Создание отчетов как объектов базы данных Access. Создание запросов и отчетов в субд ms access. защита данных в ms acces Отчет субд

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Средствами Access можно проводить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таб­лиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Прежде чем заполнять данными таблицу, надо создать ее макет.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой це­лостности данных, каскадного обновления полей и каскад­ного удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и вы­борка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB . В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Таким образом, информационная система, созданная в Access, - это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС - это обработка документа.MDB приложением Access.

Информация в базе данных Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка - записи данных.

Запись данных состоит из нескольких полей. При этом действует следующее правило: запись данных представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации. Например, в каждой записи данных некоторой таблицы поле ИМЯ КЛИЕНТА будет предназначено для имени клиента, т.е. будет содержать однотипную информацию.

Существуют различные типы данных. Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа. Описание типов данных и их характеристика приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Типы данных

Кроме таблиц СУБД Access работает со следующими объектами:

Формами;

Запросами;

Отчетами;

Макросами;

Модулями.

Таблица - это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access. Она просто помогает вводить, просматривать и модифициро­вать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) - не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых слу­жебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) режим конструктора, - когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы);

2) оперативный режим, - когда в окне задачи ИС просматривается, изменяется, выбирается информа­ция.

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне со­здаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таб­лицами. Эти связи помогают контролировать данные, со­здавать запросы и отчеты.

Форма, строго говоря, - необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.

Запрос - это производная таблица, в которую входят данные из других таблиц и над ними проводятся различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно, из разных таблиц). Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т.е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и тем же кодом). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию. В таких случаях применяется алгебра логики.

Отчет - это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.).

По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания содержимого базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС - извлечение, преобразование и представление информации.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов - ведется примерно по одной и той же схеме. Вот некоторые особенности:

Для производных объектов необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект;

При использовании Мастера на панели инструментов необходимо установить флажок «Панель элементов», и на экране появится набор пиктограмм (рис. 14.5), с помощью которого вы проектируете форму (отчет, запрос).

Создание любых объектов возможно двумя способами: с помощью мастера и в режиме конструктора.

MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС - на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

Мастера сами выполняют нужные действия. При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Предположим, вы хотите сформировать отчет. Мастер отчетов спросит вас, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Работа с Мастерами проста, надежна и эффективна, и позволяет использовать все богатство возможностей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета. Помимо перечисленных, в Access имеются и другие конструкторы. Это - макро-конструктор, с помощью которого формируются различные макросы, а также конструкторы меню, полей, цветов, кодов и другие.

1 Запуск Microsoft Access:

При запуске Access на экране появляется окно (рисунок 1.1), в котором можно:

Либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением.MDB;

Либо открыть существующую БД, т. е. файл с расширением.MDB.

Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер (рисунок 1.2), в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для информационной системы с именем Телефонный справочник.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне проводятся все операции - создание и манипулирование объектами БД. В этом окне находится 7 объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчёт, Страницы, Макросы, Модули) и группы.

Открытие БД . После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно БД, обеспечивающее доступ к уже созданным объектам базы данных и возможность создавать новые объекты.

MS Access - многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access (рисунок 1.3), и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB. Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.). Сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя можно точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

Работа с таблицами

Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы).

Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть».

На рисунке 1.3 показано окно приложения MS Access вместе с окном базы данных «Межгород». Пока в этом файле нет ни одного объекта.

Для включения в БД новой таблицы, надо нажать кнопку «Создать».

Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор».

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (режим конструктора), либо с помощью Мастера.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета.

При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Например, при формировании отчета Мастер отчетов спросит, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Таблицы и запросы создавать вручную (в режиме конструктора);

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы. Сначала нужно определить предметную область, для которой будет создаваться база данных. В качестве предметной области определим междугородние телефонные разговоры, расчет суммы оплаты за междугородние телефонные разговоры для отдельных абонентов. В первую очередь определяются поля, которые будет содержать таблица «Абоненты» базы данных «Межгород». Необходимые поля показаны в таблице 3, причем поле «Номер абонента» будет выбран в качестве ключевого. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы.

Таблица 3 – Поля таблицы «Абонент»

Идеальным первичным ключом является такая информация как номер клиента, номер счета и т. д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись. Для первичного ключа не годятся поля, содержащие имя клиента. Всегда возможна ситуация, когда несколько человек имеют одно и то же имя.

