Створення звітів як об'єктів бази даних Access. Створення запитів та звітів у субд ms access. захист даних у ms acces Звіт субд

Microsoft Access- це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні коштидля визначення та обробки даних, а також для управління ними під час роботи з великими обсягами інформації.

СУБД Microsoft Access надає можливість контролювати завдання структури та опис своїх даних, роботу з ними та організацію колективного користування цією інформацією. СУБД Microsoft Access також суттєво збільшує можливості та полегшує каталогізацію та ведення великих обсягів інформації, що зберігається в численних таблицях. СУБД Microsoft Access включає три основні типи функцій: визначення (завдання структури та опис) даних, обробка даних і управління даними. MS Access – це набір інструментальнихзасобів для створення та експлуатації інформаційних систем.

Засобами Access можна проводити такі операції.

1. Проектування базовихоб'єктів ІВ - двомірних таблиць, різними типамиданих, включаючи поля об'єктів OLE. Перш ніж заповнювати таблицю, треба створити її макет.

2. Встановлення зв'язківміж таблицями, за допомогою цілісності даних, каскадного оновлення полів та каскадного видалення записів.

3. Введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікація та вибірка даних із таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць та апарату алгебри логіки (для фільтрації даних).

4. Створення, модифікація та використання похіднихоб'єктів ІВ (форм, запитів та звітів).

Об'єктом обробки MS Access є файл бази даних,має довільне ім'я та розширення .MDB. Цей файл містить основні об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси та модулі. Таким чином, інформаційна система, створена в Access - це файл бази даних. MDB плюс інструментарій самої Access. Експлуатація такої ІС – це обробка документа.MDB додатком Access.

Інформація у базі даних Access представляється як окремих таблиць. У цьому кожен стовпець таблиці відповідає полю даних, а кожен рядок - запису даних.

Запис даних складається з кількох полів. При цьому діє таке правило: запис даних є групою взаємопов'язаних полів, що розглядаються як єдине ціле. Наприклад, запис даних може містити інформацію про конкретного клієнта або продукту. Кожен запис даних у таблиці містить однакову кількість полів. Кожне поле містить той самий тип інформації. Наприклад, у кожному запису даних деякої таблиці поле ІМ'Я КЛІЄНТА буде призначено імені клієнта, тобто. міститиме однотипну інформацію.

Існують різні типиданих. Тип даних для конкретного поля даних вибирається залежно від того, яка інформація розміщуватиметься в цьому полі. Розмір поля даних визначається залежно від обраного йому типу. Опис типів даних та їх характеристика наведено у таблиці 2.

Таблиця 2 - Типи даних

Крім таблиць СУБД Access працює з такими об'єктами:

формами;

Запитами;

Звітами;

Макрос;

Модулі.

Таблиця – це базовийоб'єкт MS Access. Всі інші об'єкти є похіднимиі створюються лише з основі раніше підготовлених таблиць.

Форма не є самостійним об'єктом Access. Вона просто допомагає вводити, переглядати та модифікувати інформацію в таблиці чи запиті. Запити та звіти виконують самостійні функції: обирають, групують, репрезентують, друкують інформацію.

Кожен об'єкт MS Access має ім'я.Довжина імені будь-якого об'єкта MS Access (таблиці, форми тощо) - не більше 64 довільнихсимволів (за винятком точки та деяких службових знаків). В ім'я можуть входити прогалини та російські літери. З кожним об'єктом працюють в окремому вікні, причому передбачено два режими роботи:

1) режим конструктора, -коли створюється чи змінюється макет, структура об'єкта (наприклад, структура таблиці);

2) оперативнийрежим, - коли у вікні завдання ІВ проглядається, змінюється, вибирається інформація.

Крім того, файл бази даних входить ще один документ, що має власне вікно: Схема даних.У цьому вікні створюються, переглядаються, змінюються та розриваються зв'язкуміж таблицями. Ці зв'язки допомагають контролювати дані, створювати запити та звіти.

Форма,Строго кажучи, - необов'язковий елемент ІВ (в принципі без неї можна обійтися), але вона дозволяє спростити операції введення та перегляду даних.

Запит- це похідна таблиця, куди входять дані з інших таблиць і з них проводяться різні операції. Зокрема, у запиті можуть з'явитися обчислюваніполя, тобто поля, значення яких є функціямизначень інших полів (можливо, із різних таблиць). Крім того, запити дозволяють проводити груповіоперації, тобто. операції над групою записів, об'єднаних якоюсь загальною ознакою (наприклад, можна підсумувати кількість для записів з тим самим кодом). Зрештою, запити дозволяють складати вибірки з таблиць за якоюсь умовою. У разі застосовується алгебра логіки.

Звіт -це фактично той самий запит, але оформлений так, щоб його можна було надрукувати на папері та подати начальству (з гарними заголовками, проміжними підсумками тощо).

По суті, таблиці та форми застосовуються для обслуговування вмісту бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію ІС - вилучення, перетворення та подання інформації.

створення похіднихоб'єктів - запитів, форм та звітів - ведеться приблизно за однією і тією ж схемою. Ось деякі особливості:

Для похідних об'єктів необхідно вказати ім'я (імена) таблиці (запиту), основі якої створюється цей об'єкт;

При використанні Майстра на панелі інструментів необхідно встановити прапорець «Панель елементів» і на екрані з'явиться набір піктограм (рис. 14.5), за допомогою якого ви проектуєте форму (звіт, запит).

Створення будь-яких об'єктів можливе двома способами: за допомогою майстра та в режимі конструктора.

MS Access має потужні, зручні та гнучкі засоби. візуальногопроектування об'єктів за допомогою Майстерів, і це дає можливість користувачеві при мінімумі попередньої підготовкиДосить швидко створити повноцінну ІС - лише на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.

Майстри самі виконують необхідні дії. Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Припустимо, що ви хочете сформувати звіт. Майстер звітів запитає вас, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Робота з Майстерами проста, надійна та ефективна, і дозволяє використовувати все багатство можливостей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту. Крім перерахованих, Access є й інші конструктори. Це - макро-конструктор, з допомогою якого формуються різні макроси, і навіть конструктори меню, полів, кольорів, кодів та інші.

1 Запуск Microsoft Access:

Під час запуску Access на екрані з'являється вікно (рисунок 1.1), у якому можна:

Або створитинову базу даних, тобто файл із розширенням.MDB;

Або відкритиіснуючу БД, тобто файл із розширенням.MDB.

Створення БД.Після вибору команди [Файл-Створити...], на екрані з'являється стандартний файлер (малюнок 1.2), у якому треба вказати ім'я та адресу створюваногофайл бази даних. Наприклад, для інформаційної системиз іменем Телефонний довідник.MDB.

Створивши файл, Access розкриває порожнє вікно бази даних,і в цьому вікні проводяться всі операції - створення та маніпулювання об'єктами БД. У цьому вікні знаходиться 7 об'єктів (Таблиці, Запити, Форми, Звіт, Сторінки, Макроси, Модулі) та групи.

