Функціональні можливості MS Access. Access – це що таке? Створення бази даних у Microsoft Access Призначення та можливості ms access
Розглянемо докладніше основні функції MS Access, щоб мати чіткіше уявлення про його можливості.
У Access база даних означає файл, що містить набір інформації. База даних Access 2007 може містити такі типи об'єктів (див. рис. 1): таблиця, запит, форма, звіт, сторінка, макрос, модуль .
Рисунок 1. Вікно об'єктів бази даних
Access може працювати одночасно лише з однією базою даних. Але одна БД Access може містити безліч таблиць, форм, запитів, звітів, макросів і модулів, які зберігаються в одному файлі з розширенням mdb.
Таблиця– це об'єкт, відповідний поняттю «таблиця» теоретично реляційних баз даних. Для кожної таблиці в Access можна визначити первинний ключі один або кілька індексів з метою збільшення швидкості доступу до даних.
Access дозволяє створювати структуру таблиці у трьох режимах – як конструктора, з допомогою майстра і шляхом введення даних. Різниця передбачає використання цих коштів користувачами з різним рівнем підготовки, різними цілями та перспективами використання даних. Природно, є можливість переглядати, редагувати, видаляти і додавати записи, здійснювати пошук, заміну, сортування даних, змінювати вид таблиці. Зв'язки між таблицями визначаються спеціальним засобом, який називається «Схема даних».
Малюнок 2. Схема даних
Це зручний графічний інструмент, що дозволяє створювати зв'язки між певними полями таблиць, задавати різні типи відносин, встановлювати обмеження цілісності посилань. При цьому зміни відразу застосовуються в базі даних (природно, якщо дані, що містяться, задовольняють усім умовам) Отриману діаграму таблиць і зв'язків можна роздрукувати, що, безсумнівно, зручно для розробника.
Запит– об'єкт, що містить текст SQL запиту, що має унікальне ім'я у певній базі даних. Створити запит можна за допомогою майстра та в режимі конструктора. У першому випадку користувачеві в інтерактивному режимі пропонується вибрати ім'я таблиці та поля для вибірки. У другому випадку можна вибрати кілька таблиць або запитів, зв'язати їх графічним способом та визначити поля вибірки. Також можна встановити додаткові умови для кожного поля та параметри сортування.
Малюнок 3. Конструктор запиту
Є ще один спосіб створення запиту, який вбудований у конструктор – це написання запиту вручну на мові SQL. Однак текстовий редактор, призначений для цього, має явно мізерні можливості в плані зручності та наочності оформлення коду. Мабуть, цей спосіб не позиціонувався розробниками як основний.
Форма– це спеціальний об'єкт-контейнер для інших інтерфейсних компонентів, таких як поля введення та відображення даних, кнопки та ін. На формі розробник має компоненти для введення, коригування, перегляду та групування даних, залежно від специфіки програми. Форму також можна створити двома способами – в режимі конструктора та за допомогою майстра. У першому випадку розробник має у своєму розпорядженні набор компонентів (при необхідності можна зареєструвати свої ActiveX), які вільно розміщує на формі і задає їх параметри. У режимі майстра користувач просто вибирає таблицю, поля та стиль оформлення, а форма генерується автоматично.
Звіт– об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений до іншого документа. Цей документ містить результати вибірки з бази даних у вигляді структурованої інформації (наприклад, таблиці або списку). MS Access має багаті можливості з оформлення та форматування звітів. Ті ж два режими створення є й у звіті. У режимі майстра у користувача є можливість задати безліч параметрів, що практично повністю визначають бажаний зовнішній виглядзвіту. Для створення нестандартних звітів краще скористатися конструктором.
Сторінки- Засіб публікації даних в локальної мережічи Internet. Створювана сторінка проектується подібно до форми (з деякими відмінностями у компонентах, що використовуються), при роботі з нею можна не тільки переглядати, але й змінювати дані в базі. Після збереження сторінки як об'єкта в базі даних її можна експортувати у вигляді файлу у форматі HTML і використовувати для доступу до даних через інтернет-браузер.
Макрос- це об'єкт, що є послідовністю макрокоманд для автоматизації найбільш часто виконуваних дій при роботі з базою. Макрокоманди вибираються з списку, а параметри задаються розробником. Виконати макрос можна за натисканням на кнопку програмним методому коді.