После определения необходимых полей, можно приступить к созданию собственно таблицы в MS Access.

Для этого нужно открыть окно конструктора таблиц (рис. 2.1), выбрав вкладку Таблица и строку «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать».

В верхней части открывшегося окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна (рисунок 2.1).

Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. Имя поле может иметь до 64 символов. Описание - необязательный параметр и используется для дополнительного пояснения используемого поля.

В столбце Имя поля (рисунок 2.2) набирается произвольное имя . В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце (типы данных описаны в таблице 3). Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.

Бланк свойств (нижняя часть окна) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Свойства полей перечислены в таблице 4.

Таблица 4 – Свойства полей, отображаемые в бланке свойств конструктора таблиц

Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста - это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа - формат представления в машине (байт, целое – два байта, длинное целое и т. д.). Максимальная длина текстового поля 255 символов. Если необходимо ввести текст, длина которого превышает это значение, можно воспользоваться типом данных Memо.

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

В строке свойств маска ввода существует возможность создать маску, в соответствии с которой будут вводиться данные. Например, для поля номер телефон можно задать маску 00-00-00 , в соответствии с которой и будут вводиться номера телефонов.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля дата разговора записать:

система признает ошибочным ввод в это поле любого значения равного или большего текущей даты.

В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение даты недопустимо» или «дата неверна». В дальнейшем при неправильном вводе даты на экран поступит это сообщение.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

Для первичного ключа таблицы (поле «Номер Абонента») в свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым определяется ключевое поле, или простой индекс.

Завершив создание макета таблицы необходимо сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.Если закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу. Присвоим созданной таблице имя «Абонент».

Если необходимо изменить (модифицировать) макет существующего объекта, нужно выделить этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажать кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Можно исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.

После создания макета в таблицу заносятся данные. Щелкнув дважды на названии таблицы, она откроется в режиме таблицы и можно приступать к вводу данных (Рисунок 2.3). Если в таблице первое поле – ключевое, имеющее тип Счетчик, то содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 при переходе на ввод новой строки. Этим обеспечивается уникальность значений столбца.

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра .

Формы создаются на основе спроектированных баз данных. Access предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Наиболее простой способ создания формы осуществляется при помощи мастера форм . Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. На рис. 8 показана сложная форма, созданная из формы, основанной на дочерней таблице «Ведомость ремонта автосцепки», внутрь которой внедрена форма, основанная на родительской таблице «Сведения о заказчике».

Рис. 8. Сложная форма в режиме конструктора

Элементы управления – это объекты пользовательского интерфейса, позволяющие вводить или отображать данные. Элементы управления находятся на вкладке Конструктор в группе Элементы управления.

Использование элементов управления в формах позволяет значительно расширить функциональность форм, а также добавить отображение необходимых данных. В режиме Конструктора форм можно снабдить проектируемую форму заголовком или пояснительным текстом, используя инструмент Надпись. Некоторые поля можно выделить с помощью элементов управления – Линия или Прямоугольник. При распечатке данных всегда полезно знать, когда данные были введены, установить эти параметры можно с помощью кнопки Дата и время .

Другим элементом управления при проектировании форм является Поле со списком. Этот элемент управления применяется, в том случае, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочные данные.

Поле со списком создается следующим образом. В режиме конструктора форм выделить правый прямоугольник того поля, которое будет оснащено элементом управления Поле со списком и, щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, из предлагаемого списка следует выбрать Преобразовать элемент > Поле со списком. Далее через опцию свойства необходимо вызвать Окно свойств и находясь на вкладке Данные установить Тип источника строк – Список значений (рисунок 9).В свойстве Источник строк указать список значений в следующем формате – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Рис. 9 – Окно свойств поля со списком «Шифр детали»

Созданный элемент Поле со списком позволяет изменять шифр детали, находясь в режиме просмотра форм с автоматическим изменением его значений в связных таблицах.

Если, работая в форме, нужно вывести данные из другой формы или ввести их в другую форму, то можно создать в исходной форме командную кнопку, открывающую поля другой формы. Для создания такой кнопки нужно перейти на вкладку Создание и щелкнуть мышью на элементе управления Кнопка . Удерживая нажатой кнопку мыши, прочертить прямоугольник в том месте, где должна располагаться командная кнопка. Откроется меню Создание кнопок . Далее следует выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки, например для открытия формы, выбрать в списке Категории – Работа с формой, в списке Действия – Открыть форму. Затем щелкнуть на кнопке Далее.