Відкриття БД. Після вибору команди [Файл-Відкрити...] на екрані з'являється стандартний файлер, в якому необхідно вказати ім'я та адресу існуючогофайл бази даних. Потім у вікні програми відкривається вікно БД,що забезпечує доступ до вже створених об'єктів бази даних та можливість створювати нові об'єкти.

MS Access - багатовіконнедодаток, однак у будь-який момент може бути відкрито лише одну базу даних. Саме її вікно є головнимвікном документа у програмі Access (рисунок 1.3), і його закриття означає закриття відповідного файла.MDB. Однак це вікно породжує безліч дочірніхвікон (таблиці, запиту, форми тощо). Зберегти об'єкт (наприклад, макет таблиці), вікно якого знаходиться на екрані, і присвоїти йому ім'я можна так само, як це робиться з файлами: командою [Файл-Зберегти] або [Файл-Зберегти як...].

Робота з таблицями

Отже, у вікні бази даних знаходиться перелік існуючих об'єктівБД - таблиць, запитів і т. д. З вікном будь-якого об'єкта (дочірнім вікном) можна працювати або оперативномурежимі (наприклад, вводити або переглядати дані в таблиці), або в режимі конструктора(наприклад, змінювати макет таблиці).

Перш ніж користуватися будь-яким об'єктом (наприклад, заповнювати даними таблицю), треба створитицей об'єкт (наприклад, створити макет таблиці).

Якщо вибрано вкладку Таблиця, у вікні цієї вкладки відображається список існуючихтаблиць даної БД.

Щоб відкрити існуючу таблицю, треба виділитиїї ім'я у цьому списку та натиснути кнопку «Відкрити».

На малюнку 1.3 показано вікно програми MS Access разом із вікном бази даних «Межгород». Поки що у цьому файлі немає жодного об'єкта.

Для включення до БД новоютаблиці треба натиснути кнопку «Створити».

Щоб виправити макетіснуючої таблиці, треба виділити її ім'я у списку та натиснути кнопку «Конструктор».

Такі самі операції виконуються з іншими об'єктами MS Access.

Будь-який об'єкт (таблицю, запит, форму, звіт) можна створити або вручну (режим конструктора), або за допомогою Майстра.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту.

Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Наприклад, при формуванні звіту Майстер звітів запитає, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Таблиці та запити створювати вручну(У режимі конструктора) ;

- форми та звіти створювати за допомогою Майстри.

Розглянемо послідовність кроків при включенні до бази даних новоютаблиці. Спочатку потрібно визначити предметну область, на яку буде створюватися база даних. В якості предметної областівизначимо міжміські телефонні розмови, розрахунок суми оплати міжміські телефонні розмови окремих абонентов. Насамперед визначаються поля, які міститиме таблиця « Абоненти»бази даних "Міжмісто". Необхідні поля показані в таблиці 3, причому поле «Номер абонента» буде обрано як ключове. Ключ є полем у відповідній таблиці. Він однозначно характеризує кожен запис, що міститься усередині таблиці.

Таблиця 3 - Поля таблиці "Абонент"

Ідеальним первинним ключем є така інформація як номер клієнта, номер рахунку тощо. буд. За допомогою такого ключа легко визначити відповідний запис. Для первинного ключане годяться поля, що містять ім'я клієнта. Завжди можлива ситуація, коли кілька людей мають одне й те саме ім'я.

Після визначення необхідних полів можна приступити до створення власне таблиці в MS Access.

Для цього потрібно відкрити вікно конструктора таблиць (рис. 2.1), вибравши вкладку Таблиця та рядок «Створення таблиці в режимі конструктора» або натиснути кнопку «Створити».

У верхній частині вікна знаходиться створюваний або модифікований макеттаблиці, який являє собою просто список полів із зазначенням імені поля, типу даних та опису. Кожне поле таблиці - це один рядок верхньої частини вікна (рисунок 2.1).

Кожному полю таблиці слід привласнити унікальне ім'я, визначити тип даних, які в нього вводитися, і описати вміст поля, тобто. ввести текстові коментарі, в яких зазначено призначення поля. Ім'я поле може мати до 64 символів. Опис - необов'язковий параметр і використовується для додаткового пояснення поля, що використовується.

У стовпці Ім'я поля (малюнок 2.2) набирається довільне ім'я. У наступному стовпці треба вказати тип данихдля цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що з'являється в цьому стовпці (типи даних описані в таблиці 3). Крім того, як тільки курсор опиняється в стовпці Тип даних, у нижній частині вікна виникає бланк властивостей(Характеристик) даного поля.

Бланк властивостей (нижня частина вікна) є переліком властивостей (ліворуч назва властивості, праворуч - значенняцієї властивості) з вікном підказки щодо кожної властивості.

Перелік властивостей змінюється залежно від типу даних, який зараз відображається в стовпці Тип даних. Клацнувши мишею на полі значенняу бланку властивостей можна змінити це значення (в рамках допустимого для цього типу даних). Властивості полів перелічені у таблиці 4.

Таблиця 4 – Властивості полів, що відображаються у бланку властивостей конструктора таблиць

Більшість значень приймається системою за замовчуванням, деякі значення можна вибрати зі списку, що розкривається.

Для текстового та числового поля треба вказати розмірполя, причому для тексту – це допустима довжина значення (наприклад, 20 або 40 символів), а для числа – формат подання в машині (байт, ціле – два байти, довге ціле тощо). Максимальна довжина текстового поля становить 255 символів. Якщо потрібно ввести текст, довжина якого перевищує це значення, можна скористатися типом даних Мемо.

Для поля «Дата/час» обов'язково треба вказати формат, щоб система знала, як обробляти дані, що вводяться. Наприклад, якщо вибрати «Короткий формат дати», система очікуватиме від вас введення саме дати(у російській версії - ДД.ММ.РРРР), а якщо вибрати «Короткий формат часу», в цьому полі доведеться набирати ЧЧ:ММ (годинник і хвилина).

У рядку властивостей маска введення існує можливість створити маску, відповідно до якої вводитимуться дані. Наприклад, для поля номер телефонможна задати маску 00-00-00 , відповідно до якої і вводитимуться номери телефонів.

Як значення властивості «Умова на значення» можна вказати правило верифікації,тобто логічний вираз, який має набувати значення TRUE («Істина») при введенні даних у це поле. Наприклад, якщо для поля дата розмови записати:

система визнає помилковим введення у поле будь-якого значення рівного чи більшого поточної дати.

У наступній властивості можна записати довільне повідомлення про помилку, видане системою, наприклад: «Це значення дати неприпустимо» або «дата неправильна». Надалі при неправильному введенні дати на екран надійде це повідомлення.

В якості «Обов'язкове поле» можна вказати «Так» ( порожні значенняне допускаються) або "Ні" (пусті значення допускаються).