Модуль – контейнер програмного коду VBA. Для редагування та перегляду використовується оболонка Редактора Visual Basic. Весь програмний кодПрограми міститься в наборі модулів. Тут він має те ж значення, як і в будь-якій мові програмування.
Це повний список об'єктів, які можна зберігати в базі даних MS Access, який, втім, схожий і на інших настільних СУБД подібного класу, наприклад Paradox.
Access надає такі функціональні можливості.
Ввід данних.Введення даних може здійснюватися такими способами: вручну прямо в таблицю (сюди відноситься вставка вмісту буфера обміну); вручну у поля форми; прямий імпорт даних із інших джерел (бази Access, текстові файли, формат DBF, електронні таблиці, джерела даних ODBC); програмним методом, який може поєднувати в собі будь-які засоби, які можна реалізувати на VBA. Останній спосіб має найбільшу гнучкість і представляє практично необмежені можливості, проте він найскладніший у реалізації і вимагає певного рівня знань програмування.
2. Зміна даних.Редагування можливе такими способами: вручну у таблиці; у полях форм; у вікні браузера, в якому завантажено веб-сторінку з БД; програмним способом.
3. Виведення даних.Тут Access надає такі можливості: виведення на екран монітора у табличному вигляді, полях форм чи звітів; експорт в інші формати даних (ті ж, що при імпорті); висновок на друк, переважно у вигляді звітів; виведення даних в інтернет-браузер за допомогою об'єкта Сторінка в межах певної мережі; програмний експорт та виведення інформації.
4. Взаємодія з іншими джерелами та споживачами інформації.У цьому плані Access може бути сервером або клієнтом автоматизації. Особливо прозоро налаштовуються зв'язки з іншими продуктами пакету Microsoft Office. Наприклад, ви можете мати документ Microsoft Word, в якому будуть присутні поля з БД Access, зміна даних у базі автоматично відображається у документі. Це дозволяє створювати гнучкі рішення, що інтегрують дані в офісних засобах. 5. Використання бази даних MS Access іншими програмами. Такий варіант використовує файл MDB як сховище даних. Програма, яка звертається до даних, може бути написана будь-якою високою мовою. У цьому випадку використовуються таблиці та запити. Про підтримку цілісності і актуальності даних стежить ядро БД. Взаємодія відбувається через драйвер ODBC Microsoft Jet Engine.
6. Засоби створення програм.Створення програм на Access багато в чому подібне до всіх інших засобів автоматизації Microsoft Office. Тут використовується мова Visual Basic for Applications, що інтерпретується, що призводить, як і при використанні будь-якої інтерпретованої мови, до певного збільшення витрат процесорного часу і зменшення швидкості роботи програм і обробки даних. Для успішної розробки необхідно знати об'єктну модель самого Access та особливості її використання.
7. Управління даними в розрахованому на багато користувачів режимі.При роботі з Базами Даних у розрахованому на багато користувачів режимі виникають ситуації, коли необхідно обмежити кількість користувачів, що звертаються до даних. Це робиться для того, щоб запобігти одночасному оновленню одного і того ж запису, при глобальному оновленні даних або при технічному обслуговуванні самої Бази Даних.
Ядро БД Access забезпечує три рівні блокування:
Блокування бази даних. На цьому рівні блокування до БД може звертатися лише один користувач. Такий рівень блокування застосовується для глобальної зміни або оновлення даних або при технічне обслуговуванняОснови даних – стиску.
Блокування таблиці. На цьому рівні блокування до таблиці може звертатися лише один користувач. Такий рівень блокування застосовується у випадках, коли необхідно обробити відразу кілька записів таблиці.
Блокування сторінки. На цьому рівні до заблокованої сторінки може звертатися лише один користувач. Це найнижчий рівень блокування. Процесор Microsoft Jet автоматично встановлює блокування сторінки та не може контролюватись вашою програмою. Сторінка даних може містити декілька записів, його розмір дорівнює 26 кб. Блокування сторінки означає блокування всіх записів на цій сторінці. Якщо довжина запису – 512 байтів, то буде заблоковано 4 записи, а якщо 50 байтів то 40 записів. Точне число записів не можна заздалегідь визначити, ні задати, т.к. таблиця може містити віддалені записи (які видаляються лише під час ущільнення).
Блокування на рівні таблиці має два режими – песимістичний та оптимістичний. За промовчанням встановлюється песимістична блокування.