В следующем окне диалога предлагается выбрать открываемую форму из числа ранее созданных форм. Открываемая форма должна быть основана на связанной таблице, имеющей ключевое поле, связанное с ключевым полем таблицы исходной формы. Далее следует установить опцию Текст , ввести текст, который будет на кнопке и нажать кнопку Готово.

Командная кнопка действует следующим образом. После ввода в ключевое поле исходной формы его значения, нажатие этой кнопки выводит на экран подчиненную форму с данными, относящимися к ключевому полю. Подчиненнойназывают форму, вставленную в другую форму. Подчиненная форма создается при помощи кнопки Подчиненная форма , которая расположена на вкладки Конструктор в группе Элементы управления либо путем перетаскивания необходимой формы из области переходов в главную форму.

Отчет , в отличие от таблицы, представляет данные с итоговыми вычислениями; однотипные данные могут быть сгруппированы с выводом промежуточных итоговых сумм для каждой группы. Имея заголовок, верхний и нижний колонтитулы, а также вычисляемые итоги, отчет в распечатанном виде предоставляет больше информации, чем таблица. Основываясь на таблице, отчет может выбирать из нее только необходимые данные за определенный период.

Для создания отчета в Access необходимо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть Мастер отчетов.

Мастер отчетов – это средство Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

В поле этого окна Выбор таблицы/запроса следует выбрать нужную таблицу, на основе которой будет создан отчет, и щелкнуть на кнопке Далее . Затем мастер по созданию отчета предлагает ряд диалогов, с помощью которых можно выбрать вид отчета (например, табличный или колончатый), выводимые поля (все или только некоторые), провести сортировку данных в полях (в алфавитном порядке или в порядке возрастания номеров), выбрать стиль отчета (например, строгий). При ответах в диалогах нужно щелкать на кнопке Далее до тех пор, пока эта кнопка не станет недоступна - значит все вопросы закончились и остается щелкнуть на кнопке Готово .

Готовый отчет можно просмотреть (активен Режим просмотра ). Доработать вид отчета можно в режиме Конструктора отчетов , куда можно перейти из окна База данных , щелкнув на кнопке, Конструктор .

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор .

Изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления можно в окне свойств. В макет отчета можно добавить поля базовой таблицы или базового запроса из области Список полей . После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей .

Находясь в режиме Конструктора отчетов , можно снабдить проектируемый отчет заголовком (его следует поместить в области Заголовок отчета ), верхним колонтитулом, выводящим заголовки столбцов вверху каждой страницы, (размещается в области Верхний колонтитул ), нижним колонтитулом, выводящим итоговую информацию внизу каждой страницы, (область Нижний колонтитул обычно содержит номер текущей страницы), областью примечаний, где располагается итоговая сумма отчета. На рис. 10 показан отчет в режиме конструктора с организацией итогового поля, подсчитывающего количество записей в поле «Виды неисправностей».

Рис. 10. Окно просмотра отчета в режиме конструктора

Сохранение изменений. Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Сохранение макета отчета. Для сохранения макета отчета необходимо нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Сохранить или нажать сочетание клавиш CTRL+S . Можно вместо этого нажать кнопку. Сохранить в окне Панель быстрого доступа . Если отчету еще не присвоено имя, необходимо ввести его в поле Имя отчета, а затем нажать кнопку ОК .

Сохранение макета отчета под другим именем. Для сохранения макета отчета под другим именем необходимо нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Сохранить как . В диалоговом окне Сохранение ввести имя в поле Сохранение объекта в , а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажать кнопку ОК.

Печать отчета. Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

Создание экранных форм и отчетов в СУБД Microsoft Access

Цель работы . Получение навыков создания экранных форм для управления данными в СУБД Microsoft Access.

Цель работы . Получение навыков создания отчетов в СУБД Microsoft Access.

СОЗДАНИЕ ЭКРАННЫХ ФОРМ В СУБД MICROSOFT ACCESS

Выполнение работы

1. Создайте экранные формы для управления данными в режиме мастера.