Для первинногоключа таблиці (поле "Номер Абонента") у властивості "Індексоване поле" потрібно вибрати: "Так, збіги не допускаються", а потім клацнути в панелі інструментів на кнопці "Визначити ключ" (із зображенням ключа). Тим самим визначається ключове поле, або простий індекс.

Завершивши створення макета таблиці необхідно зберегти створену таблицю і вийти з вікна конструктора таблиць.Если закрити вікно конструктора, не зберігши макет, система нагадає, що треба дати таблиці ім'я, або анулювати свою роботу. Надамо створеній таблиці ім'я «Абонент».

Якщо необхідно змінити(модифікувати) макет існуючогооб'єкта, потрібно виділити цей об'єкт у списку відповідної вкладки вікна бази даних та натиснути кнопку Конструктор.На екрані з'явиться вікно з макетом об'єкта (таке саме, як і під час створення). Можна виправити макет і зберегти його під тим самим чи іншим ім'ям.

Після створення макета до таблиці заносяться дані. Клацнувши двічі на назві таблиці, вона відкриється у режимі таблиці і можна розпочинати введення даних (Малюнок 2.3). Якщо в таблиці перше поле – ключове, що має тип Лічильник, вміст даного стовпця автоматично збільшується на 1 при переході на введення нового рядка. Цим забезпечується унікальність значень шпальти.

формоюназивається об'єкт бази даних, який використовується для перегляду, введення або зміни даних. Порівняно з ручним введеннямданих, інтерфейс, заснований на формах, дозволяє автоматизувати процес шляхом додавання у форму функціональних елементів, ввести перевірку даних, настроїти подання даних для перегляду .

Форми створюються з урахуванням спроектованих баз даних. Access надає різноманітні способи створення форм залежно від необхідної функціональності та складності. Найбільш простий спосіб створення форми здійснюється за допомогою майстри форм. Використання майстра форм дозволяє створювати досить гнучкі форми, використовуючи поля з різних таблиць, різні видиформ та стилі оформлення. На рис. 8 показано складну форму, створену з форми, заснованої на дочірній таблиці «Відомість ремонту автозчеплення», всередину якої впроваджено форму, засновану на батьківській таблиці «Відомості про замовника».

Мал. 8. Складна форма як конструктора

Елементи управління– це об'єкти інтерфейсу користувача, що дозволяє вводити або відображати дані. Елементи керування знаходяться на вкладці Конструкторв групі Елементи керування.

Використання елементів управління формами дозволяє значно розширити функціональність форм, і навіть додати відображення необхідних даних. В режимі Конструктораформ можна забезпечити проектовану форму заголовком або пояснювальним текстом, використовуючи інструмент Напис.Деякі поля можна виділити за допомогою елементів керування – Лініяабо Прямокутник.Під час друку даних завжди корисно знати, коли дані були введені, встановити ці параметри можна за допомогою кнопки дата та час.

Іншим елементом управління при проектуванні форм є Поле зі списком.Цей елемент керування застосовується, якщо потрібно, щоб значення поля в таблиці не вводилося вручну, а вибиралося з відомого списку значень. Як правило, цими списками є різноманітні довідкові дані.

Поле зі спискомстворюється в такий спосіб. У режимі конструктора форм виділити правий прямокутник поля, яке буде оснащено елементом управління Поле зі спискомі клацнути правою кнопкою миші. Відкриється меню, із запропонованого списку слід вибрати Перетворити елемент> Поле зі списком.Далі через опцію властивостінеобхідно викликати Вікно властивостейта перебуваючи на вкладці Данівстановити Тип джерела рядків – Список значень(Рисунок 9).В властивості Джерело рядківвказати список значень у наступному форматі – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Мал. 9 – Вікно властивостей поля зі списком "Шифр деталі"

Створений елемент Поле зі спискомдозволяє змінювати шифр деталі, перебуваючи в режимі перегляду форм з автоматичною зміною значень у зв'язкових таблицях.

Якщо, працюючи у формі, потрібно вивести дані з іншої форми або ввести їх в іншу форму, можна створити у вихідній формі командну кнопку, що відкриває поля іншої форми. Для створення такої кнопки необхідно перейти на вкладку створеннята клацнути мишею на елементі управління Кнопка. Утримуючи кнопку миші, прокреслити прямокутник в тому місці, де повинна розташовуватися командна кнопка. Відкриється меню Створення кнопок. Далі слід вибрати дію, яка буде виконуватися при натисканні кнопки, наприклад, для відкриття форми, вибрати в списку Категорії – Робота з формою,в списку Дії–Відкрити форму.Потім клацнути на кнопці Далі.

У наступному вікні діалогу пропонується вибрати форму з числа раніше створених форм. Форма, що відкривається, повинна бути заснована на пов'язаній таблиці, що має ключове поле, пов'язане з ключовим полем таблиці вихідної форми. Далі слід встановити опцію Текст, ввести текст, який буде на кнопці та натиснути кнопку Готово.

Командна кнопка діє в такий спосіб. Після введення в ключове поле вихідної форми його значення натискання цієї кнопки виводить на екран підлеглу форму з даними, що відносяться до ключового поля. Підлеглою називають форму, вставлену в іншу форму. Підлегла форма створюється за допомогою кнопки Підлегла форма, яка розташована на вкладки Конструкторв групі Елементи управлінняабо шляхом перетягування необхідної форми з області переходів у головну форму.

Звіт, На відміну від таблиці, представляє дані з підсумковими обчисленнями; однотипні дані можуть бути згруповані з виведенням проміжних підсумкових сум кожної групи. Маючи заголовок, верхній та нижній колонтитули, а також обчислювані підсумки, звіт у роздрукованому вигляді надає більше інформації, ніж таблиця. Грунтуючись на таблиці, звіт може вибирати лише необхідні дані за певний період.

Для створення звіту в Access необхідно на вкладці створенняв групі Звітиклацнути Майстер звітів.

Майстер звітів– це засіб Access, який допомагає створити звіт на основі відповідей, отриманих на задані користувачевіпитання.

У полі цього вікна Вибір таблиці/запитуслід вибрати потрібну таблицю, на основі якої буде створено звіт, та клацнути на кнопці Далі. Потім майстер зі створення звіту пропонує ряд діалогів, за допомогою яких можна вибрати вид звіту (наприклад, табличний або колончастий), поля, що виводяться (усі або тільки деякі), провести сортування даних у полях (в алфавітному порядку або в порядку зростання номерів), вибрати стиль звіту (наприклад, суворий). При відповідях у діалогах потрібно клацати на кнопці Далідо тих пір, поки ця кнопка не стане недоступною - значить всі питання закінчилися і залишається клацнути на кнопці Готово.

Готовий звіт можна переглянути (активний Режим перегляду). Доопрацювати вид звіту можна в режимі Конструктор звітівкуди можна перейти з вікна База даних, клацнувши на кнопці, Конструктор.

