их потребности.

Гибкая ценовая политика, профессиональный уровень подготовки сотрудников, использование разнообразной техники и химических средств, позволяет занимать лидирующее положение в данной сфере услуг.

Клининговая компания предоставляет свои услуги по всей территории Российской Федерации. Основная частью зоны обслуживания является центральная часть РФ. Компания работает со многими крупными юридическими лицами, представленными нижи на рисунке:

Рис. 3. Компании-клиенты "МАКС-КЛИНИНГ"

.1 Организационная структура компании

Компания "МАКС КЛИНИНГ" состоит из разных подразделений, выполняющих разные функции и задачи, организационная структура компании "МАКС КЛИНИНГ" представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Структура организации

Генеральный директор и его заместитель осуществляют руководство над компанией "МАКС-КЛИНИНГ", которая состоит из множества отделов, в том числе и:

· Отдела по работе с клиентами;

· Отдела работ.

Отдел по работе с клиентами

Сфера деятельности по работе с клиентами компании "МАКС-КЛИНИНГ" обширна: основной ее задачей является долгосрочное сотрудничество и обслуживание юридических лиц, осуществление анализа их потребностей, уровня и направленности. Проведение переговоров с компаниями-клиентами, ознакомление с условиями продажи услуг, предоставляемых "МАКС-КЛИНИНГ", контроль над выполнением работ - все это является неотъемлемой частью работы данного отдела.

Компания-клиент может обратиться в "МАКС-КЛИНИНГ" и воспользоваться услугами по комплексной уборке помещений. Менеджер компании поможет заключить договор на длительное сотрудничество или оформить разовый заказ. Он также обязан выяснить всю необходимую информацию у клиента, а именно:

Информация о компании, представителем которой он является;

Данные об имуществе (помещении), нуждающемся в комплексной уборке;

Желание клиента о выборе класса уборки;

Сроки обслуживания;

Особые комментарии по работе с помещением (Вся полученная информация обрабатывается менеджером и строго конфиденциальна).

В случае успешного заключения договора или заказа, выполнение услуги перейдет в отдел работ, функцией которого является своевременное и качественное предоставления (выполнение) клининговых услуг.

Отдел работ

Данный отдел состоит из старшего бригадира и уборщиков, образующих отдельные бригады. После передачи договора (заказа) менеджером компании старшему бригадиру, следует этап распределения работ по уборке помещения между уборщиками-бригадирами.

Выполнение уборки помещения клиента осуществляется в установленные сроки, прописанные в оформленном ранее договоре (заказе). Отчет о выполнении услуги предоставляется старшему бригадиру, который оценивает работу каждого уборщика, состоящего в бригаде, выполнявшей данную уборку. Кроме того старший бригадир обязуется уведомить менеджера по работе с клиентами о статусе данного заказа.

После чего проводится проверка качества работы самим клиентом. В случае неудовлетворительной оценки менеджер сообщает руководству компании для принятия соответствующих решений.

В ходе проведенного анализа деятельности описанных выше отделов компании "МАКС-КЛИНИНГ", была построена схема бизнес-процесса, представленная ниже на рисунке 5.

Рис. 5. Бизнес-процесс "МАКС-КЛИНИНГ"

Оба отдела нуждаются в оперативном обслуживании клиентов и проведении сделок, за счет автоматизации документооборота, а также в быстром получении отчетных данных и аналитической информации для представления своевременных и качественных услуг.

1.2 Анализ программного и технического обеспечения отдела по работе с клиентами и отдела работ

У каждого менеджера отдела по работе с клиентами имеется персональный компьютер, телефон и различные периферийные устройства для работы с необходимой информацией. В компании есть Интернет, доступ к которому имеют все сотрудники "МАКС-КЛИНИНГ". На всех ПК установлена операционная система Windows 7, необходимый пакет Microsoft Office, включающий Access, а также драйверы для работы с многочисленными периферийными устройствами HP DesktJet. Программное и техническое обеспечение отдела по работе с клиентами и отдела работ представлено на рисунке 6.