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад . Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы карточки медицинского учета "КМУ" . Источником данных для этой формы будет таблица "КМУ". Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:

Щелкните по ярлыку Формы в окне базы данных.

Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма выделите элемент Мастер форм и нажмите кнопку ОК . То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера , находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.

Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.1). В поле со списком Таблицы и запросы , как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере – это таблица "КМУ".

Рис. 2.1. Первое диалоговое окно Мастера форм

В списке Доступные поля этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля . Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее для отображения второго диалогового окна Мастера форм.

Во втором диалоговом окне мастера (рис. 2.2) можно определить вид формы. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец , ленточный , табличный , выровненный , сводная таблица или сводная диаграмма .

После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.

Рис. 2.2. Второе диалоговое окно Мастера форм

Третье диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.3) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее .

В последнем диалоговом окне Мастера форм (рис. 2.4) требуется указать название формы. В поле ввода этого диалогового окна введите название формы: КМУ. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных , после чего нажмите кнопку Готово .

Рис. 2.3. Третье диалоговое окно Мастера форм

Рис. 2.4. Последнее диалоговое окно Мастера форм

В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 2.5 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.

Рис. 2.5. Форма "КМУ", созданная с помощью Мастера форм

Созданная с помощью мастера форма "КМУ " готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления.

2. Доработайте экранные формы в режиме конструктора.

Выберите форму из списка и нажмите кнопу Конструктор на панели инструментов. Доработаем форму «КМУ» таким образом, чтобы на карточке отображались медицинские услуги, оказанные пациенту.

Создайте форму «Оказанные медицинские услуги» в режиме мастера (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Форма «Оказанные медицинские услуги в режиме Конструктора

Откройте форму «Оказание медицинских услуг» в режиме Конструктора. Наведите указатель мыши в квадрат, расположенный в левом верхнем углу формы и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите пункт Свойства . Установите свойство Режим по умолчанию в состояние Режим таблицы (рис. 2.7). И сохраните форму «Оказание медицинских услуг».

Рис. 2.7. Свойства формы «Оказанные медицинские услуги»

Откройте форму «КМУ» в режиме конструктора (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Форма «КМУ» в режиме конструктора

С помощью мыши увеличьте область данных и расположите элементы управления, находящиеся на форме так, как показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Формы «КМУ» после изменения расположения элементов управления в режиме Конструктора

Отобразите панель элементов нажатием кнопки . На панели элементов выберите элемент «Подчиненная форма/отчет». Мышью укажите на форме область, в которой будет располагаться таблица оказанных медицинских услуг. При этом на экране появится диалог изображенный на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Первое окно мастера подчиненных форм.

Выберите из списка форму «Оказанные медицинские услуги». Нажмите кнопку Далее . Определите связь между главной и подчиненной формой так как показано на рис. 2.11

Рис. 2.11. Второе окно мастера подчиненных форм.

Рис.2.12. Третье окно мастера подчиненных форм.

В результате получится форма, изображенная на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Форма «КМУ» с табличной частью

В верхней части отображается и редактируется шапка КМУ, а в нижней – табличная часть.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS

Выполнение работы

1. Создайте отчеты, эскизы которых вы нарисовали в процессе домашней подготовки.

Простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе запроса «Услуги по сотрудникам за период»:

SELECT Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,

Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование,

Sum(ОказанныеМедицинскиеУслуги.Количество) AS Количество

FROM Сотрудники INNER JOIN

(МедицинскиеУслуги INNER JOIN

ОказанныеМедицинскиеУслуги

ON МедицинскиеУслуги.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодУслуги)

ON Сотрудники.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодСпециалиста

WHERE Дата Between ’01.01.2006’ And ’31.12.2006’

GROUP BY Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,

Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование

ORDER BY Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отчество,

МедицинскиеУслуги.Наименование

На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет (см. рис. 4.1). В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов . В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет , содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем запрос «Услуги по сотрудникам за период». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 4.2).

Рис. 4.1. Первое диалоговое окно Мастера отчетов

Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из запроса «Услуги по сотрудникам за период» в отчете будут использоваться все поля. С помощью кнопки ">>" переместите поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля . В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Рис. 4.2. Второе диалоговое окно Мастера отчетов

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Чтобы осуществить группировку по кодам сотрудников, выделите в списке элемент Код .

Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 4.3). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "Наименование". По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

Рис. 4.3. Третье диалоговое окно Мастера отчетов

Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 4.4. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый . Чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее .

Рис. 4.4. Четвертоедиалоговое окно Мастера отчетов

В пятом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 4.5). Для создаваемого отчета выберите стиль Деловой , а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

Рис. 4.5. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов

В последнем диалоговом окне Мастера (рис. 4.6) отчетов в качестве заголовка отчета введите: «Услуги по сотрудникам за период». Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра.

На рис. 4.7 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.

Рис. 4.6. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов

Рис. 4.7. Отчет "Услуги по сотрудникам за период", созданный Мастером отчетов

2. Доработайте отчет в режиме конструктора

Более гибко настраивать вид отчета позволяет Конструктор отчетов. Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике - таблице и запросе.

Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета.

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема:

СУБД MS Access. Отчеты.

Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы – удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение – обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты.

1. Вывод данных с помощью отчетов.

Общие положения.

Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.

При выборе режима Автоотчет можно быстро создать простой отчет. Режим Конструктор лучше использовать для модификации (настройки) отчета, созданного "вчерне" с помощью Мастера или Автоотчета.

Разработка дизайна отчета.

Внешний вид отчетов полностью определяется типом представляемой в них информации. При создании отчета предварительно необходимо продумать, как будут представлены необходимые данные. Планирование и прогнозирование позволит сократить время на последующее редактирование и доводку.

В ходе подготовки необходимо учесть следующие вопросы:

• Для кого предназначен отчет? Какую информацию хочет увидеть пользователь и как она должна быть размещена?
• Какой формат наилучшим образом подходит для этого? Например, можно ли данные разместить в несколько колонок? Сколько будет колонок?
• Требуется ли отразить в отчете промежуточные итоговые значения?
• В отчете должны быть представлены все данные или только итоговые значения?
• Будут ли в отчете использованы заголовок и графические элементы (линии и прямоугольники) для облегчения восприятия отчета?
• Должен ли отчет иметь такой же вид, как и "бумажные" документы, к которым привык пользователь?

Выбор источника данных.

Отчеты используют те же источники записей, что и формы: таблицы и запросы. Выбор (и изменение) источника данных отчета производится так же, как для формы.

Например, при разработке простого отчета-справочника клиентов с указанием адреса и телефона (в базе данных Поставки ) будет использоваться одна таблица Клиенты . Отчет, который должен представлять только часть данных таблицы, будет основан на запросе, осуществляющем выбор записей по определенному критерию, например, по дате. Отчет, содержащий только итоговые данные, будет основан на запросе, содержащем функции Sum или Count . Отчет, содержащий данные из нескольких таблиц базы, проще сделать на основе реляционного запроса.

Использование сгруппированных отчетов.

Отчеты имеют несколько особенностей, отсутствующих в формах: одна из них – возможность группирования . Сгруппированный отчет делит данные на полосы в соответствии со значениями полей, выбранных для каждого уровня группировки. Примером группировки является отчет, содержащий сведения о поставках (в базе данных Поставки), сгруппированный сначала по клиентам, а потом для каждого клиента – по маркам нефтепродуктов. В отчете допускается наличие до 10 уровней группировки, но крайне редко возникает потребность в более чем трех-четырех уровнях, а чаще всего бывает достаточно одного уровня.

В мастере создания отчетов уточняется, нужна ли группировка. Но еще до запуска мастера можно создать запрос, который будет группировать данные, и на основе этого запроса создать отчет.

Поля, используемые для создания групп отчета, также используются и для сортировки . Например, в группе каждого нефтепродукта можно отсортировать поставки по возрастанию даты. Сортировка является очень полезной возможностью, особенно если отчет основан непосредственно на таблице. Сортировку данных можно определить с помощью диалогового окна Мастера в процессе создания отчета.

1. Создание отчетов.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

Разберем создание простого отчета на основе таблицы в базе данных Поставки . Пусть отчет должен представлять собой счет клиенту за поставленные нефтепродукты (с указанием клиента, названия нефтепродукта, объема поставки, цены продукта, стоимости поставки). Такой отчет лучше составлять на основе запроса с параметром Заказы_Клиент .