Щоб перейти до режиму конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області переходів і виберіть команду Конструктор.

Змінити властивості звіту, його розділів і елементів управління, що входять до нього, можна у вікні властивостей. У макет звіту можна додати поля базової таблиці або базового запиту з області Список полів. Після цього можна буде додавати поля до звіту, перетягуючи їх з області Список полів.

Перебуваючи в режимі Конструктор звітів, можна забезпечити проектований звіт заголовком (його слід помістити в області Заголовок звіту), верхнім колонтитулом, що виводить заголовки стовпців угорі кожної сторінки, (розташовується в області Верхній колонтитул), нижнім колонтитулом, що виводить підсумкову інформацію внизу кожної сторінки, (область нижній колонтитулзазвичай містить номер поточної сторінки), областю приміток, де міститься підсумкова сума звіту. На рис. 10 показаний звіт у режимі конструктора з організацією підсумкового поля, що підраховує кількість записів у полі Види несправностей.

Мал. 10. Вікно перегляду звіту у режимі конструктора

Збереження змін.Зберігши макет звіту, можна надалі виконувати звіт у міру потреби. Макет залишиться без змін, однак у звіт під час друку кожного разу будуть включатися поточні дані. Макет звіту можна змінити або створити на його основі інший, схожий звіт.

Збереження макету звіту.Щоб зберегти макет звіту, необхідно натиснути кнопку Microsoft Office , а потім вибрати команду Зберегтиабо натиснути клавіші CTRL+S. Можна натиснути кнопку. З охоронитиу вікні Панель швидкого доступу . Якщо звіту ще не надано ім'я, необхідно ввести його в поле Ім'я звіту, а потім натиснути кнопку ОК.

Збереження макету звіту під іншим ім'ям.Щоб зберегти макет звіту під іншим ім'ям, необхідно натиснути кнопку Microsoft Office, а потім вибрати команду Зберегти як. У діалоговому вікні Збереженняввести ім'я у поле Збереження об'єкта в, а потім у полі Яквиберіть пункт Звітта натиснути кнопку ОК.

Друк звіту.Звіт можна надрукувати з будь-якого режиму, а також якщо він не відкритий. Перш ніж приступати до друку, слід уважно перевірити параметри сторінки (наприклад, поля та орієнтацію). У програмі Access параметри сторінки зберігаються разом із звітом, тому їх достатньо налаштувати один раз. Надалі ці параметри за потреби можна буде змінити

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №5

Створення екранних форм та звітів у СУБД Microsoft Access

Мета роботи. Отримання навичок створення екранних форм керування даними в СУБД Microsoft Access.

Мета роботи. Отримання навичок створення звітів у СКБД Microsoft Access.

СТВОРЕННЯ ЕКРАНИХ ФОРМ У СУБД MICROSOFT ACCESS

Виконання роботи

1. Створіть екранні форми для керування даними у режимі майстра.

За допомогою майстра можна створювати форми на основі однієї таблиці і складніші форми на основі декількох таблиць і запитів, що мають підлеглі форми.

Майстер форм розбиває процес створення форми кілька етапів. На кожному етапі потрібно встановити певні параметри в одному з діалогових вікон майстра, кожне з яких визначає крок створення форми. Якщо на якомусь кроці було допущено помилку або виникла необхідність зміни будь-яких встановлених параметрів, щоб повернутися до попереднього кроку, натисніть кнопку назад. Крім того, будь-якої миті можна натиснути кнопку Відмінадля відмови від створення форми та повернення до вікна бази даних.

Щоб краще уявити, як створювати прості форми за допомогою Майстра форм, опишемо процедуру створення форми картки медичного обліку "КМУ". Джерелом даних цієї форми буде таблиця " КМУ " . Щоб за допомогою майстра створити просту форму, що не містить підлеглих форм:

Клацніть по ярлику Формиу вікні бази даних.

Натисніть кнопку Створитина панелі інструментів вікна бази даних. У списку варіантів у діалоговому вікні, що з'явилося. Нова формавиділіть елемент Майстер формта натисніть кнопку ОК. Те саме можна зробити, двічі клацнувши по ярлику Створення форми за допомогою майстра, що знаходиться перед списком існуючих форм у базі даних.

З'явиться перше діалогове вікно Майстра форм (рис. 2.1). У полі зі списком Таблиці та запити, як і в списку, що розкривається у вікні Нова форма,будуть відображені імена всіх таблиць та запитів бази даних, які можуть використовуватись як джерело даних для форми. Розкрийте цей список та виберіть ім'я таблиці або запиту. У прикладі – це таблиця " КМУ " .

Мал. 2.1.Перше діалогове вікно Майстри форм

В списку Доступні поляу цьому діалоговому вікні відображаються всі поля вибраної таблиці або запиту. Додавання полів у форму дозволить переглядати та редагувати дані обраної таблиці. Щоб додати до форми, що створюється, лише деякі поля, виділіть кожне з цих полів і натисніть кнопку ">". Виділене поле буде переміщене зі списку Доступні полядо списку Вибрані поля. Щоб додати у форму, що створюється, відразу всі поля з вибраної таблиці або запиту, натисніть кнопку ">>". Натисніть кнопку Далідля відображення другого діалогового вікна Майстра форм.

У другому діалоговому вікні майстра (рис. 2.2) можна визначити вид форми. Щоб поставити зовнішній виглядформи, виберіть один із перемикачів: в один стовпець, стрічковий, табличний, вирівняний, зведена таблицяабо зведена діаграма.

Після вибору відповідного режиму відображення даних у формі натисніть кнопку Далідля відображення наступного діалогового вікна Майстра форм.

Мал. 2.2.Друге діалогове вікно Майстри форм

Третє діалогове вікно Майстра форм (рис. 2.3) призначене вибору стилю оформлення нової форми. Майстер пропонує декілька стандартних стилів оформлення. Виберіть один із запропонованих стилів і натисніть кнопку Далі.

В останньому діалоговому вікні Майстра форм (рис. 2.4) потрібно вказати назву форми. У полі введення діалогового вікна введіть назву форми: КМУ. Щоб відобразити створену майстром форму в режимі Форми, виберіть перемикач Відкрити форму для перегляду та введення даних, після чого натисніть кнопку Готово.

Мал. 2.3.Третє діалогове вікно Майстри форм

Мал. 2.4.Останнє діалогове вікно Майстри форм

В результаті майстром буде створено форму відповідно до вибраних параметрів і збережено із зазначеним ім'ям, потім ця форма буде відкрита в заданому режимі. На рис. 2.5 представлено створену форму, відкриту в режимі Форми.

Мал. 2.5.Форма "КМУ", створена за допомогою Майстра форм

Створена за допомогою майстра форма "КМУ" готова до використання. Однак, можна покращити її зовнішній вигляд, змінивши деякі параметри оформлення.

2. Допрацюйте екранні форми як конструктора.