8. Адміністрація.Перевага монопольного режимуроботи фактично призвело до виродження функцій адміністрування БД і у зв'язку з цим – відсутність інструментальних засобів адміністрування в звичайному розумінні цього слова в MS Access. Наявні ж засоби дозволяють зробити таке: є можливість поділу бази даних Microsoft Access на два файли, в одному з яких містяться таблиці, а в іншому запити, форми, звіти, макроси, модулі та ярлики сторінок доступу до даних. Це дозволяє користувачам мати доступ до спільного джерела даних і створювати свої власні форми, звіти та інші об'єкти, а також скоротити мережевий трафік; Існує можливість зв'язування таблиць з інших баз даних Microsoft Access або інших джерел. Наприклад, може знадобитися використання таблиці з іншої бази даних Microsoft Access, відкритої для спільної роботи в мережі. Це особливо корисно при необхідності зберігати всі таблиці в одній базі даних на мережному сервері, зберігаючи форми, звіти та інші об'єкти в окремій базі даних, копії якої є у всіх користувачів загальної бази даних; засоби реплікації Microsoft Access, доступні в базі даних (.mdb) та в проекті (.adp), дозволяють створювати репліки та синхронізувати їх на вимогу під час роботи в Microsoft Access; засоби захисту та розмежування доступу. Найпростішим способом захисту є встановлення пароля для відкриття бази даних. База даних може бути зашифрована. При шифруванні бази даних її файл стискається та стає недоступним для читання за допомогою службових програм або текстових редакторів. Дешифрування бази даних скасовує результати операції шифрування. Найбільш гнучкий та поширений спосіб захисту бази даних називається захистом на рівні користувачів. Цей спосіб захисту подібний до способів, що використовуються в більшості мережевих систем. Однак як уже зазначалося, підбір пароля адміністратора не становить складності для фахівця зі злому; є можливість перетворення БД у формат більш ранньої версії MS Access для забезпечення сумісності у деяких випадках; і нарешті, засіб для стиснення бази даних, який стирає інформацію про віддалених рядкахта зменшує розмір файлу MDB на диску. Це призводить до більшої продуктивності та в деяких випадках може відновити базу даних (наприклад, після несподіваного вимкнення живлення).
Також необхідно згадати, що в Access спочатку є шаблони типових баз даних для автоматизації найпоширеніших завдань.
Малюнок 4. Шаблони баз даних
Користувач в інтерактивному режимі Майстра вибирає дані, які бажає мати у своїй БД відповідно до потреб підприємства, а MS Access автоматично створює всі необхідні об'єкти. Надалі цю базу даних можна доопрацьовувати та розширювати.
Багатозначні поля для складних даних
Можна створити поле, що містить декілька значень, також званих складними даними. Припустимо, що вам потрібно призначити завдання одному із співробітників чи підрядників, але ви хотіли б призначити це завдання кільком людям. У більшості систем управління базами даних і в ранніх версіях Access у такому випадку потрібно було б створити зв'язок типу «багато-багатьом», щоб уникнути помилок.
У Office Access 2007 найскладніша частина роботи робиться автоматично, коли вибирається поле для введення кількох значень. Багатозначні поля особливо зручні при використанні Office Access 2007 для роботи зі списком SharePoint, що містить один із типів багатозначних полів, які використовуються у компоненті Windows SharePoint Services. Office Access 2007 сумісний з цими типами даних.
Новий тип даних "Вкладення" дозволяє зберігати всі типи документів і двійкові файли в базі даних, при цьому не відбувається збільшення розміру бази даних. Office Access 2007 автоматично виконує стиснення вкладень, коли це можливо, щоб залишити якнайбільше вільного простору. Потрібно вкласти документ Microsoft Office Word 2007 запис або зберегти в базі даних кілька цифрових фотографій. Використання вкладень значно полегшує виконання таких завдань. Можна навіть додавати кілька вкладень до одного запису.
Поля МЕМО тепер зберігають форматований текст та підтримують журнал виправлень.
Тепер у Office Access 2007 підтримується форматований текст, який можна використовувати у записах поряд із звичайним текстом. Текст можна форматувати за допомогою різних параметрів (таких як жирне та курсивне накреслення, а також застосовувати різні шрифти, кольори та інші звичайні параметри форматування) і зберігати в базі даних. Форматований текст зберігається в полі МЕМО у форматі на основі HTML, який сумісний з типом даних «Форматований текст» у компоненті Windows SharePoint Services. Задайте для властивості TextFormat значення RichText, або PlainText, і дані в текстових полях і в режимі таблиці будуть відформатовані належним чином.