Шаг 1: Выбираем режим создания отчета с помощью Мастера на основе запроса С Заказы_Клиент (рис. 5.1). Как и другие мастера Access. Мастер отчетов задает ряд вопросов о создаваемом отчете и строит его, основываясь на ваших ответах.

Рис. 5.1. Выбор запроса, на основе которого создается отчет, и режима создания отчета.

Шаг 2: Задаем поля запроса, которые будут отражаться в отчете (рис. 5.2). Поля могут выбираться из разных таблиц и запросов (используется список Таблицы/запросы).

Рис. 5.2. Окно выбора полей для отчета.

Шаг 3: Выбор уровней группировки.

Задаем группировку по полю Клиент . Это означает, что данные поля Клиент будут расположены в отдельном столбце и отсортированы по возрастанию.

Рис. 5.3. Окно задания группировки

Замечание. Если отчет создается на основе нескольких таблиц, то надо будет задать (перед определением группировки) первичную таблицу для представления данных. При этом сразу создается группировка (которую, впрочем, можно изменить).

Шаг 4: Выбор уровней сортировки. Предлагается до четырех уровней сортировки.

Поскольку на предыдущем шаге была выбрана группировка по полю Клиент , сортировка может быть осуществлена по полю Продукт (можно выбрать из списка в первом окне).

Рис. 5.4. Окно задания сортировки.

Замечание. Если данные имеют числовые поля (количество, стоимость), можно воспользоваться кнопкой Итоги… для задания итоговых вычислений в группе. Например, при составлении списка поставок некоторому клиенту можно задать вычисление суммарной стоимости поставляемых нефтепродуктов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Окно задания итоговых вычислений.

Шаг 5: Для сгруппированных данных Мастер предлагает шесть вариантов (рис. 5.6) расположения – вид макета . Расположение групп данных осуществляется по указанным полям с отступом или выравниваем по левому краю. Различия в макетах – дело вкуса, а не изменение функциональности. Все макеты практически одинаковы. Любой выбранный макет все равно придется "доводить" в Конструкторе до удобного вида.

Здесь же можно упомянуть виды Автоотчетов:

• в столбец (поля размещаются сверху вниз с границами вокруг каждого поля)
• ленточный (поля размещаются слева направо, имеются заголовки столбцов)

Рис. 5.6. Окно выбора вида макета.

Для примера (счет за поставку нефтепродуктов) выбран макет-ступенчатый.

Шаг 6: Выбор стиля отчета (рис. 5.7). Можно создать собственный стиль и сохранить его.

Рис. 5.7. Окно выбора стиля отчета.

Шаг 7: На последней странице мастера задается имя отчета.

Заданное имя используется также как заголовок отчета в режиме предварительного просмотра.

Замечание. Режим предварительного просмотра отчета аналогичен такому же режиму в Word для просмотра документа перед печатью. Аналогично Word -документу для отчета задаются параметры страницы (поля, ориентация).

Рис. 5.8. Окно указания имени отчета.

Итак, на рис. 5.9 представлен готовый отчет в режиме предварительного просмотра. В таком виде он вполне удобен, но все еще нуждается в дополнительной настройке. Ни один из стандартных макетов не является идеальным.

Рис. 5.9. Окончательный отчет.

1. Настройка отчета.

Созданный макет отчета можно модифицировать в режиме Конструктор.

Вид отчета в режиме Конструктор.

Вид отчета Счет (на основе запроса с параметром Заказы_клиент ) в режиме Конструктор представлен на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Отчет, созданный мастером.

В общем случае отчет содержит три области: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета . Размеры этих областей могут быть изменены путем "перетаскивания" их границ мышью (так же, как границы любого окна).

При создании форм и отчетов используется одна и та же панель элементов, следовательно, в отчет допускается помещение тех же элементов, что и в форму. Однако интерактивные элементы (списки, поля со списком, кнопки, переключатели и т. п.) не подходят для отчетов, хотя флажок вполне можно использовать для представления значений Да/Нет .

В отчетах чаще всего используют надписи (для размещения произвольного текста), текстовые поля (для вывода данных из поля таблицы или результата выражения), разрыв страницы (переход на новую страницу отчета) и декоративные элементы оформления (рисунок , рамка объекта , линия , прямоугольник ).

Настройка отчета.