Рис. 6. Программное обеспечение компании "МАКС-КЛИНИНГ"

В компании используется сеть, основанная на концепции "клиент-сервер". Для современных СУБД архитектура "клиент-сервер" стала фактически стандартом.

Основной принцип технологии "клиент-сервер" заключается в разделении функций стандартного интерактивного приложения на четыре группы:

· функции ввода и отображения данных;

· прикладные функции, характерные для предметной области;

· фундаментальные функции хранения и управления ресурсами (базами данных);

· служебные функции.

Преимущества данной системы:

· Отсутствие дублирования кода программы-сервера программами-клиентами.

· Так как все вычисления выполняются на сервере, то требования к компьютерам, на которых установлен клиент, снижаются.

· Все данные хранятся на сервере, который, как правило, защищён гораздо лучше большинства клиентов. На сервере проще организовать контроль полномочий, чтобы разрешать доступ к данным только клиентам с соответствующими правами доступа.

Клиент предоставляет информацию менеджеру компании, который фиксирует ее на своем ПК, используя Microsoft Word 2010, распечатывает договор (заказ) и хранит документ бумажном виде. Таким образом, появляется риск потерять всю необходимую информацию, создается проблема дальнейшего поиска сведений о клиенте, его помещений и контактов. Кроме того у менеджера отсутствует возможность автоматического расчета не только стоимости уборки, в зависимости от ее класса, размера помещения и периода обслуживания договора, но и количества бригад, необходимых для своевременной и качественной уборки помещения.

Основная идея состоит в разделении сетевого приложения на несколько компонентов, каждый из которых реализует специфический набор сервисов. Компоненты такого приложения могут выполняться на разных компьютерах, выполняя серверные и/или клиентские функции. Это позволяет повысить надежность, безопасность и производительность сетевых приложений и сети в целом. Разработанный мною модуль информационной системы для компании "МАКС-КЛИНИНГ" поможет повысить рентабельность предприятия путем глубокого анализа информации об ее клиентах, системах продаж, позволит руководству компании отследить ключевые показатели качества выполняемых работ по договору, что необходимо для принятия стратегически важных бизнес-решений и эффективной оценки работы каждого сотрудника.

Целью моей выпускной классификационной работы является разработка модуля информационной системы по учету комплексных уборок различных помещений.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

Проанализировать деятельность компании "МАКС" по уборке помещений;

Создать список требований для разработки базы данных;

Разработать базу данных с использованием метода ER- диаграмм и CASE-средства Erwin;

Реализовать запросы по манипулированию данными в базе данных.

Разрабатываемый модуль информационной системы должен отвечать следующим требованиям:

· Создавать и хранить данные о договорах с автоматическим расчетом стоимости обслуживания за период договора;

· Создавать и хранить данные о заказах с автоматическим расчетом стоимости уборки в зависимости от размера помещения и класса уборки;

· Регистрировать данные о каждой уборке;

· Хранить информацию о качестве уборки каждого сотрудника бригады;

· Рассчитывать оценку деятельности бригады для менеджера компании;

· Автоматический расчет количества бригад, необходимых для уборки помещений.

Я предполагаю, что внедрение подобной системы позволит увеличить скорость оформления всех необходимых документов на услуги клинниговой компании, а также сократит количество ошибок при работе с клиентами.

Для решения поставленных задач в выпускной классификационной работе используются:

· метод проектирования баз данных - ER моделирование. Он представляет собой графическое описание предметной области в терминах "объект - свойство - связь". Использование ER-моделирования дает много преимуществ: делает анализ предметной области более целенаправленным и конкретным; позволяет вести проектирование АИС без привязки к конкретной целевой СУБД и осуществлять выбор последней в любой момент времени; при смене используемой СУБД не надо проводить проектирование заново, следует только осуществить шаг по переводу ER-модели в целевую (если выбранная вами целевая СУБД поддерживается данным CASE-средством, то такой переход вообще будет выполнен автоматически);

· CASE - средство Erwin. Преимуществом является возможность создания диаграмм структуры БД, позволяющих автоматически решать вопросы, связанные с сохранением ее целостности, а так же в независимости логической модели от используемой СУБД, что позволяет применять универсальные методы для ее экспорта в конкретные СУБД.