Поля МЕМО зручно використовуватиме зберігання великих обсягів даних. За допомогою Office Access 2007 можна встановити властивість Тільки додавання, щоб зберегти в полі МЕМО записи про всі зміни. Потім можна переглянути журнал цих змін. Ця функція також підтримує функцію відстеження у Windows SharePoint Services. Таким чином, можна також використовувати Access для перегляду журналу вмісту списку SharePoint.
До основних об'єктів ACCESS належать: таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі.
Таблиця - це об'єкт, який визначається та використовується для зберігання даних. Кожна таблиця містить інформацію про об'єкт певного типу. Таблиця містить поля (стовпці) та записи (рядки). Працювати з таблицею можна у двох основних режимах: у режимі конструктора та у режимі таблиці.
У режимі конструктора визначається структура таблиці, тобто. визначаються типи, властивості полів, їх кількість та назви (заголовки стовпців). Він використовується, якщо потрібно змінити структуру таблиці, а не дані, що зберігаються в ній.
Режим таблиці використовується для перегляду, додавання, зміни, найпростішого сортування або видалення даних.
Запит - це об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї чи кількох таблиць. Запит - це питання, яке користувач задає ACCESS про інформацію, що зберігається в базі даних.
Запити можна створювати самостійно та за допомогою майстрів. В ACCESS можна створювати такі типи запитів:
Запит на вибірку;
Запит із параметрами;
Перехресний запит;
Запит на зміну (запит на видалення, оновлення та додавання записів на створення таблиці);
Запити на об'єднання, запити до сервера, запити, що управляють, підпорядковані запити.
За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати та змінювати дані з кількох таблиць, створювати нові таблиці. Вони використовуються як джерело даних для форм та звітів.
Працювати із запитами можна у двох основних режимах: у режимі конструктора та у режимі таблиці.
Форма – це об'єкт, в основному, призначений для зручного введення відображення даних. На відміну від таблиць, у формах немає інформації баз даних. Форма – це формат (бланк) показу даних на екрані комп'ютера. Форми можуть будуватися лише з урахуванням таблиць чи запитів. Побудова форм на основі запитів дозволяє подавати в них інформацію з кількох таблиць.
У форму можуть бути впроваджені малюнки, діаграми, аудіо (звук) та відео (зображення).
Режими роботи з формою:
Режим форми використовується для перегляду та редагування даних, надає середовище для роботи з даними та зручний дизайн їх подання на екрані;
Режим конструктора форм необхідний, якщо необхідно змінити визначення форми (структуру чи шаблон форми), а чи не представлені у ній дані;
Режим таблиці дозволяє побачити таблицю, що включає усі поля форми;
Звіт - це об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений до іншого документа. Звіти, як і форми, можуть створюватися на основі запитів та таблиць, але не дозволяють вводити дані.
Режими роботи зі звітом:
- режим попереднього переглядудозволяє побачити звіт таким, яким він буде втілений під час друку;
- режим конструкторапризначений зміни шаблону (структури звіту).
Макрос - це об'єкт, що є структурованим описом однієї або кількох дій, які повинен виконати ACCESS у відповідь на певну подію.
Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елемента в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макросу можна перевірити значення деякого поля при зміні його змісту. У макрос можна включити додаткові умовидо виконання чи невиконання тих чи інших включень до нього дій.
Робота з формами та звітами суттєво полегшується за рахунок використання макрокоманд. У MS ACCESS є понад 40 макрокоманд, які можна включати макроси. Макрокоманди виконують такі дії, як відкриття таблиць та форм, виконання запитів, запуск інших макросів, вибір опцій із меню тощо. Макрокоманди дозволяють натисканням однієї (іди кількох) кнопки виконувати комплекс дій, який часто доводиться виконувати протягом роботи.
Модуль - об'єкт, що містить програми на MS ACCESS BASIC, які дозволяють розбити процес на дрібніші дії та виявити помилки, які неможливо було б знайти з використанням макросів.
MS Access призначена для розробки настільних баз даних та створення додатків баз даних архітектури клієнт-сервер, що працюють під управлінням операційних системсімейства Windows. Ця система доступна для користувача будь-якого рівня.
MS Access працює з об'єктами, до яких належать таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Всі пов'язані між собою об'єкти організовані в один файл, який називається базою даних.
Засобами Access можна виконати такі операції.