Виберіть форму зі списку та натисніть кнопку Конструктор на панелі інструментів. Доопрацюємо форму "КМУ" таким чином, щоб на картці відображалися медичні послуги, надані пацієнту.

Створіть форму «Надані медичні послуги» як майстра (рис. 2.6).

Мал. 2.6.Форма «Надані медичні послуги у режимі Конструктора

Відкрийте форму «Надання медичних послуг» у режимі Конструктора. Наведіть вказівник миші у квадрат, розташований у лівому верхньому куткуформи та натисніть праву кнопку миші. У меню виберіть пункт Властивості. Встановіть властивість Режим за замовчуванняму стан Режим таблиці(Рис. 2.7). І збережіть форму «Надання медичних послуг».

Мал. 2.7.Властивості форми «Надані медичні послуги»

Відкрийте форму «КМУ» як конструктора (рис. 2.8).

Мал. 2.8.Форма «КМУ» у режимі конструктора

За допомогою миші збільшіть область даних і розташуйте елементи керування, що знаходяться на формі так, як показано на рис. 2.9.

Мал. 2.9.Форми «КМУ» після зміни розташування елементів керування у режимі Конструктора

Відобразіть панель елементів натисканням кнопки . На панелі елементів виберіть пункт «Підпорядкована форма/звіт». Мишкою вкажіть на формі область, в якій розташовуватиметься таблиця наданих медичних послуг. При цьому на екрані з'явиться діалог, зображений на рис. 2.10.

Мал. 2.10.Перше вікно майстра підлеглих форм.

Виберіть зі списку форму «Надані медичні послуги». Натисніть кнопку Далі. Визначте зв'язок між головною і підлеглою формою, оскільки показано на рис. 2.11

Мал. 2.11.Друге вікно майстра підлеглих форм.

Рис.2.12.Третє вікно майстра підлеглих форм.

В результаті вийде форма, зображена на рис. 2.13.

Мал. 2.13.Форма «КМУ» з табличною частиною

У верхній частині відображається та редагується шапка КМУ, а у нижній – таблична частина.

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ У СУБД MICROSOFT ACCESS

Виконання роботи

1. Створіть звіти, ескізи яких ви намалювали під час домашньої підготовки.

Простим та швидким способомстворення звітів є використання Майстра звітів. З його допомогою можна створювати звіти, що містять поля з однієї або кількох таблиць або запитів. Щоб наочніше представити процес створення звіту за допомогою майстра, опишемо процедуру створення звіту на основі запиту «Послуги по співробітникам за період»:

SELECT Співробітники.Код, Співробітники.Прізвище, Співробітники.Ім'я,

Співробітники.По батькові, Медичні послуги.Найменування,

Sum(НаданіМедичніПослуги.Кількість) AS Кількість

FROM Співробітники INNER JOIN

(Медичні послуги INNER JOIN

Надані МедичніПослуги

ON Медичні послуги.Код = надані медичні послуги.

ON Співробітники.Код=НаданіМедичніПослуги.КодСпеціаліста

WHERE Дата Between '01.01.2006' And '31.12.2006'

GROUP BY Співробітники.Код, Співробітники.Прізвище, Співробітники.Ім'я,

Співробітники.По батькові, Медичні послуги.Найменування

ORDER BY Співробітники.Прізвище, Співробітники.Ім'я, Співробітники.

Медичні послуги. Найменування

На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Звітита натисніть кнопку Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт(Див. рис. 4.1). У списку діалогового вікна Новий звітвиділіть елемент Майстер звітів. У полі зі списком у нижній частині діалогового вікна Новий звіт, містяться імена всіх таблиць та запитів бази даних, які можуть бути використані як джерело даних для звіту. Розкрийте цей список та виділіть у ньому запит «Послуги по співробітникам за період». Натисніть кнопку ОК.З'явиться перше діалогове вікно Майстра звітів (рис. 4.2).

Мал. 4.1.Перше діалогове вікно Майстри звітів

Насамперед потрібно визначити, які поля включити до звіту. З запиту «Послуги по співробітникам за період» у звіті будуть використовуватись усі поля. За допомогою кнопки ">>" перемістіть поля зі списку Доступні полядо списку Вибрані поля. У звіті поля з'являються зліва направо, відповідно до послідовності їх розташування у списку Вибрані поля.

Мал. 4.2.Друге діалогове вікно Майстри звітів

У другому діалоговому вікні необхідно вказати, яким чином будуть структуровані дані у звіті. Щоб здійснити групування за кодами співробітників, виділіть у списку елемент Код.

Access 2002 дозволяє сортувати записи в межах групи за значенням довільного поля, при цьому сортування проводиться не більше ніж за чотирма полями (рис. 4.3). Виберіть у першому розкривному списку поле "Найменування". За умовчанням прийнято порядок сортування за зростанням; якщо ви хочете вибрати порядок сортування за спаданням, то натисніть кнопку праворуч від розкривного списку. Щоб повернутися до сортування, знову натисніть на цю кнопку.

Мал. 4.3.Третє діалогове вікно Майстри звітів

Натисніть кнопку Далі(Next), щоб перейти до четвертого діалоговому вікніМайстра звітів, зображеному на рис. 4.4. Майстер звітів запропонує на вибір шість варіантів оформлення згрупованих даних. У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз вибраного макета. Виберіть у групі Макетперемикач східчастий. Щоб перейти до п'ятого діалогового вікна Майстра звітів, натисніть кнопку Далі.

Мал. 4.4.Четвертедіалогове вікно Майстри звітів

У п'ятому діалоговому вікні Майстра звітів виберіть один із запропонованих стилів оформлення звіту. У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз звіту вибраного стилю (рис. 4.5). Для звіту виберіть стиль Діловий, а потім натисніть кнопку Далідля переходу до останнього діалогового вікна Майстра звітів.

Мал. 4.5.Шосте діалогове вікно Майстри звітів

В останньому діалоговому вікні Майстра (рис. 4.6) звітів як заголовок звіту введіть: «Послуги по співробітникам за період». Майстер звітів збереже створений звіт під тим самим ім'ям. Виберіть перемикач Переглянути звітта натисніть кнопку Готоводля завершення створення звіту. Майстер звітів створить звіт і відобразить його як Попередній перегляд.

На рис. 4.7 зображено звіт, створений майстром. Для перегляду всіх частин звіту скористайтесь вертикальною та горизонтальною смугами прокручування. Цей звіт можна використовувати безпосередньо у тому вигляді, як його створив майстер, або застосувати його як основу для більш складного звіту.

Мал. 4.6.Останнє діалогове вікно Майстри звітів

Мал. 4.7.Звіт "Послуги по співробітникам за період", створений Майстром звітів

2. Доопрацюйте звіт у режимі конструктора

Гнучкіше налаштовувати вид звіту дозволяє Конструктор звітів. Звіт складається з кількох частин, які називаються розділами.Розділи звіту включають заголовок звіту, примітку звіту, область даних звіту, а також верхній та нижній колонтитули сторінок звіту. Заголовок та примітка звіту, верхній та нижній колонтитули сторінки не є обов'язковими елементами структури звіту. Ці розділи можна додати або видалити зі звіту за допомогою відповідної команди меню Вигляд у режимі Конструктора.