· В качестве целевой СУБД выбирается СУБД MS Access. Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL - сервере, а также для создания приложений пользователя, работающего с этими базами данных. СУБД Access включает разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя. Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

2. Проектная часть

.1 Описание предметной области

Компания обладает собственным автопарком в г. Москве, который включает в себя 5 машин марок VOLVO , а также водителей, закрепленных за каждой машиной 6 человек. Бригадами (3) , выполняющими комплексную уборку помещений, в количестве 3 человек в каждой.

Услуги компании:

· Комплексной уборка помещений (торговых, производственных, складских и промышленных);

Клиент, которым может быть только юридическое лицо, обращается к сотруднику компании "МАКС" в должности менеджера по приему заказов. Компания предоставляет свои услуги, как по требованию самого клиента, так и в течение длительного срока (от 7 дней и выше).

С менеджером по приему заказов клиент обсуждает следующее:

Клиент предоставляет данные о помещении, нуждающееся в обслуживании (тип помещения, площадь, местоположение);

Цену, измеряемую в рублях, определяется в договоре (100% предоплата):

Ø По требованию клиента (разовая) - зависит от площади помещения, типа уборки и от количества задействованных бригад.

Ø В течение длительного срока - зависит срока обслуживания, периодичности и площади помещения.

· Персональные данные клиента

· Данные о помещении

· Срок обслуживания

· Количество задействованных бригад

Качество обслуживания будет проверено клиентом и сотрудником компании, контролирующим итог работы бригады. В случае совпадающей, неудовлетворительной оценки клиента и сотрудника будут сделаны выговоры рабочей группе вплоть до увольнения.

Подбор машин, доступных автопарком компании, будет осуществлять специалист по подбору транспорта. Он оценит необходимое количество бригад для обслуживания помещения и машин, необходимых для перевозки рабочей группы к месту назначения. Подбор машин осуществляется сразу после предоставленных данных о помещении клиентом до заключения договора.

.2 Технико-экономическое обоснование методов разработки и реализации

Для проектирования базы данных сервисного центра было принято решение использовать метод ER - диаграмм. Данный метод проектирования был выбран мною, на основании следующих факторов:

Метод ER-диаграмм преподавался нам на дисциплине Базы Данных.

Метод проектирования с помощью ER - диаграмм имеет ряд преимуществ, а именно - наглядность; возможность проектирования базы данных с большим количеством объектов и атрибутов;

ER- диаграммы дают возможность произвести анализ предметной области более конкретно;

Снижаются требования к знанию языка SQL.

В основе ER - модели лежат три элемента:

· Сущность

· Атрибут

В качестве системы автоматизированного проектирования базы данных мною была выбрана ERwin Data Modeler.

В качестве СУБД был выбран Microsoft Access. Данная СУБД была выбрана мною, на основании следующих факторов:

Microsoft Access преподавался мне во время обучения;

Access позволяет быстро и легко создавать таблицы запросы;

При обработке данных Access использует язык запросов SQL, который так же преподавался мне на дисциплине Базы Данных.

.3 Проектирование базы данных

Этап концептуального проектирования

Описание сущностей.

Выделение сущностей.

Описание связей.