1. Проектування базових об'єктів ІВ - двомірних таблиць різними типамиданих, включаючи поля об'єктів OLE.
2. Встановлення зв'язків між таблицями, за допомогою цілісності даних, каскадного оновлення та видалення записів.
3. Введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікація та вибірка даних із таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць та апарату логічної алгебри (для фільтрації даних).
4. Створення, модифікація та використання похідних об'єктів інформаційних систем(форм, запитів та звітів), за допомогою яких у свою чергу виконуються такі операції:
- оптимізація введення користувача і перегляду даних (форми);
- з'єднання даних із різних таблиць;
- проведення групових операцій (тобто. операцій над групами записів, об'єднаних якоюсь ознакою), з розрахунками та формуванням обчислюваних полів;
- відбір даних із застосуванням апарату логічної алгебри (запити);
- складання друкованих звітів за даними, що містяться у таблицях та запитах БД.
MS Access має виключно потужні, зручні та гнучкі засоби візуального проектування об'єктів, і це дає можливість користувачеві при мінімумі попередньої підготовкиДосить швидко створити повноцінну ІС лише на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.
У Microsoft Access 2002 є можливість відкривати таблиці, запити, уявлення, збережені процедури, функції та форми в режимах зведеної таблиці та зведеної діаграми. Існує можливість зберігати подання в режимах зведеної таблиці та зведеної діаграми як сторінки доступу до даних, які потім може переглянути будь-який користувач, на комп'ютері якого встановлено Microsoft Internet Explorer 5 або пізніша версія.
Microsoft Access 2002 надає потужні інтуїтивні способи спільного використання даних XML(Extensible Markup Language), незалежно від платформи, формату даних, протоколу, схеми та бізнес-правил. Мова XML є не лише стандартною технологією передачі даних в Інтернеті; він швидко перетворюється на кращу технологію обміну даними між діловими програмами.
У Microsoft Access 2002 значно вдосконалено інтеграцію Access та SQL Serverза рахунок включення розширених властивостей бази даних SQL до проекту Microsoft Access. Застосування розширених властивостей у проектах Microsoft Access 2002 зробило можливим використаннятаких засобів, як зв'язки підстановок, умови на значення (також відомі як обмеження), форматування тексту та підтаблиці.
51. Які об'єкти належать до файлу бази даних MS Access?
Об'єктом обробки MS Access є файл бази даних, що має довільне ім'я та розширення.
Цей файл включає основні об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси і модулі.
Об'єкти MS Access.
MS Access працює з такими об'єктами:
Таблицями
формами
Запитами
Звітами
Крім того, кваліфіковані користувачі можуть працювати ще з двома об'єктами: макросами та модулями.
Макрос – набір спеціальних макрокоманд (відкрити форму, надрукувати звіт).
Модуль – це програма, написана спеціальною мовою.
Таблиця є об'єктом MS Access. Всі інші об'єкти є похідними і створюються лише з раніше підготовлених таблиць. Таблиця - це об'єкт призначений для зберігання даних у вигляді записів (рядків) та полів (стовпців). Зазвичай, кожна таблиця використовується для зберігання відомостей з одного конкретного питання.
Форма не є самостійним об'єктом MS Access, вона просто допомагає вводити, переглядати та модифікувати інформацію в таблиці чи запиті. Сенс їх у тому, щоб надати користувачеві кошти для запалення лише полів, які належить заповнювати. Одночасно з цим у формі можна розмістити спеціальні елементи управління (лічильники, списки, перемикачі, прапорці та інше).
Запити та звіти виконують самостійні функції. Запит – об'єкт БД, що дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи кількох таблиць. Звіт – об'єкт БД для друку даних.
Сторінки - це спеціальні об'єкти баз даних, виконані в коді HTML, що розміщується на Web-сторінці і передаються клієнту разом з нею. Сторінки доступу до даних здійснює інтерфейс між клієнтом, сервером та базою даних, розміщених на сервері.
Кожен об'єкт MS Access має назву. Довжина імені не більше 64 символів, включаючи російські літери та пробіл (виняток - точка та деякі спеціальні символи).
Поле – елемент таблиці, стовпець чи комірка.
Запис – повний набірданих про певний об'єкт, у режимі таблиці це рядок.
52. Які обмеження на імена полів, елементів керування та об'єктів діють у MS Access?