Розділ заголовка звіту визначає висоту області заголовка звіту. Цей розділ може містити текст, графіку та інші елементи керування, які будуть відображатися у верхній частині звіту. У багатосторінковому звіті розділ заголовка відображається лише на першій сторінці.

Розділ області даних призначений для відображення записів джерел даних звіту. Цей розділ може містити елементи керування для відображення даних кожного запису в джерелі - таблиці і запиті.

Як і будь-який об'єкт ccess, можна створити звіт вручну або за допомогою Майстра звітів рекомендується для створення чорнового варіанта звіту. Процес створення нового звіту аналогічний до створення будь-якого об'єкта ccess т. треба просто вибрати об'єкт бази даних Звіт Створити і далі в діалоговому вікні Новий звіт вибрати режим створення звіту. Режим Конструктор краще використовувати для модифікації налаштування звіту, створеного вчора за допомогою Майстра або Автозвіту.

Якщо ця робота Вам не підійшла внизу сторінки, є список схожих робіт. Також Ви можете скористатися кнопкою пошук

Тема:

СУБД MS Access. Звіти.

Звіти, як і форми, є похідними об'єктами Access, заснованими на таблицях чи запитах. Форми - зручний засіб для оперативного перегляду даних, але основне їх призначення - забезпечити введення та редагування даних. Після введення даних у таблиці за допомогою форм, що полегшують введення, вам може знадобитися вивести дані в систематизованому вигляді. Для представлення даних у зручному та простому для сприйняття вигляді використовуються звіти.

1. Виведення даних за допомогою звітів.

Загальні положення.

Як і будь-який об'єкт Access, можна створити звітвручну або за допомогою Майстра звітів (рекомендується створити чорновий варіант звіту). Звіт створюється з урахуванням таблиці (кілька таблиць) чи запиту. Процес створення нового звіту аналогічний до створення будь-якого об'єкта Access, тобто. треба просто вибрати об'єкт бази данихЗвіт Створити і далі у діалоговому вікніНовий звіт вибрати режим створення звіту.

Якщо вибрати режим Автозвіт, можна швидко створити простий звіт. Режим Конструктор краще використовувати для модифікації (налаштування) звіту, створеного "вчора" за допомогою Майстра або Автозвіту.

Розробка звіту дизайну.

Зовнішній вигляд звітів повністю визначається типом представленої в них інформації. Під час створення звіту необхідно попередньо продумати, як будуть представлені необхідні дані. Планування та прогнозування дозволить скоротити час на подальше редагування та доведення.

У ході підготовки необхідно врахувати такі питання:

• Для кого призначено звіт? Яку інформацію хоче побачити користувач і як вона має бути розміщена?
• Який формат найкраще підходить для цього? Наприклад, чи можна розмістити дані в кілька колонок? Скільки буде колонок?
• Чи потрібно відображати у звіті проміжні підсумкові значення?
• У звіті мають бути представлені всі дані чи лише підсумкові значення?
• Чи будуть у звіті використані заголовок та графічні елементи (лінії та прямокутники) для полегшення сприйняття звіту?
• Чи повинен звіт мати такий самий вигляд, як і "паперові" документи, до яких звик користувач?

Вибір джерела даних.

Звіти використовують самі джерела записів, як і форми: таблиці і запити. Вибір (і зміна) джерела даних звіту здійснюється так само, як для форми.

Наприклад, при розробці простого звіту-довідника клієнтів із зазначенням адреси та телефону (у базі данихПостачання ) використовуватиметься одна таблицяКлієнти . Звіт, який повинен подавати лише частину даних таблиці, буде заснований на запиті, що здійснює вибір записів за певним критерієм, наприклад, за датою. Звіт, що містить лише підсумкові дані, буде заснований на запиті, що містить функції Sum або Count . Звіт, що містить дані з кількох таблиць бази, простіше зробити з урахуванням реляційного запиту.

Використання згрупованих звітів.

Звіти мають кілька особливостей, відсутніх у формах: одна з них – можливістьгрупування . Згрупований звіт поділяє дані на смуги відповідно до значень полів, вибраних для кожного рівня угруповання. Прикладом угруповання є звіт, що містить відомості про поставки (у базі даних Поставки), згрупований спочатку за клієнтами, а потім для кожного клієнта за марками нафтопродуктів. У звіті допускається наявність до 10 рівнів угруповання, але дуже рідко виникає потреба у більш ніж трьох-чотирьох рівнях, а найчастіше буває достатньо одного рівня.

У майстрі створення звітів уточнюється, чи потрібне угруповання. Але ще до запуску майстра можна створити запит, який групуватиме дані, і на основі цього запиту створити звіт.

Поля, що використовуються для створення груп звіту, також використовуються длясортування . Наприклад, у групі кожного нафтопродукту можна відсортувати постачання зростання дати. Сортування дуже корисною можливістю, особливо якщо звіт заснований безпосередньо на таблиці. Сортування даних можна визначити за допомогою діалогового вікна Майстра під час створення звіту.

1. Створення звітів.

Створення звіту за допомогою Майстра звітів.

Розберемо створення простого звіту на основі таблиці у базі данихПостачання . Нехай звіт повинен бути рахунок клієнту за поставлені нафтопродукти (із зазначенням клієнта, назви нафтопродукту, обсягу поставки, ціни продукту, вартості поставки). Такий звіт краще складати на основі запиту з параметромЗамовлення_Клієнт.

Крок 1: Вибираємо режим створення звіту за допомогоюМайстри на основі запитуЗ Замовлення_Клієнт (Рис. 5.1). Як та інші майстри Access. Майстер звітів ставить низку запитань про створюваний звіт і будує його, ґрунтуючись на ваших відповідях.

Мал. 5.1. Вибір запиту, на основі якого створюється звіт, та режиму створення звіту.

Крок 2: Задаємо поля запиту, які відображатимуться у звіті (рис. 5.2). Поля можуть вибиратися з різних таблиць та запитів (використовується список Таблиці/запити).

Мал. 5.2. Вікно вибору поля для звіту.

Крок 3: Вибір рівнів угруповання.

Задаємо угруповання по полюКлієнт . Це означає, що дані поляКлієнт будуть розташовані в окремому стовпці та відсортовані за зростанням.

Мал. 5.3. Вікно завдання угруповання

Зауваження. Якщо звіт створюється на основі кількох таблиць, то треба буде поставити (перед визначенням угруповання)первинну таблицю для представлення даних. При цьому відразу створюється угруповання (яке, втім, можна змінити).

Крок 4: Вибір рівнів сортування. Пропонується до чотирьох рівнів сортування.

Оскільки на попередньому кроці було обрано угруповання по полюКлієнт , сортування може бути здійснене по полюПродукт (можна вибрати зі списку у першому вікні).