2.4 Концептуальная модель данных в стандарте Чена

2.5 ER-диаграмма в среде ERwin

.6 Анализ модели

Составной атрибут: - нет

Многозначный атрибут: Телефон (компании, представителя)

Производный атрибут:

Заказ - стоимость= Тип уборки (стоимость)* Помещение (площадь)

Договор - цена = Договор (срок обслуживания / периодичность)* Помещение (площадь)

Рекурсивные связи: - нет

Связь 1:1: Заказ требует Уборку

Избыточные связи: есть

Появляется сущность Представителя компании:

· Клиент консультируется с Сотрудником

· Клиент оценивает Уборку

· Клиент подписывает Договор

· Клиент делает заказ

Помещения обслуживают Сотрудники

Помещения подвергаются Уборке

Сотрудники исполняют Заказ

Сотрудники контролируют Уборку

Договор обязует Уборку

Связь m:n: есть

Сотрудники выполняют уборку

Рис. 8. Итоговая модель в Erwin

7 Этап физического проектирования

Схема данных в среде выбранной СУБД

Рис. 9. Схема данных БД

2.8 Реализация основных запросов

уборка база данные манипулирование

Рис. 9. Реализации основных запросов

· Вывод списока договоров менджеров компании

Данный запрос позволит просмотреть по табельному номеру менеджера, который введет пользоватль, список офрмленных им договоров. Такой запрос позволит быстро просмотреть информацию о работе конкретного менеджера компании.

Сотрудники.Таб_Номер, Сотрудники.ФИО, Сотрудники.Телефон, Сотрудники.Должность, Сотрудники.Ном_отдела, Договор.Ном_договора FROM Сотрудники INNER JOIN Договор ON Сотрудники.Таб_Номер = Договор.Таб_Номер WHERE (((Сотрудники.Таб_Номер)=[Введите табельный номер менеджера:]));

· Просмотр оценки работ уборщиков-бригадиров

Данный запрос будет направлен на просмотр оценки работы уборщиков-бригадиров. По оценке данной клиентом и менеджером компании могут быть выдвинуты замечания и меры пресечения дальнейших ошибок при работе уборщиков.

SELECT Сотрудники.ФИО, Сотрудники.Должность, Уборка.Оценка_клиента, Уборка.Оценка_менеджера, Сотрудники.Ном_бригады FROM Уборка INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN Уб_Сотр ON Сотрудники.Таб_Номер = Уб_Сотр.Таб_Номер) ON Уборка.Ном_уборки = Уб_Сотр.Ном_уборки WHERE (((Уборка.Ном_уборки)=[Введите номер уборки]));

· Вывод списка заказов по введенному типу уборки

Данный запрос позволит просмотреть данные заказа, сделанным клиентом.

SELECT [Тип уборки].[Класс уборки], [Тип уборки].Стоимость, Заказ.Ном_заказа FROM [Тип уборки] INNER JOIN Заказ ON [Тип уборки].[Класс уборки] = Заказ.[Класс уборки] WHERE (([Тип уборки].[Класс уборки])=[Введите класс уборки:]);

· Поиск компании - клиента по БД

Данный запрос позволит ввести сотруднику наименования компании клиента и вывести список оформленных им ранее договоров и заказов, если такие имеются. Благодаря такому запросу можно будет избежат повторного занесения информации о компании клиента.

SELECT Клиент.[Наименование компании], Клиент.Юр_адрес, Клиент.Телефон_компании, [Представитель компании].ФИО, [Представитель компании].Эл_почта FROM Клиент INNER JOIN [Представитель компании] ON Клиент.НКл = [Представитель компании].НКл WHERE (((Клиент.[Наименование компании])=[Введите название компании:]));

· Поиск не/выполненных заказов

Данный запрос позволит вывести список выполненных и невыполненных заказов по введённому пользователем статусу.

SELECT Заказ.Ном_заказа, Заказ.Статус, Заказ.Дата_приема, Заказ.[Класс уборки], Заказ.Дата_выполнения FROM Заказ WHERE (((Заказ.Статус)=[Введите статус заказа:]));

· Список помещений по типу

Данный запрос позволит вывести список помещений по введенному

пользователем типу помещения.

SELECT Помещения.Адрес, Помещения.Площадь, Помещения.Тип, Помещения.НКл FROM Помещения WHERE (((Помещения.Тип)=[Введите тип помещения:]));

· Список, договоров срок обслуживания которых больше 30 дней

Данный запрос позволит вывести список договоров, срок обслуживания которых превышает 30 дней.