На імена полів, елементів керування та об'єктів діють обмеження:
- Ім'я має містити трохи більше 64 символів;
- Ім'я може містити літери, цифри, пробіли та символи, крім точки (.), знака оклику (!), квадратних дужок (), лапок («).
- З кожним об'єктом бази даних робота виконується у окремому вікні.
- Імена полів у таблиці не повинні повторюватися, тобто мають бути унікальними.
- Бажано уникати використання імен полів, що збігаються з іменами вбудованих функцій або властивостей Microsoft Access (наприклад, Name - ім'я).
Текстовий - Число знаків, яке не перевищує мінімальне з двох значень: 255 або значення властивості Розмір поля (FieldSize). Microsoft Access не зберігає прогалини в частині поля, що не використовується.
Поле МЕМО- До 65535 знаків. (Якщо поле MEMO обробляється через об'єкти доступу до даних і містить лише текст та числа, а не двійкові дані, то його розмір обмежується розміром бази даних).
Числовий - 1, 2, 4 або 8 байт (16 байт тільки якщо для властивості Розмір поля (FieldSize) задано значення «Код реплікації»).
Дата/час-8 байт.
Ціль- познайомити з функціональними можливостямиСУБД та загальною методологією їх використання у професійній роботі, пов'язаної з організацією зберігання та обробки даних.
Microsoft Access 2000 входить до складу пакета Microsoft Office 2000. Це повнофункціональна реляційна СУБД.
У Access можна використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange - динамічний обмін даними); реалізуються також принцип зв'язку та використання OLE-об'єктів, тобто. посилань на конкретну інформацію, що зберігається у своїй первісній формі.
OLE-об'єктом може бути Excel-таблиця, Paintbrush-ілюстрація, звуковий файл та ін. Вставляти об'єкти можна шляхом копіювання об'єкта через буфер обміну.
Access сприймає безліч різних форматів даних, включаючи файлові структуриінших СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro та ін.).
Access працює з базами даних, які створені в інших СУБД, підтримують стандарт ODBC, включаючи Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 і Rdb.
У Access входять спеціальні програми: "Конструктор", "Майстер", "Побудовник виразів", "Маска введення", - що дозволяє створювати екранні форми, звіти, запити.
Програми "Конструктор"містять інструментальні засоби, що дозволяють досить простим способомскладати необхідні форми, запити, звіти.
Програми «Майстер»допомагають проектувати форму або звіт шляхом відповіді користувача на низку питань для отримання закінченого звіту (форми, запити).
Access дозволяє звертатися до баз даних, створених інших системах (dBASE, Paradox та інших.) без перекладу їх у формат Access. У Access реалізовано принцип колективного представлення та обробки даних.
Користувачеві надаються засоби автоматизації розробки додатків - елементів управління: у діалозі із системою користувач може створити потрібні елементи управління.
Введено контекстне менюз набором команд – відкривається правою кнопкою миші будь-якої миті (можна не звертатися до головного меню).
Побудовник виразів(expression builder), що містить список готових виразів, допомагає користувачу при визначенні (формуванні) виразів у таблиці, запиті, формі, звіті, макросі, модулі.
Інструментарій «Перемістити та відпустити» дозволяє перетягувати запити, таблиці з вікна бази даних у форми, звіти, а також перетягувати таблиці Excel у вікно бази даних Access.
додаток «Майстер з розробки баз даних»(Database Wizard) містить понад 20 шаблонів, що створюють таблиці, форми, звіти.
Програми Майстер із створення форм(Form Wizard) та Майстер звітів(Report Wizard) призначені для автоматизації проектування форм та звітів. За допомогою можна складати складні звіти на основі більш ніж однієї таблиці. Ці програми аналізують поля, які включаються до звіту та вирішують, яку створити форму - просту чи звіт.
Конструктори форм та звітівдозволяють створити на основі інформації бази даних форми та звіти, що відповідають сучасним технологіям.
Всі елементи інтерфейсу набули тривимірного відображення. Можна ховати об'єкти від інших користувачів до інформації. Розширено функції допомоги Help.
Функції контролю правильності тексту та виправлення помилок виконується Автокоректор(AutoCorrect), а орфографічний контроль інформації - Майстер орфографічного контролю.
MS Access - це класична СУБД, а й система розробки додатків. Можна розробляти програми для роботи з базою даних, не знаючи мови програмування.