Мал. 5.4. Вікно завдання сортування.

Зауваження. Якщо дані мають числові поля (кількість, вартість), можна скористатися кнопкою Підсумки для завдання підсумкових обчислень у групі. Наприклад, при складанні списку поставок деякому клієнту можна задати обчислення сумарної вартості нафтопродуктів, що поставляються (рис. 5.5).

Мал. 5.5. Вікно завдання підсумкових обчислень.

Крок 5: Для згрупованих даних Майстер пропонує шість варіантів (рис. 5.6) розташування видмакета . Розташування груп даних здійснюється за вказаними полями з відступом або вирівнюємо лівим краєм. Відмінності в макетах - справа смаку, а не зміна функціональності. Усі макети практично однакові. Будь-який обраний макет все одно доведеться "доводити" у Конструкторі до зручного вигляду.

Тут же можна згадати види Автозвітів:

• у стовпець (поля розміщуються зверху вниз з межами навколо кожного поля)
• стрічковий (поля розміщуються зліва направо, є заголовки стовпців)

Мал. 5.6. Вікно вибору макету.

Для прикладу (рахунок за постачання нафтопродуктів) обрано макет-ступінчастий.

Крок 6: Вибір стилю звіту (рис. 5.7). Можна створити власний стиль та зберегти його.

Мал. 5.7. Вікно вибору стиль звіту.

Крок 7: на останній сторінцімайстра задається ім'я звіту.

Задане ім'я також використовується як заголовок звіту в режимі попереднього перегляду.

Зауваження. Режим попереднього перегляду звіту аналогічний такому ж режиму Word для перегляду документа перед друком. Аналогічно Word -документ для звіту задає параметри сторінки (поля, орієнтація).

Мал. 5.8. Вікно вказівки імені звіту.

Отже, на рис. 5.9 подано готовий звіт у режимі попереднього перегляду. У такому вигляді він цілком зручний, але все ще потребує додаткове налаштування. Жоден із стандартних макетів не є ідеальним.

Мал. 5.9. Остаточний звіт.

1. Налаштування звіту.

Створений макет звіту можна модифікувати як Конструктор.

Вигляд звіту у режимі Конструктор.

Вид звіту Рахунок (на основі запиту з параметромЗамовлення_клієнт ) у режимі Конструктор представлений на рис. 5.10.

Мал. 5.10. Звіт, створений майстром.

Загалом звіт містить три області:Заголовок звіту, Верхній колонтитул, Заголовок групи, Область даних, Нижній колонтитул та Примітка звіту. Розміри цих областей можуть бути змінені шляхом "перетягування" їх меж мишею (так само, як межі будь-якого вікна).

При створенні форм і звітів використовується та сама панель елементів, отже, до звіту допускається розміщення тих самих елементів, що у форму. Однак інтерактивні елементи (списки, поля зі списком, кнопки, перемикачі тощо) не підходять для звітів, хоча прапорець цілком можна використовувати для представлення значеньТа ні .

У звітах найчастіше використовуютьнаписи (Для розміщення довільного тексту),текстові поля (для виведення даних із поля таблиці або результату виразу),розрив сторінки (перехід на нову сторінку звіту)і декоративні елементи оформлення (малюнок, рамка об'єкта, лінія, прямокутник).

Налаштування звіту.

Можна використовувати згенерований майстром звіт у первозданному вигляді (перевірочного прочитання). Але для звітів, які призначені для вивчення та подальшого використання, рекомендується виконати такі зміни, що надають звіту більш елегантного вигляду. Немає необхідності робити їх у кожному звіті, але здебільшого це буде дуже розумно.

• Видаліть зайві заголовки стовпців полів груп. Якщо поле виводиться під груповим заголовком, заголовок стовпця не потрібно.
• Скоригуйте розміри написів та текстових полівдля правильного відображення заголовків та даних.
• Змініть у разі необхідності вирівнювання тексту в елементах керування.За промовчанням Access вирівнює числа з правого краю та текст з лівого краю.
• Як джерело даних використовуйте вираз, що дозволяє комбінувати два або більше поля, що виводяться в одному текстовому полі (використовуючи знак конкатенації &).
• Вкажіть формат (та одиниці) грошових значень.
• Розмістіть заголовки стовпців належним чином, щоб покращити зовнішній вигляд надрукованого звіту.
• Встановіть значенняТак властивості Не виводити повториполів області даних.
• Встановіть значенняТак властивості Розширення для елемента управління, що містить заголовок, а також для будь-яких елементів, що містять більше одного рядка даних, що дозволить перехід на наступний рядок.
• Встановіть значенняТак властивості Стиснення для всіх елементів області даних, а також для області деталізації. Це дозволить уникнути порожніх рядків у звіті при опусканні даних, що повторюються, або при відсутності даних у полі.
• Встановіть значенняВся група властивості Не розривати у діалоговому вікніСортування та угруповання(рис. 5.15) у тому, щоб група починалася на новій сторінціякщо розрив сторінки припадає на середину групи.

Вид модифікованого звіту подано на рис. 5.11.

Форматування звітів.

Як правило, звіти не вимагають додаткового форматування, хоча майстер створення звітів пропонує кілька варіантів. Так само, як і при роботі з формами, можна застосувати вибраний стиль до звіту (меню Формат Автоформат). Крім того, виділений елемент звіту можна відформатувати вручну (наприклад, змінити гарнітуру, розмір та колір шрифту).

При постійній роботізі звітами одного і того ж виду в режимі конструктора можна створити свійшаблон . За замовчуванням новий звіт у Access заснований на шаблоні Звичайний, що має біле тло та шрифт Arial розміром 8 пунктів (як і документ Word).

Іноді у звітах друку залишаються порожні області даних. Можна використовувати елементи керування з об'єднанням (конкатенацією) в одному виразі, коли вказує джерело даних текстового поля.

Наприклад, для виведення повної адреси в одному рядку можна використовувати вираз:

=[Поштовий_код] &"," &[Країна] &","&[Місто]

C за допомогою діалогового вікнаФормат Автоформату режимі конструктора можна вказати новий формат звіту. Пропоновані формати аналогічні тим, які пропонує майстер створення звітів.

Мал. 5.11. Звіт, налаштований у Конструкторі.

Характеристики та властивості звітів.

Звіти мають майже такі самі властивості, як і форми. Зазначимо кілька корисних властивостей, характерних лише звітів. Властивості звітів визначають, наприклад, як виглядатимуть верхні та нижні колонтитули, або дозволяють задати сортування та групування даних, вибирати формат стовпців і визначати, чи буде пригнічений висновок даних, що повторюються.

Для отримання довідкової інформаціїпро будь-яку властивість необхідно помістити покажчик у поле властивості та викликати довідку (клавіша F1).

Наприклад, для відображення властивостей звіту загалом треба виділити звіт
(Правка Виділити звіт) та вибрати команду Вид Властивості (рис 5.12)

Мал. 5.12.Вікно властивостей звіту.