SELECT Договор.Ном_договора, Договор.Дата_заказа, Договор.Адрес, Договор.[Срок обслуживания (Дней)]FROM Договор WHERE (((Договор.[Срок обслуживания (Дней)])>30));

· Подсчет стоимости заказов

Данный запрос позволит вывести стоимость заказа по введённому пользователем номеру. Благодаря такому запросу можно будет избежать ошибок при подсчете стоимости заказов.

SELECT Заказ.Ном_заказа, ([Тип уборки].[Стоимость]+[Тип уборки].[Количество бригад на единицу площади])*[Помещения].[Площадь] AS Стоимость_заказа, Заказ.[Класс уборки], Заказ.Статус FROM Помещения INNER JOIN ([Тип уборки] INNER JOIN Заказ ON [Тип уборки].[Класс уборки] = Заказ.[Класс уборки]) ON Помещения.Адрес = Заказ.Адрес WHERE (((Заказ.Ном_заказа)=[Введите номер заказа:]));

Исходя из назначения разрабатываемой информационной системы, спроектируем далее модульную структуру приложения. Для определения модульной структуры воспользуемся диаграммой компонентов нотации UML 2.0 (рис. 3.4).

Рис. 3.4

Информационная система состоит из трех компонентов:

• 1. Интерфейс. Реализация взаимодействия пользователей с информационной системой. Содержит в себе следующие модули:
  • · Ввод/вывод - организация ввода и вывода информации при работе с ИС;
  • · Отчетность - организация ведения отчетности в соответствии с установленными формами документации по различным областям деятельности кадрового агентства;
  • · Поиск - организация поиска кандидатов и вакансий по заданным параметрам;
• 2. Обработка данных. Реализация функций обработки информации: поиск данных в БД, математической модели для задачи первичного анализа документов т.д.;
• 3. БД. Реализация хранилища данных, в котором содержится информация о клиентах.

Разработка структуры базы данных

Как уже говорилось ранее, в информационной системе вся информация хранится в единой БД. Для моделирования логической структуры базы данных была применена методология IDEF1x. Согласно данной методологии, ,процесс построения информационной модели состоит из следующих шагов:

• · определение сущностей; определение зависимостей между сущностями;
• · задание первичных и альтернативных ключей;
• · определение атрибутов сущностей;
• · приведение модели к требуемому уровню нормальной формы;
• · переход к физическому описанию модели: назначение соответствий имя сущности - имя таблицы, атрибут сущности - атрибут таблицы;
• · задание триггеров, процедур и ограничений;
• · генерация базы данных.

Диаграмма сущность-связь, описывающая БД в терминах IDEF1.x, строится из трех основных блоков - сущностей, атрибутов и связей. Если рассматривать диаграмму как графическое представление правил предметной области, то сущности и атрибуты являются существительными, а связи - глаголами.

Поскольку будущая ИС по данной БД будет осуществлять поиск, то в качестве основных атрибутов для документа были выбраны следующие:

• - название документа;
• - дата поступления документа в архив (юридические фирмы, которые осуществляют архивные услуги, следят за сроками хранения документации. У каждого документа есть свой срок хранения. Многие ценные бумаги со временем теряют свою актуальность, и их ценность сводится к нулю. Такие документы положено уничтожать. Своевременный отбор таких бумаг и уничтожение документов входит в пакет архивных услуг, оказываемый юридическими фирмами. При принятии на хранение каждому документу, после проведения специальной экспертизы, определяется срок хранения. По истечении этого срока документ подаётся на уничтожение);
• - принадлежность (тип) документа (поскольку все документы были разделены на 7 видов, для которых было произведено ранжирование по важности);
• -номер столбца;
• - номер полки;
• - номер салазки (эти 3 параметра необходимы, чтобы определить местоположение документа в архиве);
• - присутствие документа в своей ячейке (необходимо знать находится документ в архиве, либо он выдан просителю).