Основні об'єкти бази даних (рис.1):
Мал. 1. Вікно програми MS Access
Таблиці - є основою бази даних, оскільки вся інформація міститься у них;
– форми – спеціальні засоби для введення та перегляду даних;
Запити – служать для отримання даних з таблиць та надання їх користувачеві в зручному вигляді. З їх допомогою виконують такі операції, як відбір даних, їх сортування та фільтрацію, можна створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення та ін;
Звіти – призначені для виведення даних, є засоби для групування даних, що виводяться, і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.
Сторінки - спеціальні об'єкти для організації бази даних, що розміщується на Web-сторінці;
Макроси- призначені для автоматизації операцій, що повторюються при роботі з СУБД;
Модулі – призначені для створення нових функцій шляхом програмування.
Запитання для самоконтролю:
1. Дайте характеристику MS Access.
- Які можливості має MS Access?
- Перерахуйте основні об'єкти MS Access.
- Перерахуйте склад спеціальних програм, що входять до MS Access,їхнє призначення.
Всім привіт. Тема цієї статті – основне призначення Access. Але перш ніж освоїти основне призначення Access, розберемо поняття бази даних.
База даних (БД)- Сукупність даних, організованих за певними правилами, що передбачають загальні принципи опису, зберігання та маніпулювання даними, незалежна від прикладних програм.
Найбільш поширеним типом моделі представлення даних є реляційний (relational) тип. Назва «реляційний» пояснюється тим, що кожен запис у базі даних містить інформацію, що відноситься до одного конкретного об'єкта. Крім того, з інформацією, що належить різним об'єктам, можна працювати як з єдиним цілим, заснованим на значення пов'язаних між собою (related) даних. У реляційних СУБД усі оброблювані дані подаються як таблиць.
Однією з найпопулярніших сьогодні настільних системуправління базами даних, включених у багате оточення продуктів сімейства Microsoft Office, є Microsoft Office (далі - Access). Вона призначена як на початківця, так і на кваліфікованого користувача. База даних Access представляє набір даних та об'єктів (таких як таблиці, запити та форми), що належать до певної задачі.
Основними функціями Access є:
визначення даних, тобто визначення структури та типу даних, а також зазначення, як ці дані пов'язані між собою:
обробка даних, що включає пошук, фільтрацію, сортування, обчислення; обробка передбачає також об'єднання даних з іншою пов'язаною з ними інформацією;
керування даними, тобто вказівка, кому дозволено користуватися даними та актуалізувати базу даних, а також визначення правил колективного користування даними.
Access надає максимальну свободу завдання типу даних — текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці. Є можливість задавати формати зберігання (довжина рядка, точність подання чисел та дати часу) та подання цих даних під час виведення на екран або друк.
Access є сучасним додатком Windows і дозволяє використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange) – динамічний обмін даними та OLE (Object Linking and Embedding) – зв'язок та впровадження об'єктів. DDE забезпечує обмін даними між MS Access та будь-яким іншим додатком Windows. OLE встановлює зв'язок з об'єктами іншої програми або впроваджує будь-який об'єкт у базу даних Access; як об'єкти можуть виступати малюнки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших додатків Windows. Access може працювати з великою кількістю різноманітних форматів даних, дозволяючи здійснювати імпорт та експорт даних із файлів текстових редакторівта електронних таблиць. Access здатна безпосередньо обробляти файли Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro та інші.
СУБД Access для роботи з даними використовує процесор баз даних Microsoft Jet, об'єкти доступу до даних та засіб швидкої побудови інтерфейсу – конструктор форм. Для отримання роздруківок використовується конструктор звітів. Автоматизація рутинних операцій може виконуватись за допомогою макрокоманд. Незважаючи на свою орієнтованість на кінцевого користувача, в Access є мова програмування Visual Basic for Application, що дозволяє створювати масиви, свої типи даних, контролювати роботу додатків.
Access має три основні режими роботи:
режим запуску, що дозволяє здійснювати стиск та відновлення бази даних без її відкриття;
режим конструктора, в якому можна створювати та модифікувати структуру таблиць та запитів, розробляти форми для відображення та зміни даних, а також проводити формування звітів перед печаткою;
режим виконання, коли у головному вікні виводяться вікна об'єктів баз даних.
До складу будь-якої бази даних Access входять такі елементи:
таблиці, які складаються із записів, що містять дані про конкретний предмет;
форми , що використовуються для введення та перегляду таблиць у вікні форми та дозволяють обмежити обсяг інформації, що відображається на екрані у потрібному вигляді;