Можно использовать сгенерированный мастером отчет в первозданном виде (для проверочного прочтения). Но для отчетов, которые предназначены для изучения и дальнейшего использования, рекомендуется выполнить следующие изменения, придающие отчету более элегантный вид. Нет необходимости делать их в каждом отчете, но в большинстве случаев это будет очень разумно.

• Удалите лишние заголовки столбцов полей групп. Если поле выводится под групповым заголовком, заголовок столбца уже не требуется.
• Скорректируйте размеры надписей и текстовых полей для правильного отображения заголовков и данных.
• Измените при необходимости выравнивание текста в элементах управления. По умолчанию Access выравнивает числа по правому краю и текст по левому краю.
• В качестве источника данных используйте выражение, позволяющее комбинировать два или более поля, выводимых в одном текстовом поле (используя знак конкатенации &).
• Укажите формат (и единицы) денежных значений.
• Разместите заголовки столбцов должным образом, чтобы улучшить внешний вид отпечатанного отчета .
• Установите значение Да свойства Не выводить повторы полей области данных.
• Установите значение Да свойства Расширение для элемента управления, содержащего заголовок, а также для любых элементов, содержащих более одной строки данных, что позволит осуществить переход на следующую строку.
• Установите значение Да свойства Сжатие для всех элементов области данных, а также для самой области детализации. Это позволит избежать пустых строк в отчете при опускании повторяющихся данных или при отсутствии данных в поле.
• Установите значение Вся группа свойства Не разрывать в диалоговом окне Сортировка и группировка (рис. 5.15) для того, чтобы группа начиналась на новой странице, если разрыв страницы приходится на середину группы.

Вид модифицированного отчета представлен на рис. 5.11.

Форматирование отчетов.

Как правило, отчеты не требуют дополнительного форматирования, хотя мастер создания отчетов и предлагает несколько вариантов. Так же, как и при работе с формами, можно применить выбранный стиль к отчету (меню Формат – Автоформат). Кроме того, выделенный элемент отчета можно отформатировать вручную (например, изменить гарнитуру, размер и цвет шрифта).

При постоянной работе с отчетами одного и того же вида в режиме конструктора можно создать свой шаблон . По умолчанию новый отчет в Access основан на шаблоне Обычный, имеющий белый фон и шрифт Arial размером 8 пт (как и документ Word ).

Иногда в отчетах при печати остаются пустые области данных. Можно использовать элементы управления с объединением (конкатенацией) в одном выражении при указании источника данных текстового поля.

Например, для вывода полного адреса в одной строке можно использовать выражение:

=[Почтовй_код] &"," &[Страна] &","&[Город]

C помощью диалогового окна Формат – Автоформат в режиме конструктора можно указать новый формат отчета. Предлагаемые форматы аналогичны тем, которые предлагает мастер создания отчетов.

Рис. 5.11. Отчет, настроенный в Конструкторе.

Характеристики и свойства отчетов.

Отчеты имеют почти такие же свойства, как и формы. Отметим несколько полезных свойств, характерных только для отчетов. Свойства отчетов определяют, например, как будут выглядеть верхние и нижние колонтитулы, или позволяют задать сортировку и группировку данных, выбирать формат столбцов и определять, будет ли подавлен вывод повторяющихся данных.

Для получения справочной информации о любом свойстве необходимо поместить указатель в поле свойства и вызвать справку (клавиша F 1).

Например, для отображения свойств отчета в целом надо выделить отчет
(Правка – Выделить отчет) и выбрать команду Вид – Свойства (рис 5.12)

Рис. 5.12.Окно свойств отчета.

Для отображения свойств любого другого элемента, надо выделить его и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню (рис.5.13) пункт Свойства.

Рис. 5.13. Контекстное меню отчета.

Свойства форматированного отчета.

Свойства форматированного отчета размещены на вкладке Макет (рис 5.10). К этим свойствам относятся:

• Верхний и нижний колонтитулы страницы. Возможные варианты: Все страницы, Без заголовка, Без примечания и Без заголовка/примечания .
• Неразрывная группа . Это свойство предлагает два значения (В столбце и На странице ), позволяющие определить, как будет представлена группа.

Свойства сгруппированных полей.

Свойства сгруппированного поля расположены на вкладке Все (рис. 5.14). Для изменения свойства надо выбрать нужное значение из списка или задать вручную.