Результат запроса на выборку всех документов принадлежащих одному клиенту должен выглядеть следующим образом см. рисунок 3.5. В представленном примере количество документов было намерено ограниченно 20.

Теперь рассмотрим более детально логическую модель данных разрабатываемой информационной системы, представленную на рисунке 3.6.

Рис. 3.5

Рис. 3.6

Из представленной модели данных видно, что она содержит в себе три сущности каждая со своим набором атрибутов, причем две из них являются зависимыми, а одна нет.

Сущность «Сотрудник», являющаяся независимой сущностью имеет атрибуты:

• · Идентификационный номер сотрудника - является первичным ключом данной сущности;
• · ФИО сотрудника;
• · Область специализации;
• · Рейтинг;
• · Дополнительная информация.

Сущность «Клиент», является зависимой сущностью от сущности «Сотрудник», что говорит о том, что каждый сотрудник может обслуживать множество клиентов. Сущность клиент имеет атрибуты:

• · Серия и номер паспорта - является первичным ключом данной сущности;
• · Идентификационный номер сотрудника - является вторичным ключом данной сущности;
• · ФИО сотрудника;
• · Область специализации;
• · Рейтинг;
• · Дополнительная информация.

Сущность «Документ», является зависимой сущностью от сущности «Клиент», что говорит о том, что каждый клиент может хранить в архиве множество различных документов. Сущность документ имеет атрибуты:

• · Идентификатор документа - является первичным ключом данной сущности;
• · Серия и номер паспорта - является вторичным ключом данной сущности;
• · Название документа;
• · Дата поступления;
• · Принадлежность к группе;
• · Номер столбца;
• · Номер полки;
• · Номер салазки;
• · Присутствие документа в ячейке.

Созданная из множества модулей информационная система позволила нижегородскому автомобильному заводу «Чайка-Сервис» реализовать идею производства, максимально полно учитывающего пожелания клиентов, разместивших на предприятии свои заказы

Созданная из множества модулей информационная система позволила нижегородскому автомобильному заводу «Чайка-Сервис» реализовать идею производства, максимально полно учитывающего пожелания клиентов, разместивших на предприятии свои заказы

Главная задача ИТ-службы компании, ведущей бизнес в нынешнее непростое время, - сократить издержки на ИТ и предоставить руководству инструменты, которые помогут успешно преодолеть испытание кризисом. Так считает Алексей Ганин, руководитель ИТ-отдела нижегородского автомобильного завода «Чайка-Сервис», специализирующегося на выпуске серийной и уникальной автоспецтехники.

Предприятие бурно росло в 2006 году, когда была приобретена в собственность часть старого завода и началось освоение второй территории. Естественно, встала задача объединить обе территории в единое информационное поле. Начали с создания сети VPN, но когда число пользователей возросло, пропускной способности канала стало не хватать. Тогда между двумя территориями был проложен волоконно-оптический кабель.

С наступлением кризиса потребность в сетевых ресурсах снизилась, это позволило уменьшить закупки активного оборудования для телекоммуникационной инфраструктуры предприятия. Еще одним существенным источником сокращения издержек стал отказ от аутсорсинга и выполнение ИТ-задач собственными силами.

Кроме того, компания оптимизирует затраты на Интернет, анализирует и ограничивает расход трафика. У компании имеются филиалы в Краснодаре и Москве, все площадки объединены в IP-сеть с единой нумерацией. И теперь для звонков внутри предприятия используют именно эту внутреннюю сеть, что значительно экономнее, чем звонки по междугородней телефонной связи.