Для відображення властивостей будь-якого іншого елемента треба виділити його і, клацнувши правою кнопкою миші, вибрати в контекстному меню (рис.5.13) пункт Властивості.

Мал. 5.13. Контекстне менюзвіту.

Властивості форматованого звіту.

Властивості форматованого звіту розміщено на вкладці Макет (рис. 5.10). До цих властивостей відносяться:

• Верхній та нижній колонтитулисторінки. Можливі варіанти:Усі сторінки, Без заголовка, Без примітки та Без заголовка/примітки.
• Нерозривна група. Ця властивість пропонує два значення (У стовпці та На сторінці), що дозволяють визначити, як буде представлено групу.

Властивості згрупованих полів.

Властивості згрупованого поля розташовані на вкладці Все (рис. 5.14). Для зміни властивості треба вибрати потрібне значення зі списку або вручну.

Наприклад, щоб уникнути повторення даних у згрупованих полях, треба встановити значенняТак властивості Не виводити повторидля вибраного поля.

Мал. 5.14.Вікно властивостей згрупованого поля Клієнт.

Сортування та угруповання

За допомогою діалогового вікна Сортування та групування (Вид Сортування та угруповання) можна налаштувати деякі властивості групи.

Наприклад, якщо бажано (і є можливість) представити групу даних під час друку на одній сторінці, потрібно встановити діалогове вікноСортування та угрупованнязначення Вся група властивості Не розривати (рис. 5.15).

Мал. 5.15. Діалогове вікноСортування та угруповання.

Завдання нумерації рядків у звіті.

Для завдання нумерації у звіті (наприклад, позицій рахунку), потрібно створити нове вільне поле та у бланку властивостей (рис. 5.16) на вкладціДані встановити: Дані = 1 (початок нумерації) таСума із накопиченням- Для всього при наскрізної нумераціївсіх позицій звіту (абоДля групи при своїй нумерації у кожній групі).

Мал. 5.16. Вікно властивостей вільного поля.

1. 
   Створення поштових наклейок.

Для створення поштових наклейок необхідно використовувати майстер створення наклейок.

Виконайте наступні дії:

Крок 1 . Вибір майстра наклейок та таблиці-джерела даних.

Крок 2 Вибір розміру наклейки.

Крок 3 Вибір стильового оформлення.

Крок 4. Вибір полів, розміщених у наклейку, та завдання додаткового тексту.

Крок 5. Завдання порядку виведення (сортування) наклейок.

Крок 6 Надання імені звіту.

ПРАКТИЧНА РОБОТА № 6

Прикладне програмне забезпечення загального призначення:

Зберігання та обробка даних у WS Office Access 2003

Тема: СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ У СУБД MS ACCESS.

Ціль заняття.Вивчення інформаційної технологіїстворення звітів у СУБД. Створення звітів за таблицями бази даних.
Інструментарій.ПЕОМ IBM PC, програма MS Access.
ЗАВДАННЯ

Завдання 1.Створити автозвіт. за таблицею "Постачальники".

Порядок роботи.

1. Відкрийте програму СУБД Microsoft Access і відкрийте створену базу даних.
Виберіть об'єкт бази – Звіти. Увійдіть до меню Довідка, вивчіть розділ «Створення звіту».

2. Створіть автозвіт (у стовпець) за таблицею «Постачальники».

Коротка довідка.Після вибору джерела записів та макета (у стовпець, стрічковий) автозвіт створює звіт, який використовує всі поля джерела записів та застосовує останній використаний автоформат.

Виберіть об'єкт бази – Звіти. Натисніть кнопку Створити, у вікні Новий звітвиберіть вид звіту "Автозвіт: стрічковий" (рис. 1).

Як джерело даних виберіть таблицю «Культурна програма».
Натисніть кнопку ОК та дочекайтеся закінчення роботи майстра створення автозвітів.

3. Перегляньте звіт у режимі попереднього перегляду. Перейдіть у режим Конструкторі перегляньте, як виглядає звіт у цьому режимі.

Збережіть звіт під назвою «Постачальники».

Завдання 2.Створити звіт за таблицею "Товари" за допомогою Майстра створення звітів.

Коротка довідка.Майстер ставить докладні питання про джерела записів, поля, макет, необхідні формати і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

Порядок роботи.

Виберіть об'єкт бази – Звіти.
Натисніть кнопку Створити, у вікні Новий звітВиберіть вид створення звіту «Майстер звітів».

Як джерело даних виберіть таблицю «Товари», виберіть поля Опис товаруі Ціна(Рис.2), задайте сортування по полю Ціна, вид макета – у стовпець.

Мал. 2.
Попередній перегляд.
Зразковий вид звіту наведено на рис.3.

Збережіть звіт із назвою «Товари».

Мал. 3.
[U]Завдання 3. Створити звіт у режиміКонструктор за таблицею "Філія фірми".

В режимі Конструкторстворіть звіт за таблицею «Філія фірми» із заголовком «Штатний розклад» та полями Прізвище, Ім'я, Ставка.

У звіт введіть сумарне та середнє значення, а також максимальне та мінімальне значення по полю Ставка.

Порядок роботи.

1. Виберіть об'єкт бази – Звіти.
Натисніть кнопку Створити,у вікні Новий звітоберіть вид створення звіту − Конструктор.
В якості джерела даних виберіть таблицю Філія фірми.

2. Додайте заголовок та примітку звіту ( Вигляд/ Заголовок-Примітка).
В область Заголовкавведіть напис «Штатний розклад» за допомогою кнопки Напис(Аа) панелі елементів.

Заголовок зробіть шрифтом Arial, 16 жирний курсив (рис.4).

3. У верхньому колонтитулі зробіть написи за іменами полів стандартним шрифтом. Імена полів розташуйте в один рядок.

4. У області даних відповідно під іменами розташуйте поля (зручніше брати зі списку полів).

5. У примітці звіту введіть нові поля кнопкою Поле(аб).
Імена полів задайте Разом:, Середня ставка, Максимальна ставка та Мінімальна ставка.
Введіть формули для розрахунку, як показано на рис. 4.

для розрахунку поля Разомвведіть = Sum ([Ставка])

для розрахунку поля Середня ставкавведіть = Avg([Ставка])

для розрахунку поля Максимальна ставкавведіть = Max([Ставка])

для розрахунку поля Мінімальна ставкавведіть = Min([Ставка])

Мал. 4.
Перегляньте вид готового звіту в режимі Попередній перегляд. Збережіть звіт під назвою "Штатний розклад".
Завдання 4.Створити поштові наклейки за таблицею «Співробітники фірми».

Порядок роботи.
1. Виберіть об'єкт бази – Звіти.
Натисніть кнопку Створити, у вікні Новий звітвиберіть вид звіту - "Поштові наклейки".
Як джерело даних виберіть таблицю «Співробітники фірми».