Например, чтобы избежать повторения данных в сгруппированных полях, надо установить значение Да свойства Не выводить повторы для выбранного поля.

Рис. 5.14.Окно свойств сгруппированного поля Клиент.

Сортировка и группировка

С помощью диалогового окна Сортировка и группировка (Вид – Сортировка и группировка ) можно настроить некоторые свойства группы.

Например, если желательно (и есть возможность) представить группу данных при печати на одной странице, надо установить в диалоговом окне Сортировка и группировка значение Вся группа свойства Не разрывать (рис 5.15).

Рис. 5.15. Диалоговое окно Сортировка и группировка .

Задание нумерации строк в отчете.

Для задания нумерации в отчете (например, позиций счета), надо создать новое свободное поле и в бланке свойств (рис. 5.16) на вкладке Данные установить: Данные = 1 (начало нумерации) и Сумма с накоплением - Для всего при сквозной нумерации всех позиций отчета (или Для группы при своей нумерации в каждой группе).

Рис. 5.16. Окно свойств свободного поля.

1. 
   Создание почтовых наклеек.

Для создания почтовых наклеек необходимо использовать мастер создания наклеек.

Выполните следующие действия:

Шаг 1 . Выбор мастера наклеек и таблицы-источника данных.

Шаг 2. Выбор размера наклейки.

Шаг 3. Выбор стилевого оформления.

Шаг 4. Выбор полей, помещаемых в наклейку, и задание дополнительного текста.

Шаг 5. Задание порядка вывода (сортировка) наклеек.

Шаг 6. Присваивание имени отчету.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

Прикладное программное обеспечение общего назначения:

Хранение и обработка данных в WS Office Access 2003

Тема: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MS ACCESS.

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания отчетов в СУБД. Создание отчетов по таблицам базы данных..
Инструментарий. ПЭВМ IBM PC, программа MS Access.
ЗАДАНИЯ

Задание 1. Создать автоотчет. по таблице «Поставщики».

Порядок работы.

1. Откройте программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.
Выберите объект базы – Отчеты . Войдите в меню Справка , изучите раздел «Создание отчета».

2. Создайте автоотчет (в столбец) по таблице «Поставщики».

Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

Выберите объект базы – Отчеты . Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Автоотчет:ленточный» (рис. 1).

В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа».
Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

3. Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Поставщики».

Задание 2. Создать отчет по таблице «Товары» с помощью Мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Порядок работы.

Выберите объект базы – Отчеты.
Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета «Мастер отчетов».

В качестве источника данных выберите таблицу «Товары», выберите поля Описание товара и Цена (рис.2), задайте сортировку по полю Цена , вид макета – в столбец.

Рис. 2.
Предварительный просмотр .
Примерный вид отчета приведен на рис.3.

Сохраните отчет с именем «Товары».

Рис. 3.
[U]Задание 3. Создать отчет в режиме Конструктор по таблице «Филиал фирмы».

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фирмы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка .

В отчет введите суммарное и среднее значение, а также максимальное и минимальное значение по полю Ставка.

Порядок работы.

1. Выберите объект базы – Отчеты .
Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета − Конструктор.
В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2. Добавьте заголовок и примечание отчета (Вид/ Заголовок-Примечание ).
В область Заголовка введите надпись «Штатное расписание», используя кнопку Надпись (Аа ) панели элементов.

Заголовок сделайте шрифтом Arial, 16 полужирный курсив (рис.4).

3. В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шрифтом по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4. В области данных соответственно под именами расположите поля (их удобнее брать из списка полей).

5. В примечании отчета введите новые поля кнопкой Поле (аб ).
Имена полей задайте Итого:, Средняя ставка, Максимальная ставка и Минимальная ставка .
Введите формулы для расчета, как показано на рис. 4.

для расчета поля Итого введите = Sum ([Ставка])

для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([Ставка])

для расчета поля Максимальная ставка введите = Max([Ставка])

для расчета поля Минимальная ставка введите = Min([Ставка])

Рис. 4.
Посмотрите вид готового отчета в режиме Предварительный просмотр . Сохраните отчет под именем "Штатное расписание".
Задание 4. Создать почтовые наклейки по таблице «Сотрудники фирмы»..

Порядок работы.
1. Выберите объект базы – Отчеты.
Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета - «Почтовые наклейки».
В качестве источника данных выберите таблицу «Сотрудники фирмы».