Из инструментов, которые в ближайшее время будут предоставлены руководству, Ганин назвал в первую очередь систему расчета себестоимости. Она уже разработана и будет служить общей глобальной цели - сокращению издержек. Уточненный расчет себестоимости по изделиям планируется проводить на основе системы управления инженерными данными. Это обеспечит детальные и оперативные данные о себестоимости (ранее они рассчитывались на основе бухгалтерских данных). Предприятие выпускает достаточно сложные изделия, только конечных вариантов автомобилей с разными модификациями насчитывается порядка полутора тысяч. Естественно, деталей, из которых они собираются, на два порядка больше.

От бухгалтерии - к производству

Первым шагом на пути автоматизации стало приобретение в 2002 году продукта «1С: Бухгалтерия 6.0» и САПР-системы «Компас» компании «Аскон». Следующим шагом стала автоматизация производственной деятельности. Компания «Рарус НН» по заказу предприятия начала адаптацию ERP-системы «1С: Управление производственным предприятием 8» («1С: УПП 8») к потребностям и особенностям предприятия. Целью проекта было построение единой базы данных и реализация управления всеми бизнес-процессами на основе единой информационной системы. Решающим фактором успеха ее внедрения стала непосредственная поддержка высшим руководством предприятия – генеральным директором, который инициировал и поддерживал проект на всех его этапах.

При автоматизации производственной деятельности особое внимание уделялось адекватности отображения в системе хода производственного процесса. Специалисты команды внедрения разработали техническое задание с подробным описанием, какой именно автомобиль в какой комплектации клиент должен получить и что для этого требуется сделать по каждому заказу. В документ заносились тип автомобиля, его модель, перечень требуемых технологических операций, их последовательность, список контрольных операций и т.д. Такой подход позволил сделать компанию более клиенто-ориентированной, поскольку технические задания формировались менеджерами коммерческого отдела, которые старались максимально учесть пожелания клиента, и уже затем задания поступали в производство.

Специалисты ИТ-отдела совместно с технологами разработали блок спецификаций производственных и технологических карт. На их основе и на базе месячного плана выпуска готовой продукции определялась потребность в материалах на определенный период с учетом текущих остатков. Все это позволяло грамотно спланировать работу отдела снабжения.

Сотрудники ИТ-отдела разработали модуль для «1С: УПП 8» для импортирования «дерева» изделия из системы «Компас», которую используют конструкторы предприятия. Алгоритм работы получился следующий: конструкторское бюро средствами «Компаса» разрабатывает чертеж и создает 3D-модель объекта, затем структура изделия при помощи разработанного модуля импортируется в ERP-систему, после чего на основе импортируемых данных строится спецификация изделий. Если конструкторы вносят изменения в какой-либо узел, то эти изменения автоматически отображаются во всех системах.

Поначалу, как признался Ганин, он и его специалисты хотели своими силами сделать систему управления инженерными данными, но вскоре выяснили, что группа компаний Appius, партнер «1С», разрабатывает собственное тиражируемое PDM-решение (оно получило название «1С: PDM Управление инженерными данными»).

Обратная связь

Следующей задачей стало получение оперативной обратной связи от производства, это важно, поскольку технологический цикл изготовления изделия может занимать одну-две недели. Ранее состояние заказа узнавали просто по телефону, теперь же соответствующую информацию получают средствами информационной системы.

Первым шагом в этом направлении стала разработка системы мониторинга состояния технического задания. Были изменены некоторые производственные процессы, в частности сотрудников ОТК обязали сдавать отчеты по принятым работам оператору, а он заносил данные о них в ERP-систему. В результате в системе стало отображаться прохождение производственного заказа по этапам с указанием ответственных лиц, это позволило менеджерам предоставлять клиентам правдивую информацию о том, на каком этапе находятся их заказы и когда они будут готовы.

Следующим шагом стало внедрение модуля производственного планирования. Раньше планирование осуществлялось средствами Excel, нередко возникали нестыковки, ошибки. После того как заработал ERP-модуль производственного планирования, менеджеры получили в свое распоряжение фактические данные, формируемые на основе поступивших технических заданий. Это дало возможность оперативно отслеживать загрузку каждого участка. В результате повысилась точность и эффективность планирования производства.

Вскоре возникла необходимость в более оперативной информации о состоянии производственных процессов, в частности о простоях. Для решения этой задачи внедрили систему, позволяющую отслеживать ход производственных процессов на основе штрих-кодирования: каждой технологической операции, каждому техническому заданию и каждому сотруднику присвоили свой штрих-код, на производстве установили терминалы, оснащенные сканером штрих-кодов.

Производственный процесс теперь строится следующим образом. Перед началом работы бригадир или рабочий подходит к терминалу, считывает свой штрих-код, штрих-код технического задания и технологической операции. С точки зрения системы это означает, что сотрудник приступил к работе. После ее завершения сотрудник повторяет свои действия со штрих-кодами.

«Это универсальное решение, к тому же оно не требует от рабочих компьютерной грамотности, - отмечает Ганин. - Автомобиль – основная и самая дорогая составляющая нашего производства, сокращение простоев позволило резко ускорить выполнение заказов». На предприятии появился удобный и простой инструмент анализа потерь: в системе автоматически генерируются диаграммы работ по каждому автомобилю, позволяющие отслеживать, когда началась работа по данному автомобилю, когда закончилась, сколько времени машина просто стояла в ожидании очередной операции. При превышении допустимого времени начинается выяснение причин и поиск виновников столь длительного простоя. В итоге повысилась персональная ответственность исполнителей.

На основе «1С: УПП 8» специалисты предприятия реализовали блок планирования работы конструкторского бюро. Технические задания, созданные в системе, поступают к главному конструктору, тот их анализирует, распределяет проработку их по своим конструкторам и определяет время на каждую задачу. Такая организация работ дает главному конструктору и менеджерам, которые формируют базу заказов, возможность отслеживать степень загруженности конструкторского бюро, а это, в свою очередь, позволяет сопоставлять загруженность производства и конструкторов и рационально распределять имеющиеся людские и производственные ресурсы.

Данные о выполненных работах, получаемые благодаря штрих-кодам, поступают в блок расчета зарплаты исполнителей. Система фиксирует время выполнения работ, облегчая расчет выходных и сверхурочных часов. Все это способствует быстрому и точному расчету заработной платы.

Важно подчеркнуть, что на предприятии пошли по пути расширения

Базовой конфигурации ERP-системы дополнительными блоками, не меняя ее внутреннюю структуру. Стало возможным, в частности, без проблем проводить ее обновления.

Для управления архивом конструкторской документации на предприятии внедрили систему «1С: PDM Управление инженерными данными» (разработку ГК Appius) и интегрировали ее с «1C: УПП 8». Помимо работ по созданию новых изделий, систему управления инженерными данными планируется использовать для более точного расчета себестоимости изделий.

Многоликая интеграция

На предприятии внедрена GPS-навигация для отслеживания автомобилей снабжения и товарных автомобилей, которые перемещаются на большие расстояния. Это позволяет оптимизировать маршруты, уменьшить расходы на топливо, более четко выдерживать дисциплину поставок.

"Чайка-Сервис" планирует связать по системе видеоконференц-связи в единую сеть все филиалы - два в Нижнем Новгороде и по одному в Москве, Краснодаре и Набережных Челнах. Таким образом улучшится оперативность принятия решений топ-менеджментом и существенно сократятся финансовые и временные затраты на командировки.

«Мы планируем также внедрить решение на базе "1C: УПП 8" для взаимодействия с ГИБДД, подготовки и распечатки ПТС, транзитных номеров, – отмечает Ганин. - Все данные будут сгруппированы в едином месте хранения информации - карточке автомобиля, куда будут заноситься все его идентификационные номера, цвет, номер кузова и т. д., затем эти данные будут использованы в техническом задании, при распечатке ПТС, номеров, справок-счетов». Такая интеграция даст клиентам предприятия возможность получать вместе с автомобилем готовые ПТС и транзитные номера, благодаря чему можно будет быстрее ставить автомобили на учет в ГИБДД.